Von IDP zum abgeschlossenen Vorgang: Wie Paperfly Dokumentenprozesse durchgängig automatisiert

Dokumente zu verstehen, Daten auszulesen und Ausnahmen abzufangen, das sind die Grundlagen. Doch ein ausgelesenes Dokument ist noch lange kein erledigter Fall. In der Praxis geht die eigentliche Arbeit danach erst los. Paperfly umfasst deshalb nicht nur die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) selbst, sondern auch die Schritte, die daraus im weiteren Prozess entstehen.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Paperfly macht weiter, wo klassisches IDP aufhört

Klassisches IDP liest Daten aus. Aber was passiert, wenn ein Nachweis fehlt, der Kunde vergessen hat zu unterschreiben oder eine fachliche Freigabe nötig ist? Dann landet der Vorgang doch wieder auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters. Der Text ist zwar erkannt, der Fall aber keinen Schritt weiter.

Warum der Vorgang oft noch nicht beendet ist:

• Ein fehlender Nachweis muss weiterhin beschafft werden.
• Eine relevante Angabe des Kunden fehlt.
• Eine Identitätsprüfung ist nötig
• Eine Unterschrift steht noch aus.
• Es fehlt eine fachliche Entscheidung.

Zwei Optionen der Intelligenten Dokumentenverarbeitung

Paperfly automatisiert also den gesamten Vorgang bis zum Ergebnis. Menschen greifen nur dort ein, wo eine fachliche Prüfung oder Freigabe nötig ist. Dafür verwenden wir den Begriff IDP+.

Gemeint ist also keine weitere Stufe der Texterkennung. Es ist die Verbindung von intelligenter Dokumentenverarbeitung mit aktiver Prozesssteuerung.

Warum einzelne digitale Tools keinen durchgängigen Prozess ergeben

Viele Unternehmen haben ihre Prozesse längst digitalisiert. Doch oft nur an einzelnen Stellen. Formulare werden online ausgefüllt, Identitäten digital geprüft und Verträge elektronisch unterschrieben. Trotzdem bleibt zwischen diesen Schritten oft erstaunlich viel „Handarbeit“ übrig.

Drei Beispiele, in denen die digitale Kette heute noch reißt:

1. Das IDP verarbeitet, was eingegangen ist. Ob für den Vorgang noch ein Dokument fehlt, ist eine andere Frage. Dafür müsste bekannt sein, welche Unterlagen im konkreten Fall benötigt werden und was bei einer Lücke passieren soll. Was folgt ist doch wieder manuell.
2. Ähnlich bei einem Formular: Die Daten sind digital erfasst. Wenn anschließend aber jemand prüfen muss, zu welchem Fall sie gehören oder welchen nächsten Schritt sie auslösen, ist der Prozess nur an einer Stelle digital.
3. Bei einer E-Signatur ist es nicht anders. Das Dokument ist unterschrieben. Danach muss trotzdem feststehen, ob der Vorgang abgeschlossen ist, eine Freigabe folgt oder die Ergebnisse an ein Fachsystem übergeben werden.

Viele „digitale Inseln“, aber kein durchgängiger Workflow. Paperfly bildet diese Schritte deshalb innerhalb eines Systems ab.

So sieht der komplette Dokumentenprozess aus: Ein Vorgang mit Paperfly durchgespielt

Der Datenfluss im Überblick:

1. Erfassung & Zuordnung: Dokumenteneingang erfassen, Inhalte auslesen und dem Vorgang zuordnen.
2. Vollständigkeitsprüfung: Automatisch abgleichen, ob alle benötigten Nachweise und Daten vorliegen.
3. Automatisierte Nachforderung (Exception Handling): Fehlende Unterlagen gezielt beim Kunden anfordern (z. B. via Document Collection).
4. Verifizierung & Freigabe: Identitätsprüfung (ID Check), E-Signatur oder gezielte Bearbeitung unklarer Punkte per Human Task.
5. Systemübergabe: Abgeschlossener Vorgang und strukturierte Daten werden direkt an das Kernsystem (CRM/ERP/DMS) übergeben.

Nehmen wir einen einfachen Fall: Ein Kunde reicht einen Antrag zusammen mit mehreren Dokumenten ein. Auf den ersten Blick sieht alles vollständig aus. Der Antrag ist da, die Anhänge ebenfalls. Paperfly erfasst den Eingang, erkennt die vorhandenen Dokumente, liest die relevanten Informationen aus und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu.

Dabei zeigt sich: Ein erforderlicher Nachweis fehlt.

Normalerweise greift jetzt jemand zum Hörer oder tippt manuell eine E-Mail. Bei Paperfly erkennt der Workflow die Lücke automatisch. Der Kunde erhält gezielt die Aufforderung, den fehlenden Nachweis einzureichen. Nicht den kompletten Antrag noch einmal, nicht eine allgemeine Nachricht mit der Bitte, „die Unterlagen zu vervollständigen“. Sondern genau das, was noch fehlt.

