Intelligente Formulare in der Versicherung: Vom PDF zum smarten Abschluss

Klassische PDF-Formulare und manuelle Erfassungsprozesse bremsen Versicherer aus. Medienbrüche, fehlerhafte Eingaben und lange Bearbeitungszeiten sind im Neugeschäft wie im Bestandsgeschäft noch weit verbreitet. Anträge werden per E-Mail hin- und hergeschickt, Daten manuell übertragen und fehlende Angaben später telefonisch nachgereicht: ein Setup, das Abbrüche, Nacharbeiten und unzufriedene Kunden fördert.

Intelligente Formulare sind der nächste Entwicklungsschritt. Sie bestehen aus digitalen Web- oder PDF-Formularen, die durch Logik- und Prüfregeln gesteuert und bei Bedarf zu einer durchgängigen Customer Journey verbunden werden. Sie passen sich den Eingaben der Nutzer an, validieren Daten in Echtzeit und übergeben vollständige Informationen direkt an nachgelagerte Workflows.

Intelligentes Formular = ein digitales, regelbasiertes Formular, das Eingaben dynamisch steuert, Daten in Echtzeit validiert und fehlende Informationen automatisch erkennt. Es stellt sicher, dass vollständige und konsistente Daten entstehen und übergibt diese strukturiert an nachgelagerte Systeme oder Workflows.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Warum intelligente Formulare die Versicherungsbranche verändern

Die Versicherungsbranche verarbeitet täglich große Mengen an Kundendaten: von Angebotsfragen über Risikoangaben bis hin zu Gesundheitsinformationen oder Vertragsdetails. Oft entstehen dabei noch Medienbrüche: PDF-Formulare werden manuell ausgefüllt, per E-Mail zurückgeschickt, nacherfasst und bei Rückfragen erneut korrigiert. Das erzeugt Verzögerungen, Fehler und vermeidbare Nachfragen, die sowohl Vertrieb als auch Backoffice belasten.

Intelligente Formulare lösen genau diese Engpässe auf. Sie führen Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess, zeigen nur relevante Felder an, prüfen Eingaben in Echtzeit und stellen sicher, dass vollständige Daten beim Versicherer ankommen.

Klassische Formulare vs. Intelligente Formulare

Damit wird klar: Intelligente Formulare sind der Startpunkt eines standardisierbaren End-to-End-Prozesses.

Technische Grundlagen intelligenter Formulare

Intelligente Formulare bilden das Rückgrat effizienter digitaler Versicherungsprozesse. Sie kombinieren digitale Formularbausteine (Web- oder PDF-basiert) mit Regeln, die steuern, welche Informationen wann abgefragt, geprüft und weitergeleitet werden. Aus einzelnen Formularmodulen entsteht so ein konsistenter, regelbasierter digitaler Prozess, der in unterschiedlichsten Szenarien eingesetzt werden kann.

• Intelligente Formulare erfolgreich implementieren: Dynamische Felder und kontextsensitive Logik: Formulare passen sich automatisch an die Eingaben an: Nur relevante Felder werden angezeigt, Folgefragen richten sich nach den vorherigen Angaben. Das reduziert unnötige Komplexität, vermeidet unvollständige Eingaben und führt Nutzer klar durch den Prozess.
• Automatisierte Validierungen und Prüfregeln: Eingaben werden bereits während der Erfassung geprüft, etwa auf Vollständigkeit, Format oder Plausibilität (z. B. Telefonnummern, Geburtsdaten, Versicherungsnummern).
• Einbettung von ID-Prüfung und Dokumentenlogik: Intelligente Formulare können Identitätsprüfungen (z. B. eID, BankIdent, VideoIdent) und Dokumentenanforderungen direkt im Prozess auslösen. Fehlende Nachweise werden automatisiert abgefragt: ohne Rücksprung in andere Medien, wie E-Mail oder Telefon.

• Automatische Weiterleitung in Workflows: Sobald alle Angaben vollständig sind, wird der Datensatz passend weitergeleitet. Der Prozess wird dadurch berechenbarer, transparenter und deutlich schneller.
• Digitale Signaturen direkt im Formularprozess: Wird eine Unterschrift benötigt, kann diese direkt eingebettet werden, von einfacher bis qualifizierter elektronischer Signatur (EES/FES/QES). Medienbrüche durch Ausdruck, Scan oder Post entfallen.

Die Kombination sorgt für messbare Effizienz- und ROI-Effekte (Return on Investment).

Effizienzgewinne & ROI: Wo intelligente Formulare den größten Unterschied machen

Die Einführung intelligenter Formulare in Versicherungsprozessen zeigt messbare Effizienz- und Kostenvorteile. Automatisierte Datenerfassung reduziert Fehler, verringert Rückfragen und beschleunigt die Bearbeitung von Anträgen. Verschiedene Praxisbeispiele aus der Branche zeigen, dass Bearbeitungszeiten um bis zu 40 % sinken und die Abschlussquote signifikant steigt.

