Bei dokumentenintensiven Unternehmen gehen jährlich Millionen Dokumente über unterschiedliche Kanäle wie Post, E-Mail, Kundenportale oder Vermittler ein. Mit der Paperfly AI Inbox lassen sich solche Eingänge zentral erfassen, Dokumente automatisch erkennen und klassifizieren und anschließend über Paperfly AI Flows weiterverarbeiten.
Serie: KI-Input-Management & Paperfly AI Inbox in der Praxis
Wie die Paperfly AI Inbox, intelligente Posteingangsverarbeitung und Agentic Workflows unstrukturierte Eingänge kanalübergreifend erfassen und in durchgängig automatisierte Geschäftsprozesse verwandeln.
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Teil 1/4 – KI-Posteingangsverarbeitung für Banken: Vom Dokumenteneingang zur automatisierten Fallbearbeitung
Hohes Belegvolumen im Banken-Posteingang und strenge Compliance-Vorgaben: Wie die automatische KI-Erfassung Posteingangsstrecken beschleunigt, manuelle Sichten reduziert und Freigaben vollautomatisch anstößt. -
Teil 2/4 – Paperfly AI Inbox: Wie aus eingehenden Informationen ausführbare Prozesse werden
Posteingang ist mehr als Datenextraktion: Die Paperfly AI Inbox erfasst Unterlagen über alle Eingangskanäle hinweg zentral, stellt den fachlichen Kontext her und übergibt Fälle direkt an nachgelagerte Systeme. -
Teil 3/4 – Input-Management mit KI: Wie die Paperfly AI Inbox Dokumente automatisch verarbeitet
Von der automatischen Erkennung neuer Dokumenttypen ohne starre Klassen bis zur eigenständigen Nachforderung fehlender Daten: So entlastet die Paperfly AI Inbox das Posteingangsteam bis zur echten Bearbeitungsreife. -
Teil 4/4 – Agentic Workflows: Wie Paperfly Agents Vorgänge prüfen, vervollständigen und weiterführen
Wenn der Posteingang komplexe Ausnahmen hervorbringt: Wie Paperfly Agents direkt an die AI Inbox anknüpfen, Kontext sowie Unternehmenswissen nutzen und Vorgänge eigenständig und kontrolliert weiterführen.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
Dokumente aus allen Eingangskanälen automatisch erkennen und verarbeiten
Im Input-Management kann die Paperfly AI Inbox große Teile der Dokumentenverarbeitung übernehmen. Automatisierungsquoten von bis zu 80 % sind realistisch, in geeigneten Szenarien, bei wiederkehrenden Abläufen und klar definierten Prüfregeln, können bis zu 90 % erreicht werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- E-Mail-Anhänge & Scans,
- Uploads aus Portalen,
- bestehende Paperfly Workflows oder
- weitere angebundene Systeme.
Die AI Inbox schafft einen einheitlichen Verarbeitungspunkt.
Auch papierbasierte Unterlagen lassen sich nach dem Scannen in denselben Ablauf überführen. Das Posteingangsteam erhält damit unabhängig vom Kanal einen einheitlich aufbereiteten Dokumentenbestand. Dabei kann die bestehende IT-Landschaft mit ihren unterschiedlichen Fachsystemen und Eingangskanälen erhalten bleiben.
Mehr Dunkelverarbeitung im Input-Management
Mit der Paperfly AI Inbox steigt die Dunkelverarbeitungsquote im Input-Management. Dokumente werden nicht nur erkannt und ausgelesen, sondern innerhalb von Paperfly AI Flows analysiert, geprüft und für die weitere Verarbeitung vor qualifiziert.
Weniger manuelle Arbeit im Posteingangsteam
Mit zunehmender Automatisierung sinkt der manuelle Aufwand im Input-Management. Mitarbeiter müssen insbesondere weniger:
- Dokumente einzeln öffnen und sichten
- Unterlagen manuell zuordnen
- Informationen aus mehreren Dokumenten vergleichen
- Eingänge für die weitere Bearbeitung vorbereiten
- eindeutig verarbeitbare Fälle manuell prüfen
Das erhöht den Durchsatz und schafft Kapazität für die Fälle, bei denen tatsächlich eine fachliche Prüfung oder Entscheidung erforderlich ist.