Vielleicht reicht das bereits aus und der Vorgang kann weitergegeben werden, vielleicht verlangt der konkrete Fall zusätzlich eine Identitätsprüfung. Dann wird der ID Check eingebunden. Muss noch eine Erklärung oder ein Vertrag unterschrieben werden, folgt die E-Signaturen.

Der Ablauf richtet sich also genau danach, was ein Vorgang tatsächlich braucht.

Und wenn etwas nicht eindeutig ist?

Dann wird nicht zwanghaft weiter automatisiert. Weichen Informationen voneinander ab oder braucht es eine fachliche Entscheidung, erhält ein Mitarbeiter genau diese Aufgabe als Human Task. Er prüft den fraglichen Punkt, trifft seine Entscheidung und gibt den Vorgang zurück in den Ablauf.

Danach übernimmt der automatisierte Workflow wieder.

Am Ende stehen nicht einfach nur ausgelesene Dokumente oder einzelne digitale Arbeitsschritte. Die benötigten Informationen sind vorhanden, alle offenen Punkte geklärt und erforderliche Kundenaktionen abgeschlossen. Daten und Dokumente können anschließend an das bestehende Fach- oder Kernsystem übergeben werden.

Paperfly ergänzt bestehende Fach- und Kernsysteme

Paperfly nutzt bestehende Systeme. Die Plattform setzt dort an, wo Dokumente, Kundenaktionen und Prozesslogik zusammenkommen, verarbeitet den Vorgang bis zu einem klaren Ergebnis und übergibt die strukturierten Daten anschließend an die vorhandene IT-Landschaft.

Typische Zielsysteme sind zum Beispiel:

• CRM
• ERP
• DMS
• Core-Banking-Systeme
• Versicherungs-Bestandssysteme
• andere Fachverfahren

So landet im Zielsystem nicht der unbearbeitete Eingang, sondern ein vollständig bearbeiteter Vorgang, der direkt abgeschlossen ist oder weiterverarbeitet werden kann.

Fazit: Paperfly führt den Vorgang ins Ziel

Dokumente automatisch zu erkennen, zu klassifizieren und auszulesen, ist ein wichtiger Schritt. Aber eben nur einer.

Der eigentliche Aufwand beginnt danach. Unterlagen fehlen, Angaben müssen ergänzt werden, Kunden müssen erneut eingebunden werden, eine Identitätsprüfung steht aus oder ein Sonderfall braucht eine fachliche Entscheidung. Wenn diese Schritte wieder außerhalb des digitalen Prozesses stattfinden, bleibt trotz IDP viel Handarbeit bestehen.

Häufige Fragen zu Paperfly IDP

Was unterscheidet Paperfly IDP+ von klassischer IDP-Software?

Klassisches Intelligent Document Processing erkennt und klassifiziert Dokumente, liest relevante Informationen aus und stellt diese strukturiert bereit. Paperfly IDP+ umfasst das alles und führt den Vorgang danach auch noch weiter. Die gewonnenen Informationen können Workflows steuern, Nachforderungen auslösen, Kunden einbinden, Ausnahmen behandeln und Ergebnisse an bestehende Systeme übergeben.

Welche Aufgabe übernehmen Dynamic Workflows bei Paperfly?

Dynamic Workflows steuern, welcher Schritt innerhalb eines Vorgangs als Nächstes folgt. Dafür können Dokumente, erkannte Informationen, Kundenrückläufe oder andere Ereignisse als Auslöser dienen. So kann beispielsweise ein fehlender Nachweis eine Document Collection und eine erforderliche Identifikation einen ID Check starten.

Was passiert bei Paperfly, wenn ein Vorgang nicht eindeutig automatisiert werden kann?

Wenn das System unsicher ist, übernimmt ein Mensch, aber nur für diese eine Entscheidung. Die Plattform legt dem Anwender genau die Unklarheit auf den Tisch. Sobald er auf „Freigeben“ klickt, läuft der automatische Workflow an genau der Stelle weiter.

Wie werden AI Agents in Paperfly-Workflows eingesetzt?

AI Agents übernehmen klar abgegrenzte Aufgaben innerhalb eines definierten Workflows. Sie können beispielsweise Informationen bewerten, Zusammenhänge prüfen oder nächste Aktionen vorbereiten. Dynamic Workflows setzen dabei den Rahmen. Liegt ein Fall außerhalb der definierten Grenzen, kann eine Human Task ausgelöst werden.

Welche Paperfly-Komponente übernimmt welche Aufgabe?

Je nachdem, was im Vorgang gerade fehlt oder passieren muss, übernimmt ein anderer Paperfly-Baustein. Die Komponenten arbeiten dabei nicht isoliert, sondern innerhalb desselben Workflows.

Der eigentliche Vorteil entsteht im Zusammenspiel. Die Komponenten bilden keine lose Sammlung einzelner Funktionen. Sie greifen dort ineinander, wo es der konkrete Vorgang verlangt.