Der Arbeitsaufwand im Posteingang einer Genossenschaftsbank entsteht u.a. durch die Erkennung des Dokumenttyps, die Erfassung von Formular- und Personennummern und die Weiterleitung an den richtigen Bearbeitungsweg. Jeweils nur ein kleiner Schritt, der sich täglich tausendfach zu einem spürbaren Aufwand summiert.
Vorab als Kurzdefinition: Was ist agree21?
agree21 ist das Kernbankverfahren von Atruvia. Es wird unter anderem von Volks- und Raiffeisenbanken, Sparda-Banken und weiteren Banken eingesetzt. Zum Lösungsumfeld gehört auch agree21DMS für Dokumentenmanagement und Archivierung. Paperfly kann über eine API an die agree21-Umgebung angebunden werden und erkannte Dokumente samt benötigter Metadaten automatisiert an das DMS zur Archivierung übergeben.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
Warum der Posteingang in Genossenschaftsbanken noch so viel Arbeit erzeugt
Dokumente erreichen Volks- und Raiffeisenbanken heute über unterschiedliche Kanäle: als Scan in der Filiale, E-Mail-Anhang, digitaler Upload oder eingescannte Papierpost. Bevor ein Dokument im richtigen Zielsystem bereitsteht, müssen Inhalt und Dokumenttyp erkannt, relevante Daten ausgelesen und die passende Zuordnung bestimmt werden. Genau diese vorbereitenden Schritte binden im Tagesgeschäft Kapazitäten.
Wo heute noch manuelle Arbeit entsteht
- Sichten: Dokument öffnen und Inhalt erfassen, Dokumenttyp und relevante Informationen erfassen
- Auslesen: Formular-, Personen- oder weitere Ordnungsnummern erkennen und übernehmen
- Zuordnen: Kunde, Zuständigkeit und passende Zielstruktur bestimmen
- Weitergeben: Dokument und Metadaten für die weitere Bearbeitung oder Archivierung bereitstellen
Welche Arbeitsschritte im Posteingang automatisiert werden können
Gerade im Posteingang von Genossenschaftsbanken entsteht Aufwand durch viele kleine manuelle Tätigkeiten hintereinander. Genau diese Schritte lassen sich heute regel- und KI-gestützt vollständig automatisieren. Aus einem eingehenden Dokument werden strukturierte Informationen, daraus eine fachliche Zuordnung. Sie kümmern sich anschließend um den nächsten Bearbeitungsschritt.
Welche Tätigkeiten die Paperfly AI Inbox u.a. automatisiert:
- Dokumente erfassen: Scans, E-Mail-Anhänge und digitale Uploads fließen in eine gemeinsame Verarbeitung. Der Dokumenttyp wird automatisch klassifiziert.
- Dokumente aufbereiten: Mehrseitige Eingänge werden getrennt (oder passend zusammengeführt) und nach Dokumenttyp klassifiziert.
- Informationen erkennen: Die Paperfly AI Inbox liest je nach Dokumenttyp die gewünschten Angaben aus. Bei einer Rechnung beispielsweise Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungsdatum und Zahlungsempfänger, bei einer Pfändungsverfügung etwa Schuldner, Gläubiger, Aktenzeichen und Forderungsbetrag. Zusätzlich können Formular-, Personen- und weitere Ordnungsnummern erkannt werden.
- Bankregeln anwenden: Erkannte Daten werden mit hinterlegten Mappings, also bankinternen Zuordnungspfaden und -tabellen, sowie mit Zuständigkeiten und fachlichen Regeln abgeglichen.
- Ausnahmen erkennen: unsichere oder widersprüchliche Fälle werden gezielt zur Prüfung vorgelegt
- Ziel bestimmen: Je nach Bankstruktur wird das Dokument einem Arbeitsfach, Postkorb, Mitarbeiter oder einer anderen Zielstruktur zugeordnet.
