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- SaaS
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- Datenschutzrichtlinie
Allgemeine Vertragsbedingungen der Equinox FinTech Solutions GmbH
– AV Equinox –
1. Vergütung, Zahlung, Leistungsschutz, Termine
1.1 Soweit nichts anderes vereinbart ist, wird die Vergütung nach Aufwand zu den bei Vertragsschluss allgemein gültigen Preisen des Anbieters berechnet. Vergütungen sind grundsätzlich Netto-Preise zuzüglich gesetzlich anfallender Umsatzsteuer.
Der Anbieter kann monatlich abrechnen. Werden Leistungen nach Aufwand vergütet, dokumentiert der Anbieter die Art und Dauer der Tätigkeiten und übermittelt diese Dokumentation mit der Rechnung.
1.2 Alle Rechnungen sind grundsätzlich spätestens 14 Kalendertage nach Zugang frei Zahlstelle ohne Abzug zu zahlen.
1.3 Der Kunde kann wegen Mängeln nur aufrechnen oder Zahlungen zurückbehalten, soweit ihm tatsächlich Zahlungsansprüche wegen Sach- oder Rechtsmängeln
der Leistung zustehen. Wegen sonstiger Mängelansprüche kann der Kunde Zahlungen nur zu einem unter Berücksichtigung des Mangels verhältnismäßigen Teil zurückbehalten. Ziffer 4.1 gilt entsprechend. Der Kunde hat kein Zurückbehaltungsrecht, wenn sein Mangelanspruch verjährt ist. Im Übrigen kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder eine Zurückbehaltung ausüben.
1.4 Der Anbieter behält sich das Eigentum und einzuräumende Rechte an den Leistungen bis zur vollständigen Bezahlung der geschuldeten Vergütung vor, berechtigte Mängeleinbehalte gemäß Ziffer 1.3. Satz 2 werden berücksichtigt. Weiterhin behält sich der Anbieter das Eigentum vor bis zur Erfüllung aller seiner Ansprüche aus der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden. Der Anbieter ist berechtigt, für die Dauer eines Zahlungsverzugs des Kunden diesem die weitere Nutzung der Leistungen zu untersagen. Dieses Recht kann der Anbieter nur für einen angemessenen Zeitraum gel-
tend machen, in der Regel höchstens für 6 Monate. Darin liegt kein Rücktritt vom Vertrag. § 449 Abs. 2 BGB bleibt unberührt.
Geben der Kunde oder dessen Abnehmer die Leistungen zurück, liegt in der Entgegennahme der Leistungen kein Rücktritt des Anbieters, außer er hat den Rücktritt ausdrücklich erklärt. Gleiches gilt für die Pfändung der Vorbehaltsware oder von Rechten an der Vorbehaltsware durch den Anbieter.
Gegenstände unter Eigentums- oder Rechtsvorbehalt darf der Kunde weder verpfänden noch sicherungsübereignen. Dem Kunden ist nur als Wiederverkäufer eine Weiterveräußerung im gewöhnlichen Geschäftsgang unter der Bedingung gestattet, dass dem Anbieter vom Kunden dessen Ansprüche gegen seine Abnehmer im Zusammenhang mit der Weiterveräußerung wirksam abgetreten worden sind und
der Kunde seinem Abnehmer das Eigentum unter Vorbehalt der Zahlung überträgt. Der Kunde tritt durch den vorliegenden Vertragsabschluss seine künftigen Ansprüche im Zusammenhang mit solchen Veräußerungen gegen seine Abnehmer sicherungshalber an den Anbieter ab, der diese Abtretung hiermit annimmt.
Soweit der Wert der Sicherungsrechte des Anbieters die Höhe der gesicherten Ansprüche um mehr als 20 % übersteigt, wird der Anbieter auf Wunsch de
s Kunden einen entsprechenden Anteil der Sicherungsrechte freigeben.
1.5 Der Kunde ist verpflichtet, bei einer zulässigen Übertragung von Nutzungsrechten an Lieferungen und Leistungen dem Empfänger deren vertraglich vereinbarte Beschränkungen aufzuerlegen.
1.6 Gleicht der Kunde eine fällige Forderung zum vertragsgemäßen Zahlungstermin ganz oder teilweise nicht aus, kann der Anbieter vereinbarte Zahlungsziele für alle Forderungen widerrufen. Der Anbieter ist ferner berechtigt, weitere Leistungen nur gegen Vorkasse oder gegen Sicherheit durch Erfüllungsbürgschaft eines in der Europäischen Union zugelassenen Kreditinstituts oder Kreditversicherers vorzunehmen. Die Vorkasse hat den jeweiligen Abrechnungszeitraum oder – bei Einmalleistungen – deren Vergütung zu umfassen.
1.7 Bei wirtschaftlichem Unvermögen des Kunden, seine Pflichten gegenüber dem Anbieter zu erfüllen, kann der Anbieter bestehende Austauschverträge mit dem Kunden durch Rücktritt, Dauerschuldverhältnisse durch Kündigung fristlos beenden, auch bei einem Insolvenzantrag des Kunden. § 321 BGB und § 112 InsO bleiben unberührt.
Der Kunde wird den Anbieter frühzeitig schriftlich über eine drohende Zahlungsunfä-
higkeit informieren.
1.8 Feste Leistungstermine sollen ausschließlich ausdrücklich in dokumentierter Form vereinbart werden. Die Vereinbarung eines festen Leistungstermins steht unter
dem Vorbehalt, dass der Anbieter die Leistungen seiner jeweiligen Vorlieferanten rechtzeitig und vertragsgemäß erhält.
2. Zusammenarbeit, Mitwirkungspflichten, Vertraulichkeit
2.1 Kunde und Anbieter benennen jeweils einen verantwortlichen Ansprechpartner. Die Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Anbieter erfolgt, soweit nichts anderes vereinbart ist, über diese Ansprechpartner. Die Ansprechpartner haben alle mit der Vertragsdurchführung zusammenhängenden Entscheidungen unverzüglich herbeizuführen. Die Entscheidungen sind verbindlich zu dokumentieren.
2.2 Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter soweit erforderlich zu unterstützen und in seiner Betriebssphäre alle zur ordnungsgemäßen Auftragsausführung erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen. Dazu wird er insbesondere notwendige Informationen zur Verfügung stellen und nach Möglichkeit einen Remotezugang auf das Kundensystem ermöglichen. Soweit aus Sicherheits- oder sonstigen Gründen ein Remotezugang nicht möglich ist, verlängern sich davon betroffene Fristen angemessen; für weitere Auswirkungen werden die Vertragspartner eine angemessene Regelung vereinbaren. Der Kunde sorgt ferner dafür, dass fachkundiges Personal für die Unterstützung des Anbieters zur Verfügung steht.
Soweit im Vertrag vereinbart ist, dass Leistungen vor Ort beim Kunden erbracht werden können, stellt der Kunde auf Wunsch des Anbieters unentgeltlich ausreichende Arbeitsplätze und Arbeitsmittel zur Verfügung.
