Dokumente zu erkennen und Daten daraus zu extrahieren, ist der erste Schritt. Aber was passiert anschließend mit diesen Informationen? Für die weitere Bearbeitung muss geklärt werden, ob Angaben vollständig und plausibel sind, mit anderen Daten übereinstimmen und welche Informationen möglicherweise noch fehlen.
Viele Datenextraktionslösungen (wie z. B. auch OCR) enden bei der Extraktion strukturierter Daten. Paperfly verarbeitet diese Informationen automatisiert weiter.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
Was passiert nach der Datenextraktion?
Einen Wert aus einem Dokument zu extrahieren, ist der einfache Teil. Viele Lösungen enden genau hier. Für die weitere Verarbeitung muss jedoch geprüft werden, ob die Information vollständig und konsistent ist. Dafür können definierte Prüfregeln eingesetzt werden, etwa um Summen zu kontrollieren, Feldformate zu prüfen oder Werte über mehrere Dokumente hinweg miteinander zu vergleichen.
Für die weitere Verarbeitung können extrahierte Informationen:
- auf Vollständigkeit geprüft,
- mit weiteren Dokumenten und Datenquellen abgeglichen,
- gegen Stammdaten und definierte Prüfregeln validiert,
- auf Widersprüche und Abweichungen untersucht und
- bei Bedarf einer gezielten Prüfung zugeführt werden.
Praxisbeispiel: Drei Dokumente, ein Vorgang
Wie aus extrahierten Informationen ein tatsächlich bearbeitbarer Vorgang wird, zeigt ein einfaches Beispiel.
Ein Kunde sendet per E-Mail drei Unterlagen:
- ein ausgefülltes Formular,
- einen erforderlichen Nachweis,
- eine Rechnung.
Damit entlastet sie das Posteingangsteam bereits bei der ersten Bearbeitung. Eingehende Nachrichten, Dokumente und Daten werden automatisch erfasst. Das beschleunigt die Bearbeitung und sorgt dafür, dass strukturierte Informationen direkt dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden.
Anschließend kann der passende Paperfly AI Flow, also eine definierte Verarbeitungskette aus mehreren spezialisierten AI Tasks, die Angaben nicht nur auslesen, sondern gezielt gegeneinander und gegen bereits vorhandene Daten prüfen.
Dabei können beispielsweise folgende Fragen beantwortet werden:
- Vertragsnummer: Stimmt die angegebene Vertragsnummer mit dem vorhandenen Kundenbestand überein?
- Name: Sind die Personendaten auf Formular, Nachweis und Rechnung konsistent?
- Betrag: Entspricht der Rechnungsbetrag den Angaben im Formular oder bereits vorhandenen Vorgangsdaten?
- Nachweise: Sind alle Dokumente vorhanden, die für diesen Vorgang benötigt werden?
- Widersprüche: Gibt es Angaben, die sich zwischen den Unterlagen oder im Vergleich mit vorhandenen Daten widersprechen?
Aus demselben Eingang können drei unterschiedliche nächste Schritte entstehen:
Alles vollständig und plausibel
Alle erforderlichen Unterlagen liegen vor und die geprüften Angaben stimmen überein. Der Vorgang kann ohne zusätzliche manuelle Prüfung an den nächsten Bearbeitungsschritt oder ein angebundenes Fachsystem übergeben werden.
Ein Nachweis fehlt
Die vorhandenen Dokumente sind korrekt, aber eine erforderliche Unterlage fehlt. Statt den Vorgang lediglich als unvollständig zu markieren, kann Paperfly direkt einen passenden Nachforderungsprozess starten. Der spätere Rücklauf wird wieder dem bestehenden Vorgang zugeordnet und erneut geprüft.
Eine Angabe widerspricht vorhandenen Daten
Stimmt beispielsweise die Vertragsnummer oder eine andere relevante Angabe nicht mit den vorhandenen Informationen überein, kann der Fall gezielt an einen Mitarbeiter übergeben werden.
Dieser erhält nicht nur die Dokumente, sondern auch die bereits erkannte Abweichung und kann genau dort prüfen, wo eine fachliche Entscheidung erforderlich ist.
Fehlende Informationen erkennen und direkt nachfordern
Ein Vorgang ist erst dann bearbeitbar, wenn alle erforderlichen Angaben und Nachweise vorliegen. Fehlt etwas, sollte die Automatisierung nicht bei der Feststellung „unvollständig“ enden.
Paperfly kann direkt den passenden Nachforderungsprozess starten:
| Situation | Paperfly AI übernimmt |
|---|---|
| Ein erforderlicher Nachweis fehlt | Fehlenden Nachweis erkennen und über Document Collection automatisch anfordern. |
| Eine Angabe fehlt | Fehlende Angaben über ein individuelles Quick Form gezielt abfragen. |
| Rücklauf geht ein | Informationen dem bestehenden Vorgang automatisch zuordnen. |
| Neue Unterlage liegt vor | Vollständigkeit und Inhalt erneut automatisiert prüfen |
| Vorgang ist vollständig | Weitere Bearbeitung automatisch fortsetzen. |
| Weiterhin Klärungsbedarf | Vorgang gezielt an einen Mitarbeiter übergeben |
Über Paperfly Document Collection können benötigte Unterlagen automatisch beim Kunden angefordert werden. Fehlen dagegen einzelne Angaben, stellt Paperfly Quick Forms ein individuelles digitales Formular bereit, über das der Kunde die Informationen ergänzen kann. In beiden Fällen erhält der Kunde per SMS oder E-Mail einen Self-Service-Link, über den er die fehlenden Angaben oder Dokumente direkt nachreichen kann.
