Die 3 Arten der elektronischen Signatur mit Paperfly
Die Qualifizierte Signatur
Eine qualifizierte Signatur ist eine elektronische Signatur, die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung (Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) der Europäischen Union entspricht.
Die qualifizierte Signatur (QES) ermöglicht die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und stellt sicher, dass das unterzeichnete Dokument nicht nachträglich geändert wurde. Sie gilt in rechtlicher Hinsicht als äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift auf Papier und sollte überall dort verwendet werden, wo die Schriftform gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben wurde (z.B. unbefristeter Mietvertrag, Konsumkreditvertrag, Leiharbeitsvertrag oder Verbraucherdarlehensvertrag).
Um eine qualifizierte Signatur zu erstellen, muss der Unterzeichner ein qualifiziertes Zertifikat verwenden, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde. Die Erstellung einer qualifizierten Signatur erfordert die erstmalige Identifizierung des Unterzeichners z.B. per Video-Ident Verfahren. Bleiben E-Mail und Mobilfunknummer des Unterzeichnenden bei zukünftigen Rechtsgeschäften gleich, so kann der Identifizierungvorgang künftig übersprungen werden.
Die Verwendung von spezieller Hardware, wie etwa Kartenlesegeräten, ist bei Paperfly nicht erforderlich.
Um sich rechtskonform zu identifizieren, können Sie bei der QES zwischen verschiedenen Methoden wählen:
- Video-Identifizierungsverfahren
- Webbasiertes Auto-Identverfahren (ohne App)
- eID-Funktion des deutschen Personalausweises
- Handy-Signatur & ID Austria
- Persönliche Identifizierung am POS (Point-of-Sale)
► Eine qualifizierte Signatur ist nur dann erforderlich, wenn dies explizit durch ein Gesetz vorgeschrieben ist.
Die fortgeschrittene Signatur
Im Gegensatz zur qualifizierten Signatur erfordert eine fortgeschrittene Signatur (FES) kein spezielles Zertifikat oder spezielle Hardware und kann mit verschiedenen Signaturmethoden erstellt werden.
Die genauen Anforderungen an eine fortgeschrittene Signatur können je nach Land unterschiedlich sein, aber im Allgemeinen muss sie folgende Kriterien erfüllen:
- Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
- Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
- Sie wird unter Verwendung elektronischer Signatur- erstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
- Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar ist.
Im Vergleich zur qualifizierten Signatur bietet eine fortgeschrittene Signatur ein höheres Maß an Flexibilität und kann mit verschiedenen Technologien wie z. B. digitalen Zertifikaten, biometrischen Daten (mit DSGVO Zustimmung) und SMS PIN-Codes erstellt werden. Paperfly bietet zusätzlich zu Textfeldern für elektronische Unterschriften auch die Möglichkeit eine FES mit einem Sofort-Bestätigungs-Button auszulösen.
► Multi-Faktor-Autorisierung sorgt bei der fortgeschrittenen Signatur für zusätzliche Sicherheit.
Die einfache Signatur
Eine einfache Signatur (EES) ist eine elektronische Signatur, die im Vergleich zu fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen weniger strenge Anforderungen erfüllt. Eine einfache Signatur kann beispielsweise aus einer gescannten Unterschrift, einer handschriftlichen Touch-Eingabe oder dem Druck eines Button bestehen. Es gibt keine speziellen Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichners oder die Integrität des unterzeichneten Dokuments.
Obwohl eine einfache Signatur schnell und einfach zu erstellen ist, ist sie rechtlich oft weniger bindend als fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen. Es kann schwierig sein, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen oder zu beweisen, dass das Dokument nicht manipuliert wurde. Aus diesem Grund versiegelt Paperfly auch Dokumente mit einfachen Signaturen mittels digitalen Zeitstempels mit einem individuell einzigartigen digitalen Zertifikat gegen Veränderungen, um die Integrität der Dokumente zu gewährleisten. Der gesamte Signaturprozess wird zusätzlich in einem Audit Trail mit Telefon bzw. E-Mail, Standort, IP- und Biometriedaten protokolliert, was die rechtliche Beweisbarkeit und Zuordnung des Vorgangs zu einer Person erleichtert.