2.3 Der Kunde hat Mängel unverzüglich in nachvollziehbarer und detaillierter Form unter Angabe aller für die Mängelerkennung und -analyse zweckdienlichen Informationen schriftlich zu melden. Anzugeben sind dabei insbesondere die Arbeitsschritte, die zum Auftreten des Mangels geführt haben, die Erscheinungsform sowie die Auswirkungen des Mangels. Soweit nichts anderes vereinbart ist, werden dafür die entsprechenden Formulare und Verfahren des Anbieters verwendet.
2.4 Die Vertragspartner sind verpflichtet, über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie über sonstige als vertraulich bezeichnete Informationen, die im Zusammenhang mit der Vertragsdurchführung bekannt werden, Stillschweigen zu wahren. Die Weitergabe solcher Informationen an Personen, die nicht an dem Abschluss, der Durchführung oder Abwicklung des Vertrags beteiligt sind, darf nur mit schriftlicher Einwilligung des jeweils anderen Vertragspartners erfolgen. Soweit nichts anderes vereinbart ist, oder gesetzliche Fristen etwas anderes festlegen, endet diese Verpflichtung nach Ablauf von fünf Jahren nach Bekanntwerden der jeweiligen Information, bei Dauerschuldverhältnissen jedoch nicht vor deren Beendigung. Die Vertragspartner werden diese Verpflichtungen auch ihren Mitarbeitern und eventuell eingesetzten Dritten auferlegen.
2.5 Den Vertragspartnern ist bekannt, dass eine elektronische und unverschlüsselte Kommunikation (z.B. per E-Mail) mit Sicherheitsrisiken behaftet ist. Bei dieser Art der Kommunikation werden sie daher keine Ansprüche geltend machen, die durch das Fehlen einer Verschlüsselung begründet sind, außer soweit zuvor eine Verschlüsselung vereinbart worden ist.
3. Störungen bei der Leistungserbringung
3.1 Wenn eine Ursache, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, einschließlich Streik oder Aussperrung, die Termineinhaltung beeinträchtigt („Störung“), verschieben sich die Termine um die Dauer der Störung, erforderlichenfalls einschließlich einer angemessenen Wiederanlaufphase. Ein Vertragspartner hat den anderen Vertragspartner über die Ursache einer in seinem Bereich aufgetretenen Störung und die Dauer der Verschiebung unverzüglich zu unterrichten.
3.2 Erhöht sich der Aufwand aufgrund einer Störung, kann der Anbieter auch die Vergütung des Mehraufwands verlangen, außer der Kunde hat die Störung nicht zu vertreten und deren Ursache liegt außerhalb seines Verantwortungsbereichs.
3.3 Wenn der Kunde wegen nicht ordnungsgemäßer Leistung des Anbieters vom Vertrag zurücktreten und / oder Schadensersatz statt der Leistung verlangen kann oder solches behauptet, wird der Kunde auf Verlangen des Anbieters innerhalb angemessen gesetzter Frist schriftlich erklären, ob er diese Rechte geltend macht oder weiterhin die Leistungserbringung wünscht. Bei einem Rücktritt hat der Kunde dem Anbieter
den Wert zuvor bestehender Nutzungsmöglichkeiten zu erstatten; gleiches gilt für Verschlechterungen durch bestimmungsgemäßen Gebrauch.
Gerät der Anbieter mit der Leistungserbringung in Verzug, ist der Schadens- und Aufwendungsersatz des Kunden wegen des Verzugs für jede vollendete Woche des Verzugs beschränkt auf 0,5 % des Preises für den Teil der vertraglichen Leistung, der auf Grund des Verzugs nicht genutzt werden kann. Die Verzugshaftung ist begrenzt auf insgesamt höchstens 5 % der Vergütung für sämtliche, vom Verzug betroffene vertragliche Leistungen; bei Dauerschuldverhältnissen bezogen auf die Vergütung für die jeweils betroffenen Leistungen für das volle Kalenderjahr. Ergänzend und vorrangig gilt ein bei Vertragsabschluss vereinbarter Prozentsatz der bei Vertragsabschluss vereinbarten Vergütung. Dies gilt nicht, soweit ein Verzug auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Anbieters beruht.
3.4 Bei einer Verzögerung der Leistung hat der Kunde im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ein Rücktrittsrecht nur, wenn die Verzögerung vom Anbieter zu vertreten ist. Macht der Kunde wegen der Verzögerung berechtigt Schadens- oder Aufwendungsersatz statt der Leistung geltend, so ist er berechtigt, für
jede vollendete Woche der Verzögerung 1 % des Preises für den Teil der vertraglichen Leistung zu verlangen, der auf Grund der Verzögerung nicht genutzt werden kann, jedoch insgesamt höchstens 10 % dieses Preises; bei Dauerschuldverhältnissen bezogen auf die Vergütung für die jeweils betroffenen Leistungen für das volle Kalenderjahr. Ergänzend und vorrangig gilt ein bei Vertragsabschluss vereinbarter Prozentsatz der bei Vertragsabschluss vereinbarten Vergütung.
4. Sachmängel und Aufwendungsersatz
4.1 Der Anbieter leistet Gewähr für die vertraglich geschuldete Beschaffenheit der Leistungen. Für eine nur unerhebliche Abweichung der Leistungen des Anbieters von der vertragsgemäßen Beschaffenheit bestehen keine Ansprüche wegen Sachmängeln.
Ansprüche wegen Mängeln bestehen auch nicht bei übermäßiger oder unsachgemäßer Nutzung, natürlichem Verschleiß, Versagen von Komponenten der Systemumgebung, nicht reproduzierbaren oder anderweitig durch den Kunden nachweisbaren Softwarefehlern oder bei Schäden, die aufgrund besonderer äußerer Einflüsse entstehen, die nach dem Vertrag nicht vorausgesetzt sind. Dies gilt auch bei nachträgli-
cher Veränderung oder Instandsetzung durch den Kunden oder Dritte, außer diese erschwert die Analyse und die Beseitigung eines Sachmangels nicht.
Für Schadensersatz- und Aufwendungsersatzansprüche gilt Ziffer 6 ergänzend.
4.2 Die Verjährungsfrist für Sachmangelansprüche beträgt ein Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Die gesetzlichen Fristen für den Rückgriff nach § 479 BGB bleiben unberührt. Gleiches gilt, soweit das Gesetz gemäß § 438 Abs. 1 Nr. 2 oder § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB längere Fristen vorschreibt, bei einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels
sowie in den Fällen der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit
sowie für Ansprüche aus dem Produkthaftungsgesetz.
Die Bearbeitung einer Sachmangelanzeige des Kunden durch den Anbieter führt nur zur Hemmung der Verjährung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. Ein Neubeginn der Verjährung tritt dadurch nicht ein.
Eine Nacherfüllung (Neulieferung oder Nachbesserung) kann ausschließlich auf die Verjährung des die Nacherfüllung auslösenden Mangels Einfluss haben.
4.3 Der Anbieter kann Vergütung seines Aufwands verlangen, soweit
a) er aufgrund einer Meldung tätig wird, ohne dass ein Mangel vorliegt, außer der Kunde konnte mit zumutbarem Aufwand nicht erkennen, dass kein Mangel vorlag, oder
b) eine gemeldete Störung nicht reproduzierbar oder anderweitig durch den Kunden als Mangel nachweisbar ist, oder
c) zusätzlicher Aufwand wegen nicht ordnungsgemäßer
Erfüllung der Pflichten des Kunden (siehe auch Ziffern 2.2, 2.3 und 5.2) anfällt.