Sobald die Informationen vorliegen, werden sie dem bestehenden Vorgang zugeordnet und erneut geprüft. Ist der Vorgang vollständig, setzt Paperfly die weitere Bearbeitung automatisch fort. Nur bei offenen Fragen oder fachlichen Ausnahmen wird gezielt ein Mitarbeiter eingebunden.
Mitarbeiter sollten nicht den ganzen Vorgang erneut prüfen müssen
Wenn bei mehreren geprüften Informationen nur eine Angabe widersprüchlich oder unklar ist, sollte der Mitarbeiter nicht den gesamten Vorgang erneut prüfen müssen.
Er sollte Dokumente also nicht noch einmal öffnen, Werte suchen und Angaben selbst miteinander vergleichen. Sonst entsteht genau die manuelle Arbeit, die durch die Automatisierung eigentlich vermieden wird.
Stattdessen erhält er beispielsweise:
- Informationen zum Vorgang, relevante Dokumente im Zugriff und eine Übersicht über die geprüften Informationen,
- die konkrete Abweichung,
- den Grund für die Übergabe.
So muss der Mitarbeiter nicht den gesamten Prüfweg wiederholen, sondern nur noch die konkrete Ausnahme bewerten.
Wie Paperfly AI Inbox und AI Flows die Prüfung verbinden
Ein einzelner KI-Schritt reicht in dokumentenbasierten Prozessen häufig nicht aus. Die Paperfly AI Inbox kann deshalb abhängig vom Eingang den passenden Paperfly AI Flow starten. AI Flows verbinden mehrere spezialisierte Tasks zu einer definierten Verarbeitungskette.
Ein Task kann beispielsweise Dokumente analysieren und Informationen extrahieren, der nächste die Ergebnisse prüfen oder mit weiteren Informationen vergleichen. Das Ergebnis eines Schritts wird dabei zum Input für den folgenden Ablauf.
Verarbeitungsschritte im Paperfly AI Flow
| AI Task | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Dokumentenanalyse & Extraktion | Formular, Nachweis und Rechnung erkennen und relevante Informationen erfassen | Strukturierte Dokumentdaten |
| Abgleich | Vertragsnummer, Name und weitere Angaben mit vorhandenen Informationen vergleichen | Erkannte Übereinstimmungen und Abweichungen |
| Vollständigkeitsprüfung | Erforderliche Angaben und Nachweise kontrollieren | Vollständig oder fehlende Information |
| Entscheidung | Prüfergebnis anhand definierter Kriterien bewerten | Weiterverarbeiten, nachfordern oder Human Task |
Fazit: Extraktion ist der Anfang, nicht das Ergebnis
Datenextraktion beantwortet die Frage: Was steht im Dokument? Für die tatsächliche Bearbeitung müssen weitere Fragen geklärt werden: Sind die Angaben vollständig? Stimmen sie mit anderen Informationen überein? Fehlt etwas? Und was soll aufgrund des Ergebnisses passieren?
FAQ: Häufige Fragen zur KI-gestützten Dokumentenprüfung
Warum müssen extrahierte Daten geprüft werden?
Extrahierte Daten müssen geprüft werden, weil ein technisch korrekt erkannter Wert nicht automatisch vollständig, plausibel oder fachlich konsistent ist. Durch den Abgleich mit weiteren Dokumenten, Stammdaten und definierten Prüfregeln lässt sich feststellen, ob die Information für die weitere Bearbeitung geeignet ist.
Kann KI Informationen aus mehreren Dokumenten miteinander vergleichen?
KI kann Informationen aus mehreren Dokumenten extrahieren und gezielt miteinander vergleichen. Ein Paperfly AI Flow kann beispielsweise Namen, Vertragsnummern, Beträge oder andere Angaben aus Formularen, Nachweisen und Rechnungen abgleichen und Übereinstimmungen oder Widersprüche erkennen.
Was passiert, wenn Angaben oder Dokumente fehlen?
Fehlende Angaben oder Dokumente können automatisch erkannt und gezielt nachgefordert werden. Paperfly kann dafür einen passenden Nachforderungsprozess starten, den späteren Rücklauf wieder dem bestehenden Vorgang zuordnen und anschließend erneut prüfen, ob alle erforderlichen Informationen vorliegen.
Wann muss ein Mitarbeiter eine Dokumentenprüfung übernehmen?
Ein Mitarbeiter übernimmt, wenn eine fachliche Entscheidung oder Kontrolle erforderlich ist, etwa bei widersprüchlichen Angaben, nicht eindeutigen Ergebnissen oder definierten Kontrollgrenzen. Über einen Human Task erhält er den bereits aufbereiteten Vorgang mit relevanten Dokumenten, geprüften Informationen und dem konkreten Grund für die Übergabe.
Was ist der Unterschied zwischen Document AI und einem Paperfly AI Flow?
Document AI konzentriert sich auf das Erkennen, Klassifizieren und Extrahieren von Informationen aus Dokumenten. Ein Paperfly AI Flow verbindet mehrere spezialisierte AI Tasks zu einer definierten Verarbeitungskette und kann Informationen zusätzlich vergleichen, prüfen, auf Vollständigkeit kontrollieren und auf Grundlage definierter Kriterien die weitere Verarbeitung bestimmen.