Ein Dokument wurde erkannt, die relevanten Informationen ausgelesen und alle Daten sind valide. Technisch betrachtet hat Intelligent Document Processing (IDP) seine Aufgabe damit erfüllt.

Für den Geschäftsprozess kann die eigentliche Arbeit an diesem Punkt aber erst beginnen. Vielleicht fehlt noch ein Nachweis, der Kunde muss eine Angabe ergänzen oder eine Zustimmung ist erforderlich?

Genau hier liegt der Unterschied zwischen einem erkannten Dokument und einem wirklich durchgängig automatisierten Vorgang. Es reicht nicht zu wissen, was in einem Dokument steht. Aus den gewonnenen Informationen muss auch folgen, was die nächsten Schritte sind. IDP schafft damit eine wichtige Grundlage für die weitere Prozesssteuerung.

Serie: Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) in der Praxis

Wie modernstes IDP+, dynamische Workflows und Human-in-the-Loop unstrukturierte Dokumente in vollständige Geschäftsprozesse verwandeln.


Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Ein verstandenes Dokument ist noch kein abgeschlossener Vorgang

Nehmen wir einen Antrag. Das System erkennt den Dokumenttyp, liest Kundendaten und Vorgangsnummer aus und ordnet den Antrag automatisch dem richtigen Vorgang zu. Die Dokumentenverarbeitung funktioniert.

Bei der anschließenden Prüfung stellt sich jedoch heraus, dass ein erforderlicher Nachweis fehlt. Damit ist das Dokument zwar verarbeitet, der Vorgang als Ganzes aber noch nicht. Genau dieser Unterschied ist für die Bewertung einer durchgängigen Automatisierung entscheidend.

Schritt / Status Dokumentenverarbeitung Geschäftsprozess
Dokument erkannt ✓ —
Relevante Daten extrahiert ✓ —
Daten validiert ✓ —
Fehlender Nachweis beschafft — Noch erforderlich
Ausnahme geklärt — Noch erforderlich

Ob die Automatisierung alles trägt, zeigt sich erst nach der Dokumentenverarbeitung. Läuft der Vorgang im Anschluss selbstständig weiter oder braucht es doch wieder manuelle Arbeit.

Mit Paperfly Dynamic Workflows können Daten, Dokumente und Ereignisse genutzt werden, um genau solche Folgeschritte abhängig vom konkreten Vorgang auszulösen.

Was passiert, wenn Angaben im Dokument fehlen?

Viele Vorgänge sind beim ersten Eingang nicht gleich vollständig. Fehlt beispielsweise eine Telefonnummer, eine zusätzliche Erklärung oder eine Entscheidung des Kunden, kann der Workflow feststellen, welche konkrete Information für den nächsten Schritt benötigt wird.

Diese Angabe wird gezielt angefordert und nach dem Rücklauf wieder demselben Vorgang zugeordnet.

Die Rückfrage wird nicht zu einem separaten Vorgang außerhalb des ursprünglichen Prozesses. Der Workflow wartet auf die definierte Information und arbeitet anschließend dort weiter, wo er zuvor gestoppt hat.

Was passiert, wenn ein ganzes Dokument fehlt oder nicht verwendbar ist?

Fehlende Angaben und fehlende Dokumente sind zwei unterschiedliche Fälle. Ein Antrag kann vollständig ausgefüllt sein und trotzdem nicht weiterbearbeitet werden, weil beispielsweise ein erforderlicher Einkommensnachweis fehlt.

Ebenso kann ein Dokument vorhanden sein, aber nicht den Anforderungen entsprechen: falscher Dokumenttyp, schlechte Lesbarkeit, fehlende Seiten oder ein nicht mehr gültiger Nachweis.

Mit Paperfly Document Collection können benötigte Unterlagen automatisch strukturiert angefordert und eingehende Dokumente geprüft werden. Fehlt etwas oder ist ein Dokument nicht verwendbar, wird gezielt eine neue Anforderung ausgelöst.
Dadurch entsteht ein geschlossener Ablauf:
  • Dokument anfordern
  • Upload erhalten und prüfen
  • bei Bedarf nachfordern
  • validierten Rücklauf zuordnen
  • Prozess fortsetzen

Genau dieser geschlossene Kreislauf fehlt bei klassischem IDP häufig. Ein Dokument zu erkennen ist nur eine Seite. Ebenso wichtig ist zu wissen, welche Dokumente für den jeweiligen Vorgang überhaupt vorhanden sein müssen und bei welcher Datenqualität.

