Unternehmen erhalten täglich hunderte E-Mails, Dokumente, Anhänge und Scans. Daten aus unterschiedlichsten Kanälen. Digital angekommen bedeutet aber noch lange nicht digital bearbeitet. Mitarbeiter müssen Inhalte weiterhin öffnen, lesen, verstehen, prüfen, vergleichen, zuordnen und anschließend in den richtigen Prozess leiten. Sie kennen das.

Genau hier setzt die Paperfly AI Inbox an. Sie übernimmt den Posteingang bis zur tatsächlichen Bearbeitungsreife. Eingänge werden verstanden und vervollständigt und erste Kommunikationsschleifen automatisch geführt. Der Mitarbeiter erhält einen vollständig aufbereiteten Vorgang mit allen relevanten Informationen, geprüften Daten und einem klaren nächsten Schritt.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Was ist die Paperfly AI Inbox?

Die Paperfly AI Inbox stellt Ihrem Posteingang eine intelligente Assistenz zur Seite, die die zeitaufwendige Vorarbeit übernimmt. E-Mails, Anhänge, Scans und alle weiteren Dokumente und Nachrichten werden dabei automatisch erfasst und verarbeitet.

Die AI Inbox erkennt, worum es fachlich geht, ordnet Informationen dem richtigen Vorgang zu, gleicht sie mit vorhandenem Kontext und Unternehmenswissen ab und fordert fehlende Angaben oder Nachweise bei Bedarf nach.

Aus einem unstrukturierten Eingang wird ein fachlich qualifizierter Vorgang. Sauber eingeordnet, geprüft und für den nächsten Bearbeitungsschritt vorbereitet. Was heute noch manuell geöffnet, gelesen, zugeordnet, abgeglichen und weitergeleitet wird, übernimmt die Paperfly AI Inbox automatisch.

Was die Paperfly AI Inbox konkret übernimmt:

  • Liest E-Mails und Anhänge aus: PDF, Bilder, Scans und Office-Dokumente wie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien werden direkt im Eingang verarbeitet.
  • Erkennt den Vorgang: Die AI Inbox bestimmt, worum es geht, welcher Prozess betroffen ist und welche Informationen dafür relevant sind.
  • Prüft Informationen gegeneinander: Angaben aus E-Mail, Dokumenten, vorhandenen Vorgangsdaten und Unternehmenswissen können miteinander abgeglichen werden.
  • Erkennt, was fehlt: Fehlende Angaben oder Nachweise werden identifiziert und können auf Wunsch direkt einen Nachforderungsprozess auslösen.
  • Bestimmt den nächsten Schritt: Workflow starten, Human Task erzeugen, den Vorgang an ein Fachsystem übergeben.

So funktioniert die Paperfly AI Inbox im Geschäftsprozess

Was passiert zwischen Posteingang und dem ersten Schritt im Geschäftsprozess? Dafür muss die Paperfly AI Inbox Informationen nicht nur erfassen, sondern in mehreren Schritten verstehen, mit Unternehmenswissen abgleichen, prüfen und fachlich bewerten.

1. Informationen und Vorgang verstehen

Die Paperfly AI Inbox verarbeitet E-Mails, PDF- und Office-Dokumente, Bilder, Scans, Uploads sowie weitere angebundene Quellen. Enthält eine Nachricht mehrere Anhänge, erkennt und verarbeitet die AI Inbox die einzelnen Dokumente separat. Die relevanten Informationen werden anschließend mit vorhandenen Daten zusammengeführt.

2. Unternehmenswissen einbeziehen

Für die weitere Bearbeitung nutzt die AI Inbox unternehmensspezifisches Wissen, zum Beispiel Prozessregeln, Produktinformationen, Zuständigkeiten oder Ausnahmen. So erkennt sie nicht nur, was eingegangen ist, sondern auch, was dafür im jeweiligen Prozess noch erforderlich ist.

3. Informationen prüfen und abgleichen

Erkannte Informationen können mit weiteren Daten verglichen werden:

Prüfung Beispiel
E-Mail vs. Anhang Stimmen die Angaben überein?
Dokument vs. Dokument Gibt es Widersprüche?
Eingang vs. Stammdaten Passen die Angaben zum Kunden oder Vorgang?
Eingang vs. Fachsystem Existiert bereits ein passender Vorgang?
4. Den passenden Paperfly AI Flow starten

Auf Basis von Kontext, Unternehmenswissen und Prüfergebnissen kann die AI Inbox automatisch den passenden Paperfly AI Flow starten. So wird je nach Eingang genau die Verarbeitung ausgelöst, die für den jeweiligen Fall vorgesehen ist.

Ein Paperfly AI Flow verbindet mehrere spezialisierte Paperfly AI Tasks zu einer definierten Verarbeitungskette. Die einzelnen Tasks übernehmen dabei jeweils einen konkreten Schritt und geben ihr Ergebnis bei Bedarf an den nächsten weiter.

