Nach der Bearbeitung eines Schadenfalls muss der Schadenregulierer einen Bericht erstellen. Häufig geschieht das in Word oder PDF, ergänzt um Fotos und weitere Anhänge. Dadurch entstehen Berichte, die sich in Aufbau und Detailtiefe deutlich unterscheiden können.

In der Praxis müssen Versicherer eingehende Berichte dann oft erst mühsam lesen, relevante Angaben heraussuchen und Dokumente und Fotos manuell zuordnen.

Mit Paperfly kommt der Rücklauf bereits in der Form an, in der der Innendienst ihn braucht: strukturiert erfasst, vollständig zugeordnet und direkt als fertiger Bericht nutzbar.

Serie: Digitale Schadenprozesse für Versicherer

Wie durchgängige digitale Workflows Kommunikation, Dokumente und Entscheidungen im Schadenfall automatisieren.


Das erwartet Sie in diesem Artikel:

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Warum klassische Berichte unnötig Arbeit verursachen

Ohne geführten Prozess hängt die Qualität des Berichts stark davon ab, wie Informationen erfasst und zur Verfügung gestellt werden. Interne und externe Schadenregulierer arbeiten teilweise mit sehr unterschiedlichen Vorlagen, Strukturen und Abläufen. Das zeigt sich bereits bei der Erstellung:

  • Benötigte Angaben müssen eigenständig berücksichtigt und passend dokumentiert werden.
  • Wichtige Informationen landen teils in langen oder unübersichtlichen Freitexten.
  • Fotos, KVA und weitere Unterlagen müssen separat zusammengestellt und übermittelt werden.

Aus Sicht des Innendienstes:

  • Mitarbeiter müssen relevante Angaben zeitintensiv suchen und prüfen.
  • Berichte unterscheiden sich stark in Aufbau, Detailtiefe und Übersichtlichkeit.
  • Fotos und Dokumente müssen manuell dem jeweiligen Fall zugeordnet werden.

Das Problem beginnt also bei der Erstellung. Je stärker sich die Berichte unterscheiden, desto mehr Nacharbeit fällt im Innendienst an.

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So wird aus dem Rücklauf direkt ein fertiger Regulierungsbericht

Der Versicherer stellt den Workflow dem Schadenregulierer bereit, Paperfly führt anschließend den Nutzer durch den gesamten Vorgang.

  1. Geführte Erfassung: Paperfly leitet Schritt für Schritt durch den Vorgang. Nach der Auswahl von Bericht- und Schadenart folgen die Basisdaten sowie die fachlichen Angaben (z. B. Ursache, Schadenhöhe, Regulierungsdetails).
  2. Dynamische Dokumentenanforderung: Welche Unterlagen benötigt werden, ergibt sich automatisch aus den Angaben im jeweiligen Schadenfall. Besteht beispielsweise ein Mietverhältnis, wird der Mietvertrag als erforderliches Dokument in den Ablauf aufgenommen. Fotos, KVA und weitere Nachweise werden anschließend direkt im selben Prozess hochgeladen.
  3. Fehlendes gezielt nachfordern: Fehlen noch Unterlagen, etwa ein Kostenvoranschlag, können auch Kunden oder beauftragte Experten direkt in den Ablauf eingebunden werden. Sie erhalten einen eigenen digitalen Workflow und reichen die benötigten Dokumente dort nach.

Der Schadenregulierer muss den Bericht nicht jedes Mal neu aufbauen. Die Struktur steht bereits fest. Er kann sich auf den Fall konzentrieren, während der Versicherer die Angaben in einer klaren und bekannten Form zurückerhält. Entscheidend ist nicht nur, dass Informationen digital erfasst werden. Entscheidend ist, dass sie beim Versicherer bereits in einer einheitlichen Struktur ankommen.

Ob interner oder externer Schadenregulierer: Der Versicherer gibt für alle Beteiligten denselben Ablauf und dieselbe Berichtsstruktur vor.