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Im Detail: Wenn der Prozess wieder zum Kunden muss

Dokumentenprozesse verlaufen selten in eine Richtung. Ein Dokument geht ein, wird geprüft und verarbeitet. Häufig zeigt sich jedoch, dass für den nächsten Schritt erneut eine Mitwirkung des Kunden erforderlich ist, etwa weil Angaben fehlen, eine Unterschrift nachgereicht oder eine Entscheidung getroffen werden muss.

Der Prozess führt also nicht einfach vom Eingang ins System, sondern kann gezielt zum Kunden zurückführen und den Rücklauf anschließend wieder aufnehmen.

Nach der ersten Verarbeitung kann der Kunde beispielsweise noch:
  • eine Angabe ergänzen,
  • einen Nachweis hochladen,
  • eine Entscheidung treffen,
  • seine Identität bestätigen oder
  • ein Dokument unterschreiben.

Ein durchgängiger Workflow muss solche Rückläufe deshalb als regulären Bestandteil des Prozesses behandeln. Fehlt für den nächsten Schritt also noch etwas vom Kunden, wird genau dieser Rücklauf in den bestehenden Ablauf eingebunden.

Bei Paperfly können dafür unterschiedliche Schritte innerhalb einer Strecke kombiniert werden, etwa Document Collection, Formulare (PDF oder Quick Forms), Identitätsprüfung oder elektronische Signaturen. Sobald der erforderliche Rücklauf vorliegt, kann der Vorgang weiterlaufen.

Fazit: IDP ist nur der Anfang des Prozesses

Intelligent Document Processing löst ein zentrales Problem: Dokumente müssen nicht mehr manuell geöffnet, gelesen, klassifiziert und übertragen werden. Doch daraus entsteht nicht automatisch ein abgeschlossener Geschäftsprozess.

Erst wenn fehlende Angaben, Dokumentennachforderungen, Kundenrückläufe und unterschiedliche Prozesspfade berücksichtigt werden, wird aus einem verstandenen Dokument ein abschließender Vorgang, ohne manuelle Nacharbeit. Entscheidend ist also, was aus den erkannten Informationen folgt, wie der Vorgang weitergeführt wird.

Im nächsten Teil der Serie geht es um die Fälle, in denen auch diese Logik an Grenzen stößt: widersprüchliche Informationen, Ausnahmen, Human-in-the-Loop und der Weg von regelbasierten Workflows zu AI Agents.

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung nach IDP

Ist ein Vorgang abgeschlossen, sobald IDP ein Dokument verarbeitet hat?

IDP kann ein Dokument korrekt erkennen, klassifizieren und relevante Daten extrahieren, obwohl für den Geschäftsprozess noch Informationen, Nachweise, Entscheidungen oder Freigaben fehlen. Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Vorgang vollständig weiterverarbeitet oder abgeschlossen werden.

Was passiert nach der Datenextraktion?

Die extrahierten und validierten Informationen können bei Paperfly den nächsten Prozessschritt bestimmen. Abhängig vom Vorgang kann beispielsweise eine Systemübergabe erfolgen, eine zusätzliche Information angefordert, ein Dokument nachgefordert oder eine Prüfung beziehungsweise Freigabe ausgelöst werden.

Kann ein Workflow fehlende Angaben automatisch nachfordern?

Wenn für den nächsten Prozessschritt eine definierte Information fehlt, kann ein Workflow diese gezielt anfordern. Nach dem Rücklauf wird die neue Angabe dem bestehenden Vorgang zugeordnet, geprüft und anschließend für die weitere Prozesssteuerung verwendet.

Wie lassen sich fehlende Dokumente automatisiert behandeln?

Der Prozess kann zunächst bestimmen, welche Unterlagen für den konkreten Fall benötigt werden. Eingehende Dokumente werden damit abgeglichen und geprüft. Fehlt ein Dokument oder ist es nicht verwendbar, kann eine gezielte Nachforderung ausgelöst und der Rücklauf erneut verarbeitet werden.

Warum sind Kundenrückläufe für durchgängige Automatisierung wichtig?

Viele Geschäftsprozesse benötigen nach der ersten Dokumentenverarbeitung erneut eine Mitwirkung des Kunden, etwa eine Ergänzung, einen Nachweis, eine Zustimmung, Identifikation oder Signatur. Werden diese Schritte im selben Workflow abgebildet, entsteht kein manueller Nebenprozess für Rückfragen und Nachreichungen.