Vier Punkte, an denen sich die Automatisierung operativ entscheidet
In Volks- und Raiffeisenbanken entscheidet sich der Nutzen der Automatisierung vor allem daran, ob erkannte Informationen mit den vorhandenen Zuordnungen, Zuständigkeiten und Archivierungsregeln verbunden werden können.
- Beraterabhängige Zuordnung automatisch auflösen: Paperfly kann die Kette vom Kunden über die Beraternummer bis zur vorgesehenen Zielstruktur abbilden. Ist einem Kunden ein bestimmter Berater zugeordnet und dieser wiederum mit einem Arbeits- oder Postfach verknüpft, lässt sich das Dokument automatisch an die richtige Stelle weitergeben.
- Erkannte Daten direkt für die Archivierung verwenden: Erkennt Paperfly beispielsweise Person A und die Formularnummer eines Kundenstammvertrags oder Freistellungsauftrags, können genau diese Informationen für die korrekte Zuordnung und Archivierung genutzt werden. Die Dokumentenerkennung endet damit nicht bei der Extraktion, sondern steuert unmittelbar die weitere Verarbeitung.
- Bankinternes Wissen direkt für diese Zuordnungen nutzen: Mappings wie Formularnummer, Formularbezeichnung und Arbeitsfach können in Paperfly als Ressource hinterlegt und im Paperfly AI Flow verwendet werden. So wird aus einer erkannten Formularnummer direkt die passende bankinterne Zuordnung, ohne dass Mitarbeiter Tabellen durchsuchen müssen.
- Dokumente strukturiert an agree21 übergeben: Paperfly bereitet die erkannten und angereicherten Informationen so auf, dass sie strukturiert an die vorhandene agree21-Umgebung übergeben und dort weiterverarbeitet werden können. Je nach Banklogik kann bereits die erkannte Formularnummer die Archivierung steuern oder zusätzlich über ein hinterlegtes Mapping die passende Arbeitsfachnummer ermittelt werden.
Wie findet ein Dokument automatisch das richtige agree21-Arbeitsfach?
Zu wissen, dass beispielsweise ein bestimmtes Formular oder Kundendokument vorliegt, beantwortet noch nicht die Frage, wie es innerhalb einer Genossenschaftsbank weiterverarbeitet oder archiviert werden soll. Dafür müssen die erkannten Informationen mit den bankinternen Regeln und Zuordnungen verbunden werden.
Die Paperfly AI Inbox kann Informationen wie Formularnummer oder Personennummer aus dem Dokument übernehmen und mit den hinterlegten Mappings der Volks- oder Raiffeisenbank abgleichen. So lässt sich beispielsweise die für die Archivierung benötigte Arbeitsfachnummer ermitteln oder die Zuständigkeit für einen Kunden bestimmen.
Beispiel für eine automatische Zuordnung
| Erkannte Information | Interne Logik | Mögliches Ergebnis |
|---|---|---|
| Formularnummer 4711 | Mapping-Tabelle | Arbeitsfach Kredit |
| Personennummer 123456 | Kundenzuordnung | Kunde Mustermann |
| Beraternummer 815 | Zuständigkeitsregel | Zuständiger Mitarbeiter |
| Zuordnung nicht eindeutig | Prüfregel | Freigabe durch Mitarbeiter |
Paperfly AI Inbox kann also zunächst Formular- und Personennummer erkennen, die hinterlegten Zuordnungsregeln anwenden und anschließend das passende Ziel bestimmen. Ist die Zuordnung eindeutig, werden Dokument und Metadaten direkt für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
Wie Dokumente in Genossenschaftsbanken automatisch erkannt werden
Bei standardisierten Formularen ist ein Barcode oft der schnellste und eindeutigste Weg, um Informationen wie Formular- oder Personennummern zu übernehmen.
KI wird vor allem dort wichtig, wo Dokumente nicht einheitlich aufgebaut sind. Sie kann Inhalte semantisch einordnen, Dokumenttypen trotz unterschiedlicher Layouts erkennen und relevante Informationen auch dann finden, wenn diese nicht immer an derselben Position stehen.
Wann läuft ein Dokument automatisch weiter und wann prüft ein Mitarbeiter?