Ein Paperfly AI Flow kann beispielsweise nacheinander:

  • Dokumente analysieren, trennen und Informationen extrahieren,
  • einen Barcode / QR-Code oder andere Merkmale auslesen oder
  • Ergebnisse prüfen und anreichern,
  • Fehlende Informationen erkennen und anfordern,
  • Eine Entscheidung über die weitere Verarbeitung treffen,
  • einen Human Task erzeugen
  • Daten an ein Fachsystem übergeben.

Die Rollenverteilung ist klar: Die AI Inbox erkennt und qualifiziert den Eingang, der passende AI Flow übernimmt anschließend die definierte Verarbeitung.

Aus einem unstrukturierten Eingang wird ein qualifizierter Vorgang, bei dem der nächste Bearbeitungsschritt bereits feststeht.

Vom Dokumenteingang zum qualifizierten Vorgang

Klassische Posteingangsautomatisierung Paperfly AI Inbox
Dokument erfassen Vorgang verstehen
Text und Daten auslesen Informationen in den Fallkontext einordnen
Dokument klassifizieren Fachliche Bedeutung des Eingangs bestimmen
Daten extrahieren und bereitstellen Angaben prüfen und mit vorhandenen Informationen abgleichen
Eingang zuordnen oder weiterleiten Nächsten Prozessschritt bestimmen und anstoßen

Fehlende Daten oder Dokumente bei Bedarf nachfordern

Eingehende Dokumente und Daten können bereits beim Posteingang auf Dokumenttyp, Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Fehlen Unterlagen oder entspricht ein Dokument nicht den Anforderungen, kann Paperfly diese gezielt nachfordern und an ausstehende Dokumente erinnern.

Sobald die benötigten Unterlagen vollständig vorliegen, stehen die validierten Dokumente für die weitere Verarbeitung bereit.

Dabei kann Paperfly auf Wunsch:

  • fehlende Dokumente
    gezielt beim Kunden anfordern,
  • Uploads direkt auf Dokumenttyp,
    Lesbarkeit und Vollständigkeit prüfen,
  • Dokumente frühzeitig auf
    Lesbarkeit und Richtigkeit untersuchen,
  • ausstehende Unterlagen
    automatisch anfordern und erinnern,
  • unterbrochene Upload-Prozesse
    später an derselben Stelle fortsetzen.

Human-in-the-Loop: Wann der Mensch übernimmt

Die Automatisierung läuft so lange weiter, wie festgelegte Bedingungen erfüllt sind. Wird eine Kontrollgrenze erreicht, geht der Vorgang gezielt an einen Mitarbeiter. Solche Grenzen können beispielsweise über Konfidenzwerte, Risiko, Widersprüche, Freigaberegeln oder Berechtigungen definiert werden.

Bei Paperfly lässt sich diese Übergabe direkt in den Prozess integrieren. Wichtig ist dabei nicht nur, dass ein Mitarbeiter prüft, sondern wann, warum und mit welchem Kontext. Entscheidungen, Freigaben und Eskalationen sollten nachvollziehbar in den Prozess eingebettet sein.

Es geht um klar definierte Entscheidungsgrenzen, Verantwortlichkeiten und Auditierbarkeit statt einer pauschalen menschlichen Kontrolle jedes KI-Ergebnisses:

Automatisch weiter Human-in-the-Loop
Angaben eindeutig Angaben widersprüchlich
Confidence über Schwellenwert Konfidenz unter Schwellenwert
definierter Standardfall Ausnahme oder Sonderfall
Aktion innerhalb der Berechtigung Zusätzliche Freigabe erforderlich
Regeln erfüllt Risiko- oder Kontrollgrenze erreicht

Das Ziel ist damit nicht maximale Automatisierung um jeden Preis, sondern möglichst hohe Automatisierung innerhalb klar definierter Kontrollgrenzen.

Bestehende Systeme statt neuer Datensilos

Die Paperfly AI Inbox lässt sich an bestehende Eingangskanäle anbinden, ohne die vorhandene Systemlandschaft zu ersetzen. E-Mails können beispielsweise über IMAP oder die Microsoft Graph API abgerufen werden. Weitere Eingänge können über die Paperfly API oder bestehende Paperfly Workflows hinzukommen.

Ergebnisse können an DMS, CRM, ERP, Kern- oder Fachsysteme, über eine API, per E-Mail oder an einen weiteren Workflow übergeben werden.

Mögliche Anbindungen der Paperfly AI Inbox im Überblick:

  • Eingang: IMAP, Microsoft Graph API, bestehende Paperfly Workflows oder Paperfly REST API
  • Verarbeitung: Die AI Inbox erkennt den Eingang und startet automatisch den passenden Paperfly AI Flow für Analyse, Prüfung und weitere Verarbeitung
  • Ausgang: DMS, CRM, ERP, Kernsystem, Fachanwendung, API, E-Mail oder weiterer Paperfly Workflow

AI Inbox vs. IDP, Document AI und Agentic Workflows

Die Begriffe rund um KI-gestützte Dokumenten- und Prozessautomatisierung überschneiden sich zunehmend. Fragen wir uns also, welches Ergebnis eine Technologie liefert.

OCR macht Text maschinenlesbar. Document AI und IDP gehen weiter und klassifizieren Dokumente, extrahieren Informationen und können diese an nachgelagerte Systeme oder Workflows übergeben.