5. Rechtsmängel
5.1 Für Verletzungen von Rechten Dritter durch seine Leistung haftet der Anbieter nur, soweit die Leistung vertragsgemäß und insbesondere in der vertraglich vereinbarten, sonst in der vorgesehenen Einsatzumgebung unverändert eingesetzt wird.
Der Anbieter haftet für Verletzungen von Rechten Dritter nur innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes sowie am Ort der vertragsgemäßen Nutzung der Leistung. Ziffer 4.1 Satz 1 gilt entsprechend.
5.2 Macht ein Dritter gegenüber dem Kunden geltend, dass eine Leistung des Anbieters seine Rechte verletzt, benachrichtigt der Kunde unverzüglich den Anbieter.
Der Anbieter und ggf. dessen Vorlieferanten sind berechtigt, aber nicht verpflichtet, soweit zulässig die geltend gemachten Ansprüche auf deren Kosten abzuwehren.
Der Kunde ist nicht berechtigt, Ansprüche Dritter anzuerkennen, bevor er dem Anbieter angemessen Gelegenheit gegeben hat, die Rechte Dritter auf andere Art und Weise abzuwehren.
5.3 Werden durch eine Leistung des Anbieters Rechte Dritter verletzt, wird der Anbieter nach eigener Wahl und auf eigene Kosten
a) dem Kunden das Recht zur Nutzung der Leistung verschaffen oder
b) die Leistung rechtsverletzungsfrei gestalten oder
c) die Leistung unter Erstattung der dafür vom Kunden geleisteten Vergütung (abzüglich einer angemessenen Nutzungsentschädigung) zurücknehmen, wenn der Anbieter keine andere Abhilfe mit angemessenem Aufwand erzielen kann.
Die Interessen des Kunden werden dabei angemessen berücksichtigt.
5.4 Ansprüche des Kunden wegen Rechtsmängeln verjähren entsprechend Ziffer 4.2. Für Schadensersatz- und Aufwendungsersatzansprüche des Kunden gilt Ziffe
r 6 ergänzend, für zusätzlichen Aufwand des Anbieters gilt Ziffer 4.3 entsprechend.
6. Allgemeine Haftung des Anbieters
6.1 Der Anbieter haftet dem Kunden stets a) für die von ihm sowie seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schäden,
b) nach dem Produkthaftungsgesetz und
c) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die der Anbieter, seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen zu vertreten haben.
6.2 Der Anbieter haftet bei leichter Fahrlässigkeit nicht, außer soweit er eine wesentliche Vertragspflicht verletzt hat, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht oder deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
Diese Haftung ist bei Sach- und Vermögensschäden auf den vertragstypischen und vorhersehbaren Schaden beschränkt. Dies gilt auch für entgangenen Gewinn und ausgebliebene Einsparungen. Die Haftung für sonstige entfernte Folgeschäden ist ausgeschlossen.
Für einen einzelnen Schadensfall ist die Haftung auf den Vertragswert begrenzt, bei laufender Vergütung auf die Höhe der Vergütung pro Vertragsjahr. Für die Verjährung gilt Ziffer 4.2 entsprechend. Die Vertragspartner können bei Vertragsabschluss eine weitergehende Haftung, üblicherweise gegen eine gesonderte Vergütung, schriftlich vereinbaren. Vorrangig ist eine individual vereinbarte Haftungssumme. Die Haftung gemäß Ziffer 6.1 bleibt von diesem Absatz unberührt.
Ergänzend und vorrangig ist die Haftung des Anbieters wegen leichter Fahrlässigkeit aus dem jeweiligen Vertrag und seiner Durchführung auf Schadens- und
Aufwendungsersatz – unabhängig vom Rechtsgrund – insgesamt begrenzt auf den in diesem Vertrag vereinbarten Prozentsatz der bei Vertragsabschluss vereinbarten Vergütung. Die Haftung gemäß Ziffer 6.1 b) bleibt von diesem Absatz unberührt.
6.3 Aus einer Garantieerklärung haftet der Anbieter nur auf Schadensersatz, wenn dies in der Garantie ausdrücklich übernommen wurde. Diese Haftung unterliegt
bei leichter Fahrlässigkeit den Beschränkungen gemäß Ziffer 6.2.
6.4 Bei Verlust von Daten haftet der Anbieter nur für denjenigen Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den
Kunden erforderlich ist. Bei leichter Fahrlässigkeit des Anbieters tritt diese Haftung nur ein, wenn der Kunde vor der zum Datenverlust führenden Maßnahme eine ordnungsgemäße Datensicherung gemäß den nach Art der Daten angemessenen Sorgfaltspflichten durchgeführt hat.
6.5 Für Aufwendungsersatzansprüche und sonstige Haftungsansprüche des Kunden gegen den Anbieter gelten Ziffern 6.1 bis 6.4 entsprechend. Ziffern 3.3 und 3.4 bleiben unberührt.
7. Datenschutz
Der Kunde wird mit dem Anbieter für einen möglichen Zugriff auf personenbezogene Daten erforderliche Vereinbarungen abschließen und dabei auch die besonderen Voraussetzungen für eine Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO beachten.
Es gilt die Equinox Datenschutzerklärung.
8. Sonstiges
8.1 Der Kunde wird für die Lieferungen oder Leistungen anzuwendende Import und Export-Vorschriften eigenverantwortlich beachten, insbesondere solche der USA. Bei grenzüberschreitender Lieferung oder Leistung trägt der Kunde anfallende Zölle, Gebühren und sonstige Abgaben. Der Kunde wird gesetzliche oder behördliche Verfahren im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Lieferungen oder Leistungen
eigenverantwortlich abwickeln, außer soweit anderes ausdrücklich vereinbart ist.
8.2 Neben den Allgemeinen Vertragsbedingungen gelten für die Nutzung des Paperfly Web Services die besonderen Vertragsbedingungen für die Nutzung von Software über das Internet (SAAS-Equinox).
8.3 Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts ist ausgeschlossen.
8.4 Der Anbieter erbringt seine Leistungen unter Zugrundelegung seiner Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). AGB des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn der Anbieter solchen nicht ausdrücklich widersprochen hat.
Die Annahme der Leistungen durch den Kunden gilt als Anerkennung der AGB des Anbieters unter Verzicht auf AGB des Kunden.
Andere Bedingungen sind nur verbindlich, wenn der Anbieter sie schriftlich anerkannt hat; ergänzend gelten dann die AGB des Anbieters.
8.5 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sollen nur schriftlich vereinbart werden. Soweit Schriftform vereinbart ist (z.B. für Kündigungen, Rücktritt), genügt Textform nicht.
8.6 Gerichtsstand gegenüber einem Kaufmann, einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einem öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist der Sitz des Anbieters. Der Anbieter kann den Kunden auch an dessen Sitz verklagen.
Münster, 28. März 2024.