Die Paperfly AI Inbox kann neben der erkannten Dokumentart auch Confidence-Werte, Pflichtangaben, Widersprüche und bankinterne Regeln berücksichtigen. Sind alle Bedingungen erfüllt, kann der Vorgang automatisch weiterlaufen.
Bei Unsicherheit greift Human-in-the-Loop. Fehlen Informationen, widersprechen sich erkannte Daten oder verlangt eine IKS-Regel (Internes Kontrollsystem) eine zusätzliche Abfrage, wird der Vorgang gezielt an einen Mitarbeiter übergeben. Genossenschaftsbanken können außerdem festlegen, dass bestimmte Vorgänge auch bei einem eindeutigen Ergebnis grundsätzlich freigegeben werden müssen.
Wie Mitarbeiter Ergebnisse direkt im Dokument nachvollziehen können
Die Paperfly AI Inbox verknüpft erkannte Informationen direkt mit ihrer Fundstelle im Originaldokument. Formularnummer, Personennummer, Kundenname oder weitere Metadaten werden nicht nur als Ergebnis angezeigt, sondern visuell an der entsprechenden Stelle im Dokument hervorgehoben.
Das verkürzt vor allem die Prüfung von Ausnahmen. Ein Mitarbeiter muss das Dokument nicht vollständig lesen oder nach einer bestimmten Angabe suchen, sondern sieht unmittelbar, welche Information erkannt und an welcher Stelle sie gefunden wurde.
Beispiele: Vom extrahierten Wert zur nachvollziehbaren Prüfung
| Erkannte Information | Darstellung im Dokument | Nutzen für den Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Formularnummer | Fundstelle markiert | Schnelle Kontrolle der Zuordnung |
| Personennummer | Relevante Text- oder Barcode-Stelle hervorgehoben | Eindeutiger Abgleich mit Kundendaten |
| Kundenname | Name im Originaldokument markiert | Direkte Plausibilitätsprüfung |
| Betrag | Erkannter Wert im Dokument hervorgehoben | Schnelle fachliche Kontrolle |
| Gültigkeitsdatum | Entsprechende Datumsangabe markiert | Direkte Prüfung der zeitlichen Gültigkeit |
| Datum / Referenznummer | Entsprechende Passage hervorgehoben | Weniger Suchaufwand |
Praxisbeispiel: Vom Scan ins DMS
Ein typischer Fall beginnt vielleicht in der Filiale. Ein Kunde gibt Unterlagen ab, ein Mitarbeiter scannt die Dokumente über ein Multifunktionsgerät ein und übergibt sie per Button direkt an die Paperfly AI Inbox. Dort werden Dokumenttyp sowie relevante Angaben wie Formular- und Personennummer automatisch erkannt. Anschließend wird das Dokument anhand dieser Daten automatisiert in das agree21 DMS übertragen.
Der Ablauf Schritt für Schritt:
- Scan erfassen: Ein mehrseitiges Dokument erreicht die Paperfly AI Inbox.
- Seiten zuordnen: Zusammengehörige Seiten werden erkannt und als Dokument zusammengeführt.
- Dokument bestimmen: Dokumenttyp und Formularnummer werden automatisch ausgelesen.
- Person zuordnen: Die erkannte Personennummer ordnet das Dokument dem richtigen Kunden zu. Für die Archivierung wird zusätzlich die Formularnummer aus dem Dokument verwendet oder, je nach Banklogik, eine weitere Zuordnungsnummer wie die Arbeitsfachnummer ermittelt.
- Zuständigkeit ergänzen: Eine Berater- oder Zuständigkeitslogik bestimmt den verantwortlichen Mitarbeiter.
- Eindeutiger Fall: Dokument und Metadaten werden automatisch an agree21 übergeben. Unklarer Fall: Der Status wechselt auf „Freigabe ausstehend“ und ein Mitarbeiter übernimmt die Prüfung.