Die Paperfly AI Inbox bündelt diese Fähigkeiten innerhalb eines intelligenten Prozesseingangs. Sie verarbeitet Nachrichten und Dokumente, erkennt relevante Informationen, ordnet sie einem Vorgang zu und verbindet sie mit Fallkontext, Unternehmenswissen, Prüfungen und Prozesslogik. Je nach Eingang können dabei auch Document-AI- oder IDP-Funktionen zum Einsatz kommen.

Drei Stufen der intelligenten Posteingangsverarbeitung

Funktion E-Mail / OCR Document AI / IDP / AI Triage Paperfly AI Inbox
Eingänge zentral erfassen ✓ ✓ ✓
Text aus Dokumenten erkennen ✓ ✓ ✓
Dokumente klassifizieren ✕ ✓ ✓
Daten extrahieren und strukturieren ✕ ✓ ✓
Vorgang fachlich einordnen ✕ ✓ ✓
Intent und Priorität erkennen ✕ ✓ ✓
Unternehmenswissen einbeziehen ✕ ✕ ✓
Informationen querprüfen ✕ ✕ ✓
Vollständigkeit und Widersprüche prüfen ✕ ✕ ✓
Nächsten Prozessschritt bestimmen ✕ teilweise ✓
Workflow oder Human Task anstoßen ✕ ✕ ✓
An Fach- und Bestandssysteme übergeben ✕ teilweise ✓

Fazit: Der Posteingang arbeitet selbstständig vor

Die größte Veränderung durch die Paperfly AI Inbox ist nicht, dass E-Mails schneller „sortiert“ werden. Sie nimmt Mitarbeitern die zeitraubende Fleißarbeit rund um den Posteingang ab. Nachrichten lesen, Anhänge öffnen, Informationen zusammensuchen, Angaben prüfen, fehlende Unterlagen nachfordern und Vorgänge weiterleiten. Genau diese Arbeit übernimmt die Paperfly AI Inbox automatisiert.

Mitarbeiter müssen dadurch nicht mehr jeden Eingang selbst bearbeiten. Sie steigen erst dort ein, wo ihre Erfahrung, Prüfung oder Entscheidung wirklich gebraucht wird. Und dann liegt der Vorgang bereits vollständig vorbereitet vor: relevante Informationen zusammengeführt, Daten geprüft, fehlende Angaben ergänzt und der nächste Schritt klar.

Die AI Inbox macht Arbeit nicht nur schneller. Sie sorgt dafür, dass ein großer Teil dieser Arbeit gar nicht mehr manuell anfällt.

Häufige Fragen zur Paperfly AI Inbox

Was ist die Paperfly AI Inbox?

Die Paperfly AI Inbox automatisiert die Bearbeitung eingehender E-Mails, Dokumente und weiterer Informationen. Sie erkennt den fachlichen Kontext, ordnet Inhalte einem Vorgang zu, prüft Angaben mit vorhandenen Daten und Unternehmenswissen und bestimmt den nächsten Prozessschritt. Fehlende Informationen können nachgefordert und eindeutige Fälle direkt weiterverarbeitet werden.

Was ist der Unterschied zwischen AI Inbox und IDP?

IDP konzentriert sich auf das Erkennen, Klassifizieren und Extrahieren von Informationen aus Dokumenten. Eine AI Inbox verbindet diese Fähigkeiten zusätzlich mit Fallkontext, Unternehmenswissen, Prüfungen und Prozesslogik. Dadurch entstehen nicht nur strukturierte Daten, sondern qualifizierte Vorgänge, bei denen bereits feststeht, wie die Bearbeitung weitergehen soll.

Kann eine AI Inbox bestehende E-Mail-Postfächer und Fachsysteme anbinden?

Die Paperfly AI Inbox kann bestehende Postfächer beispielsweise über IMAP, Microsoft Graph API oder Weiterleitungen anbinden. Verarbeitete Vorgänge lassen sich anschließend an vorhandene DMS-, CRM-, ERP-, Kern- oder Fachsysteme, über API, per E-Mail oder an weitere Paperfly Workflows übergeben.

Wie werden KI-Entscheidungen in der AI Inbox kontrolliert?

KI-Entscheidungen können mit Regeln, Quervergleichen, Konfidenzschwellen und Human-in-the-Loop abgesichert werden. Bei widersprüchlichen Angaben, geringem Konfidenzwert, erhöhtem Risiko oder notwendigen Freigaben wird der Vorgang gezielt an einen Mitarbeiter übergeben. So bleibt die Automatisierung innerhalb klar definierter Kontroll- und Berechtigungsgrenzen.

Was passiert, wenn Informationen oder Dokumente fehlen?

Die AI Inbox kann erkennen, wenn für einen Vorgang Angaben oder Nachweise fehlen, und automatisch den passenden Folgeprozess starten. Fehlende Informationen können nachgefordert und eingehende Antworten erneut dem Vorgang zugeordnet werden. Ist der Vorgang vollständig, kann er weiterlaufen oder gezielt an einen Mitarbeiter übergeben werden.