Historie:
AV Equinox – 25. Oktober 2021
Vertragsbedingungen der Equinox FinTech Solutions GmbH
für die Nutzung von Software über das Internet
(Software as a Service)
-SaaS Equinox-
1. Leistungen
1.1 Der Anbieter stellt die vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere den Zugang zur Software, in seinem Verfügungsbereich (ab Schnittstelle Rechenzentrum zum Internet) bereit. Leitungsumfang und Beschreibung der paperfly Scan- und Portal Software sind der paperfly Leistungsbeschreibung, bzw. dem individuellen Kundenangebot zu entnehmen.
1.2 Darüberhinausgehende Leistungen, etwa die Entwicklung kundenindividueller Lösungen oder erforderliche Anpassungen bedürfen eines gesonderten Vertrages.
1.3 Der Anbieter kann aktualisierte Versionen der Software bereitstellen.
Der Anbieter wird den Kunden über aktualisierte Versionen und entsprechende Nutzungshinweise auf elektronischem Wege informieren und diese entsprechend verfügbar machen.
2. Nutzungsumfang
2.1 Die vertragsgegenständlichen Leistungen dürfen nur durch den Kunden und nur zu den im Vertrag vereinbarten Zwecken verwendet werden. Der Kunde darf während der Laufzeit des Vertrages auf die vertragsgegenständlichen Leistungen mittels Telekommunikation (über das Internet) zugreifen und mittels eines Browsers oder einer anderen geeigneten Anwendung (z.B. „App“) die mit der Software verbundenen
Funktionalitäten vertragsgemäß nutzen. Darüberhinausgehende Rechte, insbesondere an der Software oder den ggf. bereitgestellten Infrastrukturleistungen im jeweiligen Rechenzentrum erhält der Kunde nicht. Jede weitergehende Nutzung bedarf der
vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.
2.2 Der Kunde darf die Software insbesondere nicht über den vereinbarten Nutzungs-umfang hinaus in Anspruch nehmen oder von Dritten nutzen lassen oder sie Dritten zugänglich machen. Insbesondere ist es dem Kunden nicht gestattet, Software oder Teile davon zu vervielfältigen, zu veräußern oder zeitlich begrenzt zu überlassen, zu vermieten oder zu verleihen.
2.3 Der Anbieter ist berechtigt, angemessene technische Maßnahmen zum Schutz vor einer nicht vertragsgemäßen Nutzung zu treffen. Der vertragsgemäße Einsatz der Leistungen darf dadurch nicht mehr als nur unwesentlich beeinträchtigt werden.
2.4 Im Falle eines vertragswidrigen Überschreitens des Nutzungsumfangs durch einen Nutzer oder im Falle einer unberechtigten Nutzungsüberlassung hat der Kunde dem Anbieter auf Verlangen unverzüglich sämtliche ihm verfügbaren Angaben zur
Geltendmachung der Ansprüche wegen der vertragswidrigen Nutzung zu machen, insbesondere Name und Anschrift des Nutzers mitzuteilen.
2.5 Der Anbieter kann die Zugangsberechtigung des Kunden widerrufen und / oder den Vertrag kündigen, wenn der Kunde die ihm gestattete Nutzung erheblich überschreitet oder gegen Regelungen zum Schutz vor unberechtigter Nutzung verstößt. Damit verbunden kann der Anbieter den Zugriff auf die vertraglichen Leistungen unterbrechen bzw. sperren. Der Anbieter hat dem Kunden vorher grundsätzlich eine angemessene Nachfrist zur Abhilfe zu setzen. Der alleinige Widerruf der Zugangsberechtigung gilt nicht zugleich als Kündigung des Vertrages. Den Widerruf der Zugangsberechtigung ohne Kündigung kann der Anbieter nur für eine angemessene Frist, maximal 3 Monate, aufrechterhalten.
2.6 Der Anbieter ist bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen (vgl. Ziff. 6.2) berechtigt, Benutzerkonten auch ohne Fristsetzung temporär einzufrieren oder ganz zu schließen, wenn dies notwendig ist, um Schaden vom Anbieter selbst oder anderen Nutzern abzuwenden und die Sicherheit und den Betrieb der Software sicherzustellen.
2.7 Der Anspruch des Anbieters auf eine Vergütung für die über die vereinbarte Nutzung hinausgehende Nutzung bleibt unberührt.
2.8 Der Kunde hat einen Anspruch auf Wiedereinräumung der Zugangsberechtigung und der Zugriffsmöglichkeit, nachdem er nachgewiesen hat, dass er die vertragswidrige Nutzung eingestellt und eine zukünftige vertragswidrige Nutzung unterbunden hat.
3. Verfügbarkeit, Leistungsmängel
3.1 Die Verfügbarkeit der bereitgestellten Leistungen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung.
3.2 Bei einer nur unerheblichen Minderung der Tauglichkeit der Leistungen zum vertragsgemäßen Gebrauch bestehen keine Ansprüche des Kunden wegen Mängel
n. Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters wegen Mängeln, die bereits zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorhanden waren, ist ausgeschlossen.
4. Datenschutz und Datensicherheit
4.1 Zum Datenschutz gilt unsere Datenschutzerklärung, ergänzend gilt die paperfly Leistungsbeschreibung zur Datensicherheit.
4.2 Soweit der Anbieter auf personenbezogene Daten des Kunden oder aus dessen Bereich zugreifen kann, wird er ausschließlich als Auftragsverarbeiter tätig und diese Daten nur zur Vertragsdurchführung verarbeiten und nutzen. Der Anbieter wird Weisungen des Kunden für den Umgang mit diesen Daten beachten. Der Kunde trägt etwaige nachteilige Folgen solcher Weisungen für die Vertragsdurchführung. Der Kunde wird mit dem Anbieter die Details für den Umgang des Anbieters mit den Daten des Kunden nach den datenschutzrechtlichen Anforderungen vereinbaren. Die Parteien schließen hierzu einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag.
4.3 Der Kunde bleibt sowohl allgemein im Auftragsverhältnis als auch im datenschutzrechtlichen Sinne der Verantwortliche. Verarbeitet der Kunde im Zusammenhang mit dem Vertrag personenbezogene Daten (einschließlich Erhebung und Nutzung), so steht er dafür ein, dass er dazu nach den anwendbaren, insbe-sondere datenschutzrechtlichen Bestimmungen berechtigt ist und stellt im Falle eines Verstoßes den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei.
4.4 Für das Verhältnis zwischen Anbieter und Kunde gilt: Gegenüber der betroffenen Person trägt die Verantwortung für die Verarbeitung (einschließlich Erhebung und Nutzung) personenbezogener Daten der Kunde, außer soweit der Anbieter etwaige Ansprüche der betroffenen Person wegen einer ihm zuzurechnenden Pflichtverletzung zu vertreten hat. Der Kunde wird etwaige Anfragen, Anträge und Ansprüche der betroffenen Person verantwortlich prüfen, bearbeiten und beantworten. Das gilt auch bei einer Inanspruchnahme des Anbieters durch die betroffene Person. Der Anbieter wird den Kunden im Rahmen seiner Pflichten unterstützen.