Sonderfälle: Wenn Dokumente keinen standardisierten Aufbau haben
Nicht jedes Dokument folgt einem festen Formular oder enthält einen Barcode. Gerade behördliche Schreiben, Freitext-Dokumente, also unterschiedlich aufgebaute Eingangsdokumente, bringen Informationen oft an wechselnden Stellen mit.
Welche Sonderfälle die Paperfly AI Inbox abdeckt:
- Behördliche Schreiben: relevante Informationen stehen häufig im Fließtext und nicht in festen Feldern.
- Dokumente mit wechselndem Layout: gleiche Inhalte können je nach Absender unterschiedlich aufgebaut sein.
- Freitext-Dokumente: Dokumenttyp und Bedeutung müssen aus dem inhaltlichen Zusammenhang erkannt werden.
- Pfändungsverfügungen: mehrere fachlich relevante Angaben müssen gemeinsam ausgewertet werden.
- Unklare Zuordnung: fehlende oder widersprüchliche Informationen führen gezielt in eine Mitarbeiterprüfung.
- Kontrollpflichtige Vorgänge: definierte Regeln können auch bei technisch eindeutiger Erkennung eine Freigabe verlangen.
Fazit: Posteingang in Genossenschaftsbanken automatisieren
Aus Formularnummer, Personennummer und weiteren Informationen werden bei der Paperfly AI Inbox direkt die richtige Zuordnung und der nächste Bearbeitungsschritt abgeleitet. Paperfly verbindet dafür Dokumentenerkennung mit bankinternen Regeln und Zuständigkeiten und bereitet Dokumente und Metadaten für die strukturierte Übergabe an agree21 vor.
Häufige Fragen zur Posteingangsautomatisierung in Volksbanken
Wie lässt sich der Posteingang einer Volks- oder Raiffeisenbank automatisieren?
Der Posteingang einer Volks- oder Raiffeisenbank lässt sich automatisieren, indem Dokumente aus Scans, E-Mails und Uploads zentral erfasst, klassifiziert und relevante Daten automatisch von der Paperfly AI Inbox ausgelesen werden. Bankinterne Regeln bestimmen anschließend Kunde, Zuständigkeit und Bearbeitungsweg. Eindeutige Fälle können danach ohne zusätzliche manuelle Sortierung weiterverarbeitet werden.
Wie gelangen Dokumente automatisch ins agree21 DMS?
Dokumente gelangen automatisch ins agree21 DMS, wenn sie zuvor klassifiziert, relevante Metadaten ausgelesen und die erforderlichen Zuordnungen bestimmt wurden. Paperfly bereitet Dokument und Daten strukturiert für die vorhandene agree21-Umgebung auf und übergibt sie über die entsprechende Schnittstelle an die vorgesehene Zielstruktur.
Wie wird das richtige agree21-Arbeitsfach bestimmt?
Das richtige agree21-Arbeitsfach kann über bankinterne Regeln und Mappings bestimmt werden. Erkannte Informationen wie Formularnummer, Personennummer oder Beraternummer werden dafür mit hinterlegten Zuordnungen abgeglichen. So lässt sich beispielsweise eine Formularart automatisch mit einem bestimmten Arbeitsfach oder einer zuständigen Organisationseinheit verbinden.
Was passiert mit Bankdokumenten ohne Barcode?
Bankdokumente ohne Barcode können mit OCR und KI analysiert werden. OCR macht vorhandenen Text maschinenlesbar, während KI Dokumenttyp, Kontext und relevante Informationen auch bei wechselnden Layouts oder Freitext erkennen kann. Die gewonnenen Daten werden anschließend für Klassifikation, Zuordnung und weitere Bearbeitung verwendet.
Wann muss ein Mitarbeiter ein Ergebnis prüfen?
Ein Mitarbeiter prüft ein Ergebnis, wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist, Informationen fehlen, Daten widersprüchlich sind oder eine bankinterne Regel eine Kontrolle verlangt. Auch niedrige Confidence-Werte oder IKS-Vorgaben können eine Freigabe auslösen. Eindeutige Standardfälle können dagegen automatisch weiterverarbeitet werden.