Neue Dokumenttypen direkt verarbeiten
Anders als bei klassischer Dokumentenklassifikation müssen bei der Paperfly AI Inbox keine hunderten festen Dokumentenklassen angelegt werden, da die KI unterschiedlichste Dokumenttypen automatisch erkennt.
Für jeden neuen Dokumenttyp muss also nicht erst ein separates Klassifikationsmodell aufgebaut und dauerhaft gepflegt werden. Die KI kann selbst neue oder bislang unbekannte Daten und Unterlagen inhaltlich sofort erfassen.
Ausnahmen kontrolliert an Mitarbeiter übergeben
Auch bei einer automatisierten Dokumentenverarbeitung bleiben Fälle, bei denen das Ergebnis nicht zuverlässig genug für eine unmittelbare Weitergabe ist. Paperfly AI Flows können solche Fälle anhand zusätzlicher Informationen und definierter Kriterien qualifizieren.
Ist anschließend weiterhin eine fachliche Bewertung erforderlich, wird der Vorgang über einen Human Task gezielt an einen Mitarbeiter übergeben.
Fehlende Informationen automatisch nachfordern
Ein weiterer manueller Aufwand entsteht, wenn Dokumente oder Angaben fehlen. Die Paperfly AI Inbox kann solchen Handlungsbedarf erkennen und einen passenden Nachforderungsprozess starten.
Über Paperfly lassen sich fehlende Angaben und Unterlagen gezielt einholen und anschließend wieder dem bestehenden Vorgang zuführen. Fehlende erfolgskritische Informationen werden dabei erkannt und Nachforderungen unmittelbar ausgelöst.
Damit übernimmt die Automatisierung auf Wunsch also auch einen Teil der Kommunikation rund um den Posteingang. Mitarbeiter müssen nicht mehr jeden unvollständigen Vorgang einzeln identifizieren, eine Rückfrage vorbereiten und den späteren Rücklauf erneut zuordnen. Aus der reinen Dokumentenverarbeitung wird schrittweise eine Vorbereitung bis zur tatsächlichen Bearbeitungsreife.
Was KI im Input-Management übernehmen kann
| Im Input-Management | Paperfly übernimmt | Effekt für das Posteingangsteam |
|---|---|---|
| Dokumente kommen über unterschiedliche Kanäle | Zentrale Erfassung über die AI Inbox | Weniger getrennte Eingangsstrecken |
| Mehrere Dokumente treffen gemeinsam ein | Einzelne Dokumente erkennen und zusammengehörige Inhalte zusammenführen | Weniger manuelle Sortierung |
| Neue oder unbekannte Dokumenttypen gehen ein | Inhalte automatisch erkennen, ohne zunächst neue Dokumentenklassen anzulegen | Weniger Pflege- und Trainingsaufwand |
| Informationen müssen ausgelesen werden | Relevante Daten extrahieren und strukturiert bereitstellen | Weniger manuelle Datenerfassung |
| Angaben oder Unterlagen fehlen | Fehlende Informationen erkennen und gezielt nachfordern | Weniger manuelle Kommunikationsschleifen |
| Ergebnisse sind nicht eindeutig | Über AI Flows weiter prüfen und bei Bedarf an Human Tasks übergeben | Mitarbeiter bearbeiten gezielt Ausnahmen |
Fazit: Vom Dokumenteneingang zur Bearbeitungsreife
Modernes Input-Management endet nicht bei der automatischen Erkennung oder Klassifikation von Dokumenten. Informationen müssen zusammengeführt, geprüft, ergänzt und in den richtigen fachlichen Kontext gebracht werden.