4.5 Der Anbieter gewährleistet, dass Daten des Kunden ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland gespeichert werden, soweit nichts anderes vereinbart ist.
Eine Übersicht der im Rechenzentrum zum Einsatz kommenden physischen und betrieblichen Sicherheitsprozesse für die Netzwerk- und Serverinfrastruktur, sowie servicespezifische Sicherheitsimplementierungen werden hier beschrieben.
5. Pflichten des Kunden
5.1 Der Kunde hat die ihm bzw. den Nutzern zugeordneten Zugangsberechtigungen
sowie Identifikations- und Authentifikationsinformationen vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen und nicht an Unberechtigte weiterzugeben.
5.2 Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter aufgrund von Rechtsverletzungen freizustellen, die auf einer rechtswidrigen Verwendung des Leistungsgegenstands durch ihn beruhen oder mit seiner Billigung erfolgen. Erkennt de
r Kunde oder muss er erkennen, dass ein solcher Verstoß droht, besteht die Pflicht zur unverzüglichen Unterrichtung des Anbieters.
5.3 Der Kunde hat vom Anbieter zur Verfügung gestellte Möglichkeiten zu nutzen, seine Daten in seinem originären Verantwortungsbereich zu sichern.
6. Vertragswidrige Nutzung, Schadensersatz
6.1 Für jeden Fall, in dem im Verantwortungsbereich des Kunden unberechtigt eine vertragsgegenständliche Leistung in Anspruch genommen wird, hat der Kunde jeweils Schadensersatz in Höhe derjenigen Vergütung zu leisten, die für die vertragsgemäße Nutzung im Rahmen der für diese Leistung geltenden Mindestvertragsdauer angefallen wäre. Der Nachweis, dass der Kunde die unberechtigte Nutzung nicht zu vertreten hat oder kein oder ein wesentlich geringerer Schaden vorliegt, bleibt dem Kunden vorbehalten. Der Anbieter bleibt berechtigt, einen weitergehenden Schaden geltend zu machen.
6.2 Nutzern der paperfly Scan- und Portal Software ist insbesondere verboten:
Die folgende Aufzählung ist nicht abschließend und dient nur der Orientierung.
➔ Die Angabe einer falschen Identität oder das Handeln im Namen einer anderen Person ohne entsprechende Bevollmächtigung
➔ Bewusster Zugriff auf nicht autorisierte Teile der Software
➔ Behinderung der normalen Funktion und Verfügbarkeit der Software durch DDOS Angriffe oder bewusste Überlastung von Core Funktionalitäten durch automatisierte Scripts (das Ausführen von Funktionen in einer Schleife)
➔ Der Upload oder das Übermitteln von invaliden Daten, Viren, Würmern, Schadcode, Malware, oder anderen Angriffe, die keine normale Benutzung des DMS widerspiegeln
➔ Das Entschlüsseln von Datenübertragungen zum Reverse-Engineering der Sicherheitsfunktionalitäten, die Umgehung von Login Prozessen oder der Versuch, das Hacken von DMS Benutzerkonten oder andere Versuche die Sicherheit des DMS zu kompromittieren
➔ Der Versuch die DMS Plattform ohne Zustimmung der Equinox GmBH auf Angriffsvektoren zu scannen (z.B. Portscans), der Versuch Softwarelücken auszunutzen
➔ Der Versuch durch Modifikation von übertragenen Datenpaketen auf Benutzerkonten, das DMS Portal oder fremde Hardware (z.B. Smartphones) zuzugreifen
Reproduktion, Vervielfältigung, Kopie, Verkauf, Tausch, Weiterverkauf, Vermietung, Weiterlizensierung der DMS Plattform oder einzelner Services
➔ Das Einbinden der DMS Plattform oder einzelner Services in eigene Produkte zum Weiterverkauf ohne schriftliche Einwilligung des Anbieters
➔ Die Veröffentlichung von Informationen über die Performance der DMS Plattform, diese Informationen werden als vertraulich angesehen
➔ Das Modifizieren von Services der DMS Plattform durch Eingriffe in den Datenverkehr
➔ Reverse Engineering, desassemblieren, dekompilieren, oder anderer Vorgehensweisen, die darauf gerichtet sind den Source Code, zugrundeliegende Ideen, Algorithmen, Dateiformate oder non-public APIs der DMS Plattform zu erforschen, soweit ein solches Vorgehen in der anzuwendenden Jurisdiktion nicht explizit erlaubt ist und auch dann nur mit Ankündigung, bzw. Information der Equinox GmbH
➔ Verhindern oder Umgehen von Sicherheitsmaßnahmen, Daten- oder Dokument-Übertragungslimits, oder das Konfigurieren von Services der DMS Plattform in einer Art, die geeignet ist, normalerweise anfallende Kosten zu umgehen.
➔ die Distribution von Services der DMS Plattform in einer anderen Art als explizit in diesem Dokument erlaubt
➔ der Zugriff auf das DMS, um ein Konkurrenzprodukt zu erstellen oder Features oder das Benutzerinterface zu kopieren
➔ Die Nutzung des DMS für eine Produktevaluierung, Benchmarks, oder andere Vergleichsanalysen zur öffentlichen Publikation ohne die Zustimmung der Equinox GmbH
➔ Das Entfernen oder Unkenntlichmachen von Markensymbolen, Logos oder Coypright Informationen der Equinox GmbH (inclusive Reports, die aus dem DMS erstellt wurden)
7. Störungsmanagement
7.1 Störungen im Demonstrationsbetrieb
Im kostenlosen Demonstrationsbetrieb übernimmt die Equinox GmbH keinerlei Haftung für Verlust oder Nichterreichbarkeit von Datenbeständen, sofern seitens der Equinox GmbH nicht arglistig, vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt wurde. Ein Anspruch auf Wartung und Pflege ist, soweit gesetzlich zulässig, grundsätzlich ausgeschlossen.
7.2 Der Anbieter wird Störungsmeldungen des Kunden entgegennehmen, den vereinbarten Störungskategorien (Ziffer 7.4) zuordnen und anhand dieser Zuordnung die vereinbarten Maßnahmen zur Analyse und Bereinigung von Störungen durchführen.
7.3 Der Anbieter wird während seiner üblichen Geschäftszeiten ordnungsgemäße Störungsmeldungen des Kunden entgegennehmen und jeweils mit einer Kennung versehen. Auf Anforderung des Kunden bestätigt ihm der Anbieter den Eingang einer Störungsmeldung unter Mitteilung der vergebenen Kennung.
7.4 Soweit nichts anderes vereinbart ist, wird der Anbieter entgegengenommene Störungsmeldungen nach erster Sichtung einer der folgenden Kategorien zuordnen:
a) Schwerwiegende Störung
Die Störung beruht auf einem Fehler der vertragsgegenständlichen Leistungen, der die Nutzung der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere
der Software, unmöglich macht oder nur mit schwerwiegenden Einschränkungen erlaubt. Der Kunde kann dieses Problem nicht in zumutbarer Weise umgehen und deswegen unaufschiebbare Aufgaben nicht erledigen.
b) Sonstige Störung
Die Störung beruht auf einem Fehler der vertragsgegenständlichen Leistungen, der die Nutzung der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere
der Software, durch den Kunden mehr als nur unwesentlich einschränkt, ohne dass eine schwer-wiegende Störung vorliegt.
c) Sonstige Meldung
Störungsmeldungen, die nicht in die Kategorien a)
und b) fallen, werden den sonstigen Meldungen zugeordnet. Sonstige Meldungen werden vom Anbieter nur nach den dafür getroffenen Vereinbarungen behandelt.