Am Ende steht sofort der fertige PDF-Bericht

Aus den erfassten Angaben erzeugt Paperfly automatisch einen fertigen Schadenregulierungsbericht, inklusive professionellem Deckblatt und klarer Gliederung. Wichtige Daten stehen an festen Plätzen und sind nicht mehr in Freitexten versteckt. Alle Anhänge bleiben eindeutig zugeordnet.

Der Schadenregulierer liefert damit nicht nur einzelne Daten oder Dateien ab. Er liefert einen fertigen Bericht.

Flexibel im Einsatz:

  • Geräteunabhängig starten: Der Schadenregulierer kann den Workflow auf Notebook, Tablet oder Smartphone öffnen und direkt mit der Bearbeitung beginnen. Auch während der Bearbeitung kann das Gerät gewechselt werden.
  • App-Feeling ohne Installation: Auf dem Smartphone lässt sich Paperfly über ein Icon direkt wie eine App starten.
  • Auch offline nutzbar: Der Schadenregulierer kann vor Ort weiterarbeiten, selbst wenn keine stabile Internetverbindung besteht.
Für Versicherer sinkt damit die Einstiegshürde deutlich: Sie können einen festen digitalen Ablauf vorgeben, ohne neue Software auf den Geräten der Schadenregulierer installieren zu müssen.

Warum nicht einfach PDF, E-Mail oder Online-Formular?

Klassische Alternativen lösen hier nur Teilprobleme:

  • PDF und Word geben dem Bericht ein Format, führen den Schadenregulierer aber nicht durch den Fall.
  • E-Mails transportieren Dateien, sorgen jedoch nicht für einen einheitlichen Rücklauf.
  • Online-Formulare können Daten erfassen, verbinden aber nicht automatisch Auftrag, Bericht, Fotos, Unterlagen, weitere Beteiligte, Status und fertigen Output.
  • Eine eigene App kann den Prozess abbilden, muss aber entwickelt, verteilt und auf den Geräten auch genutzt werden.

Paperfly verbindet diese Schritte in einem durchgängigen Ablauf. Der Versicherer gibt die Struktur vor. Der Schadenregulierer arbeitet darin. Der fertige Bericht entsteht direkt aus dem Prozess.

Geführte Datenerfassung, Dokumente und Output in einem End-to-End-Workflow.

Was Versicherer konkret gewinnen

Ein Rücklauf, auf den Verlass ist:

  • Weniger Nacharbeit: Die Informationen kommen strukturiert zurück und müssen nicht erst aus Berichten herausgesucht werden.
  • Sofortige Verfügbarkeit: Der fertige PDF-Bericht liegt direkt nach Abschluss des Workflows vor.
  • Einheitliche Qualität: Vorgegebene Strukturen sorgen für einen gleichbleibenden Aufbau der Berichte.
  • Mehr Transparenz: Der Versicherer sieht, welche Unterlagen eingereicht wurden und was noch aussteht.
  • Passender Output: Der Bericht ist übersichtlich aufgebaut, professionell gestaltet und leichter zu erfassen.
Der wirtschaftliche Gewinn entsteht direkt im Prozess: Der Schadenregulierer arbeitet geführt, der Innendienst erhält einen fertigen Bericht. Dadurch sinkt der Aufwand auf beiden Seiten und die weitere Schadenbearbeitung kann schneller ablaufen.

Der Bericht ist fertig, noch bevor sich der Regulierer verabschiedet hat

Versicherer erhalten mit Paperfly nicht nur einzelne Angaben und Dateien zurück, sondern einen sofort einsatzbereiten Schadenregulierungsbericht. Die Struktur entsteht bereits während des Rücklaufs und nicht erst durch Nacharbeit im Innendienst. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Bericht von einem internen oder externen Schadenregulierer erstellt wird.

So kommt der Vorgang in der Form zurück, in der er weiterbearbeitet werden kann: einheitlich aufgebaut, vollständig zugeordnet und direkt für die weitere Bearbeitung nutzbar.