Genau hier setzt die Paperfly AI Inbox an. Sie verbindet unterschiedliche Eingangskanäle mit Paperfly AI Flows, erkennt auch neue Dokumenttypen ohne starre Klassifikationslogik und übergibt nur die Fälle an Mitarbeiter, bei denen tatsächlich eine fachliche Bewertung notwendig ist. Fehlende Angaben oder Unterlagen können gezielt nachgefordert und anschließend wieder in die weitere Verarbeitung aufgenommen werden.
So wird aus dem klassischen Posteingang ein automatisierter Bestandteil der Wertschöpfung. Das Posteingangsteam beschäftigt sich weniger mit Sortieren, Zuordnen und Vorbereiten und stärker mit den Fällen, bei denen menschliche Expertise wirklich gebraucht wird.
FAQ: Häufige Fragen zu KI im Input-Management
Was ist KI-basiertes Input-Management?
KI-basiertes Input-Management automatisiert die Verarbeitung eingehender Dokumente und Informationen über verschiedene Kanäle. Die KI erkennt Inhalte, ordnet sie fachlich ein, extrahiert relevante Daten und bereitet sie für die weitere Bearbeitung vor. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte im Posteingang deutlich reduzieren.
Was ist die Paperfly AI Inbox?
Die Paperfly AI Inbox ist die zentrale Eingangsschicht für Dokumente und Informationen aus E-Mails, Scans, Portalen und weiteren angebundenen Systemen. Sie erkennt Inhalte automatisch, stellt den fachlichen Kontext her und kann anschließend den passenden Paperfly AI Flow für die weitere Verarbeitung starten.
Wie unterscheidet sich die Paperfly AI Inbox von klassischer Dokumentenklassifikation?
Klassische Dokumentenklassifikation arbeitet häufig mit vorab definierten Dokumentenklassen und dafür trainierten Modellen. Die Paperfly AI Inbox erkennt unterschiedliche und auch neue Dokumenttypen inhaltlich, ohne dass für jeden neuen Nachweis oder jedes neue Formular zunächst eine eigene Dokumentenklasse aufgebaut und dauerhaft gepflegt werden muss.
Wie entlastet die Paperfly AI Inbox das Posteingangsteam?
Die Paperfly AI Inbox übernimmt Arbeitsschritte, die im Posteingang häufig manuell erfolgen: Dokumente sichten, zusammengehörige Inhalte erkennen, Informationen extrahieren, Angaben vergleichen und Fälle vorbereiten. Mitarbeiter können sich dadurch stärker auf Ausnahmen und Vorgänge konzentrieren, bei denen tatsächlich eine fachliche Bewertung erforderlich ist.
Wie erhöht KI die Dunkelverarbeitung im Input-Management?
Eine höhere Dunkelverarbeitung entsteht, wenn Dokumente nicht nur automatisch erkannt, sondern auch analysiert, geprüft und für die weitere Verarbeitung qualifiziert werden. Paperfly AI Flows können diese Schritte miteinander verbinden, sodass eindeutig bearbeitbare Vorgänge ohne zusätzliche manuelle Prüfung an Workflows oder angebundene Fachsysteme übergeben werden können.
Was passiert, wenn Informationen fehlen oder nicht eindeutig sind?
Fehlende, widersprüchliche oder nicht ausreichend verlässliche Informationen können innerhalb eines Paperfly AI Flows weiter geprüft werden. Ist eine fachliche Bewertung notwendig, erfolgt die Übergabe über einen Human Task. Fehlende Angaben oder Unterlagen können außerdem über einen passenden Nachforderungsprozess gezielt beim Kunden eingeholt werden.
Kann Paperfly auch neue oder unbekannte Dokumenttypen verarbeiten?
Die Paperfly AI Inbox kann unterschiedliche Dokumenttypen anhand ihres Inhalts erkennen und relevante Informationen daraus erfassen. Kommen neue Produkte, Formulare oder Nachweise hinzu, muss deshalb nicht für jeden neuen Dokumenttyp zunächst ein separates Klassifikationsmodell aufgebaut werden, bevor die weitere Verarbeitung beginnen kann.