7.5 Bei Meldungen über schwerwiegende Störungen und sonstige Störungen wird der Anbieter unverzüglich anhand der vom Kunden mitgeteilten Umstände entsprechende Maßnahmen einleiten, um zunächst die Störungsursache zu lokalisieren.
Stellt sich die mitgeteilte Störung nach erster Analyse nicht als Fehler der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere der bereitgestellten Software, dar, teilt der Anbieter dies dem Kunden unverzüglich mit.
Sonst wird der Anbieter entsprechende Maßnahmen zur weitergehenden Analyse und zur Bereinigung der mitgeteilten Störung veranlassen oder – bei Drittsoftware – die Störungsmeldung zusammen mit seinen Analyseergebnissen dem Vertreiber oder Hersteller der Drittsoftware mit der Bitte um Abhilfe übermitteln.
Der Anbieter wird dem Kunden ihm vorliegende Maßnahmen zur Umgehung oder Bereinigung eines Fehlers der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere der bereitgestellten Software, etwa Handlungsanweisungen oder Korrekturen der bereitgestellten Software, unverzüglich zur Verfügung stellen.
Der Kunde wird solche Maßnahmen zur Umgehung oder Bereinigung von Störungen unverzüglich übernehmen und dem Anbieter bei deren Einsatz etwa verbleibende Störungen unverzüglich erneut melden.
8. Ansprechstelle (Hotline)
8.1 Ansprechstelle Demonstrationsbetrieb
Im kostenlosen Demonstrationsbetrieb besteht kein Anspruch auf Nutzung der Hotline, der Equinox GmbH steht es darüber hinaus frei, den Hotline Service für Testnutzer im kostenlosen Demonstrationsbetrieb jederzeit ohne Angabe von Gründen einzuschränken oder einzustellen. Grundsätzlich freuen wir uns natürlich über Feedback, Wünsche und Anregungen von jedem Interessenten!
8.2 Vertragliche Leistungen
Der Anbieter richtet eine Ansprechstelle für den Kunden ein (Hotline). Diese Stelle bearbeitet die Anfragen des Kunden im Zusammenhang mit den technischen Einsatzvoraussetzungen und -bedingungen der bereitgestellten Software sowie zu
einzelnen funktionalen Aspekten.
8.3 Annahme und Bearbeitung von Anfragen
Voraussetzung für die Annahme und Bearbeitung von Anfragen ist, dass der Kunde gegenüber dem Anbieter fachlich und technisch entsprechend qualifiziert
es Personal benennt, das intern beim Kunden mit der Bearbeitung von Anfragen der Anwender der bereitgestellten Software beauftragt ist. Der Kunde ist verpflichtet, nur über dieses dem Anbieter benannte Personal Anfragen an die Hotline zu richten und dabei vom Anbieter gestellte Formulare zu verwenden.
Die Hotline nimmt solche Anfragen per E-Mail, Telefax und Telefon während der üblichen Geschäftszeiten des Anbieters entgegen.
Die Hotline wird ordnungsgemäße Anfragen im üblichen Geschäftsgang bearbeiten und soweit möglich beantworten. Die Hotline kann zur Beantwortung auf dem Kunden zugängliche Dokumentationen und sonstige Ausbildungsmittel für die bereitgestellte
Software verweisen. Soweit eine Beantwortung durch die Hotline nicht oder nicht zeitnah möglich ist, wird der Anbieter – soweit dies ausdrücklich vereinbart ist – die Anfrage zur Bearbeitung weiterleiten, insbesondere Anfragen zu nicht von ihm hergestellter Software.
Weitergehende Leistungen der Hotline, etwa andere Ansprechzeiten und -fristen sowie Rufbereitschaften oder Einsätze des Anbieters vor Ort beim Kunden sind vorab ausdrücklich zu vereinbaren.
9. Vertragslaufzeit und Vertragsbeendigung
9.1 Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erfolgt ab dem im Vertrag bezeichneten Datum zunächst für die Dauer der im Vertrag vereinbarten Laufzeit. Während dieser Mindestlaufzeit ist eine vorzeitige ordentliche Kündigung beidseitig ausgeschlossen.
9.2 Der Vertrag kann frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit von einem Monat gekündigt werden. Geschieht dies nicht, verlängert sich der Vertrag jeweils um einen weiteren Monat. Eine Rückerstattung für bezahlte aber nach Zugang der Kündigung nicht mehr genutzte Tage zum Monatsende ist ausgeschlossen.
9.3 Das Recht jedes Vertragspartners zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
9.4 Jede Kündigungserklärung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
Es gilt Ziffer 8.4 AV Equinox.
9.5 Der Kunde wird rechtzeitig vor Beendigung des Vertrages seine Datenbestände eigenverantwortlich sichern (etwa durch Download). Auf Wunsch wird der Anbieter den Kunden dabei unterstützen, es gilt Ziffer 4.3 AV Equinox. Eine Zugriffmöglichkeit des Kunden auf diese Datenbestände wird nach Beendigung des Vertrages schon aus Gründen der Auftragsdatenverarbeitung regelmäßig nicht mehr gegeben sein.
10. Geltung der AV Equinox
Ergänzend gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen der AV Equinox.
Münster, 25. Oktober 2021.
Leistungsbeschreibung
1. Allgemein
Paperfly ist ein Dokumentenanforderungsmanagementsystem (Document Request Management System – DRMS) für Unternehmen, welches dem Kunden hilft, Geschäftsprozessworkflows zu optimieren. Analoge und digitale Dokumente können auf mobilen Endgeräten oder Desktop Computern fallbezogen eingepflegt, typisiert, qualitätsgesichert, annotiert, getaggt und durchsuchbar gemacht, sowie an Schnittstellen verschiedener Standardsoftwarepakete und Cloud-Lösungen übergeben werden.
Grundfunktionalitäten wie das das Senden von bis zu 10 Dokumentenanfragen pro Monat sind im Demonstrationsbetrieb kostenfrei. Der Speicherplatz im Demobetrieb ist auf 1GB beschränkt. Der produktive Einsatz des Systems im Demobetrieb ist erlaubt. Es soll dem Kunden hier vielmehr eine zeitlich unbeschränkte und einfache Möglichkeit an die Hand gegeben werden, das DRMS in seinem Geschäftsumfeld vor Abschluss eines Abonnements zu prüfen, um sich von der Stabilität, Arbeits- und Zeitersparnis zu überzeugen.