► Nicht qualifizierte elektronische Signaturen können vor Gericht nicht allein deshalb als Beweismittel abgelehnt werden, weil sie in elektronischer Form vorliegen.
In Deutschland ist eine einfache Signatur in der Regel für die folgenden Arten von Dokumenten ausreichend:
- Personalunterlagen
- Vertraulichkeitsvereinbarungen
- Medizinische Unterlagen
- Bankunterlagen
- Eigentumsvereinbarungen
- Lizenzvereinbarungen
- Versicherungsdokumente
- Bildungs- und Ausbildungsdokumente
Paperfly ist die schnellste und nutzerfreundlichste Mobile- und Desktop-Lösung,
um Dokumente, Daten, Signaturen, Legitimationen und Zahlungen von Ihren Kunden anzufordern.
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Paperfly Integrationen
FAQs
eIDAS steht für “Electronic Identification, Authentication and Trust Services” und bezieht sich auf eine Verordnung der Europäischen Union (EU) zur Regulierung von elektronischen Identifizierungs-, Authentifizierungs- und Vertrauensdiensten im europäischen Binnenmarkt.
Im Kontext von elektronischen Signaturen bedeutet eIDAS-Konformität, dass die elektronische Signatur den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entspricht und somit in allen Mitgliedstaaten der EU rechtlich anerkannt ist. Eine eIDAS-konforme elektronische Signatur bietet eine rechtlich sichere Möglichkeit, elektronische Dokumente und Transaktionen zu signieren und zu authentifizieren.
Paperfly nutzt Audit Trails um den gesamten Signaturprozess zu protokollieren, dabei werden Telefon bzw. E-Mail, Standort, IP- und Biometriedaten (mit DSGVO Zustimmung) protokolliert, was die rechtliche Beweisbarkeit und Zuordnung des Vorgangs zu den zeichnenden Personen erleichtert. Genau wie die unterzeichneten Dokumente selbst, werden auch Audit Trails digital versiegelt und gegen Manipulation geschützt.
Paperfly bietet Ihnen eine umfangreiche und ausführlich dokumentierte REST API mit denen eine Einbindung in eigene Systeme zum Kinderspiel wird. Zögern Sie nicht unseren technischen Support für Anfragen zu kontaktieren.
Aber sicher! Das Paperfly Webportal bietet seinen Nutzern die komfortablesten Features und die bedienungsfreundlichste Benutzeroberfläche weltweit. Importieren Sie vorhandende PDF oder Office-Dokumente, oder erstellen Sie elektronisch unterschreibbare Webformulare per Drag ‘n Drop on the fly.
Paperfly erlaubt zudem auch das Arbeiten in Teams mit eigenen voneinander getrennten Workspaces. Mit Paperfly gestalten Sie Ihre Dokumenten-Workflows genau passend für Ihr Unternehmen.
Im Paperfly Webportal lassen sich bereits vorhandene PDF Dokumente einfach importieren, dabei werden alle Eingabefelder automatisch erkannt. PDF Dokumente werden von Paperfly so aufbereitet, dass sie sich problemlos auf Smartphones ausfüllen und bei Bedarf auch unterschreiben lassen.
Die Erstellung von Vorlagen für die Wiederverwendbarkeit häufig genutzter Dokumente wird selbstverständlich unterstützt.
Paperfly bietet für alle Signaturstufen (einfach, fortgeschritten und qualifiziert) eine browserbasierte Lösung an, die ohne App Installation beim Kunden auskommt.
Ja, Sie und Ihre Kunden können mehrere Dokumente gleichzeitig qualifiziert unterschreiben.
Paperfly unterstüzt eine Zwei-Faktor-Authentisierung je nach UseCase via E-Mail, SMS-Authentifizierung oder Voice Call Authentication.
Wir bieten Unternehmen grundsätzlich auch die Möglichkeit Paperfly im eigenen Rechenzentrum zu hosten.
Die Lösung ist dockerized und einfach zu betreiben. Wartung und Supportverträge bieten wir optional. Für vertiefende Informationen reservieren Sie sich noch heute einen Beratertermin!
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