2. Leistungen
2.1 Document Collection
Paperfly Document Collection bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, Dokumente von anderen Drittparteien anzufordern. Um die Document Collection Funktion zu nutzen, muss der Nutzer den entsprechenden Baustein der Anfrage hinzufügen. Der Nutzer kann den Titel des anzufordernden Dokuments ändern, sowie festlegen, ob es sich um ein optionales Dokument handelt. Der Empfänger der Anfrage kann das angeforderte Dokument mit seinem Smartphone abfotografieren/scannen und hochladen. Paperfly unterstützt den Empfänger beim Scannen der Dokumente durch folgende Funktionen: Automatische Randerkennung, Automatische Perspektivkorrektur, sowie Automatische Bildoptimierung.
2.2 Paperfly Quick Forms
Paperfly QuickForms bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, Web-Formulare per Drag and Drop zu erstellen. Um die QuickForms Funktion zu nutzen, muss der Nutzer den entsprechenden Baustein der Anfrage hinzufügen. Der Nutzer kann sich bei der Erstellung einer Anfrage entscheiden, ob er ein neues QuickForm erstellen möchte, oder ob er eine bestehende Vorlage benutzen möchte. Ein QuickForm kann aus folgenden Komponenten bestehen: Textfeld, Zahlenfeld, Mehrzeiliges Textfeld, Datumsauswahl, Checkboxen, Auswahlliste, Optionsfeld, Link, Überschrift, Paragraph, Trennlinie. Wenn die Unterschriftsfunktion für das Nutzerkonto aktiviert/bestellt wurde, wird auch ein Unterschriftsfeld dazu angezeigt. Das QuickForm wird dem Empfänger zum Ausfüllen angezeigt. Der Empfänger kann eine Anfrage abschließen, wenn er alle Pflichtfelder ausgefüllt hat.
2.3 Paperfly Mobile PDF
Paperfly Mobile PDF bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, vorhandene PDF-Dateien hochzuladen, zu bearbeiten und an Drittparteien zu senden. Wenn die hochgeladene PDF-Datei ausfüllbare Felder enthält, werden diese – soweit die Felder mit den Paperfly-Feldern kompatibel sind – in Paperfly übernommen. Darüber hinaus hat der Nutzer die Möglichkeit folgende Felder manuell hinzuzufügen: Textfeld, Zahlenfeld, Mehrzeiliges Textfeld, Datumsauswahl, Checkboxen, Auswahlliste, Optionsfeld, Link. Wenn die Unterschriftsfunktion für das Nutzerkonto aktiviert/bestellt wurde, wird auch ein Unterschriftsfeld dazu angezeigt. Das QuickForm wird dem Empfänger zum Ausfüllen angezeigt. Der Empfänger kann eine Anfrage abschließen, wenn er alle Pflichtfelder ausgefüllt hat.
2.4 Elektronische Signatur
Paperfly bietet die elektronische Signatur nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG an. Die Paperfly-Funktion der elektronischen Signatur kann nur in Kombination mit Mobile PDF oder QuickForms genutzt werden. Ist die Funktion der elektronischen Signatur aktiviert, kann der Nutzer ein Unterschriftsfeld in das Dokument hinzufügen. Der Empfänger bekommt die Anfrage per E-Mail oder SMS zugestellt. Ist die Anfrage durch eine Zweifach-Authentifizierung verschlüsselt, muss der Empfänger erstmal den ihm über einen anderen Kommunikationskanal mittgeteilten Sicherheitsschlüssel eingeben, um die Anfrage sehen zu können. Der Empfänger muss auf das Unterschriftsfeld klicken, um das Dokument zu unterschreiben. Er hat die Möglichkeit entweder ein bestehendes Unterschriftsbild hochzuladen oder direkt auf dem Bildschirm mit dem Finger/Mauszeiger zu unterschreiben. Wird eine Anfrage, die mindestens ein Unterschriftsfeld enthält, abgeschlossen, wird von dem Paperfly-Server der Zeitpunkt der Datenübertragung protokolliert. Aus den ursprünglich hochgeladenen Dokumentseiten sowie aus den vom Nutzer eingegebenen Daten (inkl. Unterschriftsbild) wird eine neue Datei erstellt. Die Datei wird mit einem Zertifikat signiert und gegen Änderungen gesperrt. Paperfly stellt dem Nutzer einen Audit-Trail zur Verfügung, in dem alle Prozessschritte protokolliert sind.
2.5 Payment Collection
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, Zahlungen von Drittparteien anzufordern. Equinox FinTech Solutions GmbH arbeitet mit Stripe Payments Europe, Limited, um Payment Collection in Paperfly anzubieten. Bevor die Payment Collection Funktion genutzt werden kann, muss ein Bevollmächtigter des Unternehmens den Onboarding-Prozess von Stripe durchlaufen. Ist der Onboarding-Prozess abgeschlossen, kann der Nutzer eine Zahlungsanfoderung durch den entsprechenden Baustein der Anfrage hinzufügen. Der Nutzer muss den Betrag eingeben, den er vom Empfänger der Anfrage anfordert, sowie einen Verwendungszweck. Dem Empfänger der Anfrage werden verschiedene Möglichkeiten angeboten, um den angeforderten Betrag zu bezahlen. Der vom Empfänger erhaltene Betrag wird dem Unternehmen (Kunden von Equinox FinTech Solutions GmbH) in Stripe gutgeschrieben. Der Kunde kann festlegen, ob das angesammelte Guthaben ihm täglich, wöchentlich oder monatlich ausgezahlt wird. Alternativ kann der Kunde die Auszahlung manuell vornehmen.
2.6 Dokument zur Information
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, dem Empfänger ein Dokument zur Information zu senden. Der Nutzer kann entweder eine neue Datei (PDF, PNG, JPG) hochladen, oder eine bestehende Vorlage nutzen. Der Empfänger schickt keine Daten zurück.
2.7 Dokument zur Sofortbestätigung
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, dem Empfänger ein Dokument zu senden, dessen Inhalt der Empfänger lesen und bestätigen muss. Der Nutzer kann entweder eine neue Datei (PDF, PNG, JPG) hochladen, oder eine bestehende Vorlage nutzen. Eine Anfrage kann nur abgeschlossen werden, wenn der Empfänger das Dokument bis nach unten gescrollt hat und auf den Bestätigen-Button geklickt hat. Der Nutzer kann festlegen, wie der Button heißen soll.
2.8 Team Funktionen
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an in einem Team mit anderen Nutzern des gleichen Unternehmens zusammen zu arbeiten. Alle Nutzer eines Teams können alle Anfragen sehen, die vom einem Teammitglied erstellt wurden. Jedes Teammitglied hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionalitäten der Teamanfragen.
2.9 Vorlagen
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeiten an, häufig genutzte Dokumentenanfragen als Vorlage zu speichern. Darüber hinaus kann der Nutzer auch für einzelne Anfragebausteine Vorlagen anlegen. Es können folgende Vorlagearten angelegt werden: Workflow, QuickForm, PDF-Formular, Dokument zur Information, Dokument zur Sofortbestätigung.
2.10 Zwei-Faktor-Authentifizierung
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, eine Dokumentenanfrage durch einen freiwählbaren Sicherheitsschlüssel zu verschlüsseln. Der Sicherheitsschlüssel muss dem Empfänger der Anfrage über einen Kommunikationskanal außerhalb von Paperfly (z.B. telefonisch) mittgeteilt werden. Der Empfänger der Anfrage kann den Inhalt der Anfrage erst sehen, wenn er den mittgeteilten Sicherheitsschlüssel eingibt.
2.11 OCR
Dokumente, die eingereicht werden, können – wenn aktiviert – von Paperfly inhaltlich durch Long Short Term Memory OCR geparst werden. Aktuell werden nur Dokumente in der deutschen Sprache unterstützt. Andere Sprachen werden auf Anfrage angeboten. Der aus dem Dokument extrahierte Text steht dem Nutzer zum Exportieren bereit.
2.12 Paperfly Web Portal
Das Paperfly WebPortal ist eine Webanwendung, die es dem Nutzer erlaubt die Paperfly-Funktionen direkt im Browser zu nutzen. Für die Nutzung des Paperfly WebPortal muss der Nutzer sich registrieren. Für die Registrierung ist erforderlich, dass der Nutzer folgende Daten eingibt: Vorname, Nachname, E-Mail, Passwort, sowie einen Einladungscode. Den Einladungscode erhält der Nutzer entweder von Paperfly bei der erstmaligen Einrichtung, oder von seinem Vorgesetzten im Unternehmen, wenn der Nutzer zu einem Team hinzugefügt wird.
3. Leistungen
3.1 Grundlegende kostenlose Leistungen im Demonstrationsbetrieb:
– Zugriff auf die Desktop Browser-Anwendung Paperfly WebPortal zur Verwaltung der Dokumente, Dokumentenanfragen und Geschäftsvorfall-Templates
– Erstellung einer beliebige Anzahl Templates für Geschäftsvorfälle
– Bis zu 10 Dokumentenanfragen per E-Mail oder SMS.
– In Papierform vorliegende Dokumente können mittels einer kostenlos aufrufbaren Progressiven Client Webanwendung (Client PWA) auf Android oder iOS-Smartphones gescannt, hochgeladen und automatisiert in das System eingepflegt werden
– manueller Import von digitalen Dokumenten im PDF Format über ein Upload-Formular im Browser
– 1 GB nicht öffentlicher Speicherplatz wird auf einem Rechenzentrum in Deutschland zur Verfügung gestellt.
– Dokumente werden bei Nutzung des von Equinox zur Verfügung gestellten Cloud-Speicher nach dem 256-bit Advanced Encryption Standard (AES-256) verschlüsselt gespeichert
– angeforderte Dokumente, die in das DRMS importiert wurden, können jederzeit von der anfordernden Entität gelöscht werden.
Die Verfügbarkeit des Systems sowie die räumlichen Nutzungsbeschränkungen können den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der
Equinox GmbH (AV Equinox), sowie den Vertragsbedingungen für die Nutzung von Software über das Internet (SAAS-Equinox) entnommen werden.
3.2 Out-of-the-box workflows, Custom workflows
Es werden einige Standard-Geschäftsvorfall-Workflows als Anwendungs-Beispiele des DMS mitgeliefert. Darüber hinaus können beliebig viele Custom Workflows für Geschäftsvorfälle definiert werden.
3.3 Cloud Storage, Verschlüsselung
Dokumente werden in einem deutschen Rechenzentrum mit serverseitiger 256-Bit AES Verschlüsselung gespeichert.
3.4 PDF-Export
Der Nutzer hat zu jeder Zeit die Möglichkeit einzelne oder mehrere Dokumente als PDF herunterzuladen und lokal abzuspeichern.
3.5 Geschäftliche Nutzung
Das Paperfly DRMS richtet sich explizit an Unternehmer, Gewerbetreibende, Freiberufler und öffentliche Institutionen. Eine geschäftliche Nutzung im kostenlosen Demonstrationsmodus ist erlaubt. (vgl. Leistungsbeschreibung 1. Allgemein).
4. Kostenpflichtige Abonnements
Ein kostenpflichtiges Abonnement ergänzt den kostenlosen Funktionsumfang des Paperfly DRMS. Im kostenpflichtigen Abonnement ist die Gesamtanzahl der möglichen Requests pro Monat nicht begrenzt.
5. Unterstützte Formate und Dateigrößen
Nachfolgend aufgelistete Dateiformate können im Paperfly DRMS verarbeitet werden:
· JPEG
· PNG
Dateien, die größer als 50MB sind werden vom paperfly DRMS unterhalb eines Enterprise Service Levels nicht verarbeitet.
6. Systemvoraussetzungen
Sämtliche Nutzerdaten und Dokumente werden auf einem Rechenzentrum innerhalb Deutschlands gespeichert. Voraussetzung für das Senden von Dokumentenanfragen und die Nutzung des Paperfly WebPortals auf allen zur Verfügung gestellten Plattformen, ist die Übermittlung der Zugangsdaten an Paperfly beim Start des Systems.
Die Bereitstellung und Überlassung des erforderlichen Internet-Zugangs, die Verbindungen zum Internet sowie die erforderliche technische Ausstattung wie Rechner und Browser bzw. mobile Endgeräte erfolgt nicht durch die Equinox GmbH.
7. Webapplikation
Die Webapplikationen Paperfly WebPortal und Paperfly Client PWA sind in der Regel mit den derzeit aktuellsten Versionen von Chrome, Mozilla Firefox, Opera und Safari kompatibel. Die jeweils aktuellste genaue Auflistung der kompatiblen Browser mit Versionsnummernangabe wird unter Systemvoraussetzungen bereitgestellt.
Die Equinox GmbH kann den vollen Funktionsumfang nur bei Verwendung der dort genannten Browser innerhalb der angegebenen Softwareversionierung gewährleisten. Um alle Funktionalitäten nutzen zu können, müssen JavaScript und Cookies aktiviert sein.
8. Unterstützung mobiler Endgeräte
Die Equinox GmbH stellt dem Nutzer neben der Paperfly Desktop Portal Webapplikation eine mobile Webapplikation für Android- und iOS Endgeräte zur Verfügung. Eine Auflistung der minimalen Betriebssystemanforderungen findet sich hier.
Neben der Upload Funktionalität über ein Web-Formular kann auch die Kamera eines mobilen Endgerätes (soweit technisch vorhanden) genutzt werden, um ein Dokument zu scannen und anschließend im Paperfly DRMS einzupflegen.
9. Support
Der Nutzer kann sich bei Fragen und Problemen an support@equinox-fintech.de wenden.
Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Equinox GmbH (AV Equinox), sowie die Vertragsbedingungen für die Nutzung von Software über das Internet (SAAS-Equinox).
Münster, 1. Mai 2019.
Datenschutzerklärung
1. Begriffsbestimmungen
2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
3. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
4. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen
5. Registrierung auf unserer Internetseite
6. Kontaktmöglichkeit über die Internetseite
7. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten
8. Rechte der betroffenen Person
9. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
10. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Google Analytics (mit Anonymisierungsfunktion)
11. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Google-AdWords
12. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Twitter
13. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Paperfly für Microsoft Teams
15. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden
16. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
17. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten; Erforderlichkeit für den Vertragsabschluss; Verpflichtung der betroffenen Person, die personenbezogenen Daten bereitzustellen; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
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