Vorteile & Kennzahlen auf einen Blick

Messrahmen: Zeitraum: 3–6 Monate · Population: digitale Customer Journey im Gewerbe- & Retailgeschäft · Methode: A/B-Vergleich (klassische Beratung vs. digitale Hybrid-Journey) · Datenquellen: Validierungslogs, IDD-Nachweise, CRM-Leads → Abschlüsse, E-Mail/Rückfragen-Quoten, interne Bearbeitungszeiten · Reporting: Konversionsraten, Abbruchraten, Time-to-Policy, Backoffice-Aufwände

Zusammenfassung: Wenn Workflows automatisiert weiterleiten, dann verkürzt sich die Time-to-Policy.  Typischer Effekt intelligenter Formulare in Versicherungsprozessen: Fehlerquote ↓ 30-50 %, Bearbeitungszeit ↓ 30-50 %, Conversion ↑ 15-25 %, Backoffice-Aufwand ↓ 10-20 %

Kein „Digitalprojekt“, sondern OPEX-Senkung und Durchsatzsteigerung in einem durchgängigen Workflow.

Compliance & regulatorische Anforderungen

Intelligente Formulare in Versicherungen müssen nicht nur effizient sein, sondern auch streng regulatorische Vorgaben erfüllen. Dazu zählen unter anderem die DSGVO, BaFin-Vorgaben und IDD-konforme Formulare (Insurance Distribution Directive, nach EU-Versicherungsvertriebsrichtlinie).

Die Herausforderung für Versicherer besteht darin, digitale Prozesse so umzusetzen, dass Daten strukturiert, valide und medienbruchfrei erfasst werden, also ohne manuelle Nacherfassung, während Sicherheits- und Compliance-Anforderungen strikt eingehalten werden.

Vorteile für Versicherer

• Vollständige Nachverfolgbarkeit
  jeder Formularinteraktion
• Reduzierung manueller Prüfaufwände
  und Fehlerquellen
• Sicherstellung von Compliance
  bei digitalen Antragsprozessen

Fazit: Damit aus technischen Möglichkeiten echter Prozessnutzen wird, müssen Formulare nahtlos mit Prüfung, Routing und Dokumentenlogik zusammenspielen.

Intelligente Formulare in Paperfly

Intelligente Formulare entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie nicht isoliert stehen, sondern Teil eines durchgängigen digitalen Prozesses sind. Genau hier setzt Paperfly an: Formulare, Validierungen, Dokumentenlogik und Workflows greifen ineinander, sodass Daten nicht nur korrekt erfasst, sondern vollständig, konsistent und prüfbereit in die nachgelagerten Prozesse übergehen.

Paperfly unterstützt dabei zwei zentrale Szenarien:

• digitale Web-Formulare
  (bei Paperfly „Quick Forms“ genannt)
• strukturierte, regelbasierte PDF-Formulare,
  die in digitale Workflows eingebettet werden.

Mit Paperfly Quick Forms starten Nutzer Formulare ohne App, Portal oder Registrierung: direkt per Link oder QR-Code in jedem Kanal. Der Einstieg ist sofort möglich, ohne technische Hürden. Dynamische Felder passen sich den Eingaben an, Validierungen verhindern Fehler und die Daten werden automatisch an die zuständigen Prüfer oder Abteilungen übergeben.

Zur schnellen Umsetzung nutzen Sie Paperfly Smart-Fill: eine Funktion, die PDF-Vorlagen automatisch in Quick Forms überführt. Felder werden erkannt, strukturiert und in eine nutzerfreundliche, mobil optimierte Formularoberfläche verwandelt: inklusive Validierungen und Logik, ohne manuellen Aufbau. Dadurch lassen sich bestehende PDF-Formulare in wenigen Minuten in moderne, digitale Strecken überführen.

Spezifische Unterschiede nach Versicherungsart: Lebensversicherung vs. Komposit vs. Sachversicherung

Alle Sparten setzen auf intelligente Formulare, unterscheiden sich jedoch in der Art und Tiefe der erforderlichen Daten. Lebensversicherungen enthalten typischerweise umfangreichere Angaben zu Risiko- und Gesundheitsprofilen. Kompositversicherungen arbeiten häufig mit strukturierten, regelbasierten Datenmodellen. Sachversicherungen profitieren besonders von schnell ausfüllbaren, standardisierten Formularstrecken, ähnlich wie Kompositprodukte.

Formularanforderungen nach Versicherungsart

 In der Sachversicherung funktioniert die automatisierte Formularprüfung ähnlich wie die Dunkelverarbeitung im Schadenprozess: klare Regeln, automatische Weiterleitung und vollständige Prüfpfade.

Sobald Daten strukturiert vorliegen, entsteht zusätzlicher Nutzen: Intelligente Formulare können Eingaben in Echtzeit interpretieren und daraus relevante Produktempfehlungen ableiten.

Cross-Selling und Up-Selling im Formularprozess

Digitale Antragsstrecken bieten Versicherern die Chance, Zusatzprodukte nicht mehr separat oder nachträglich anzubieten, sondern gezielt im Kontext der aktuellen Eingaben. Intelligente Formulare erkennen, welche Produkte fachlich passen, und spielen diese Empfehlungen genau an dem Punkt aus, an dem sie für Kunden relevant sind, ohne den Antrag zu unterbrechen oder künstlich zu verlängern.

Warum Cross- und Up-Selling in Formularstrecken funktioniert: Im Gegensatz zu statischen PDFs können intelligente Formulare Informationen direkt während der Eingabe auswerten: z. B. Objektwerte, Lebenssituation, Risikoart oder bereits abgeschlossene Produkte. Darauf basierend lassen sich fachlich passende Zusatzoptionen einblenden: vollautomatisch und regelbasiert.

Vorteile intelligenter Produktempfehlungen

• Erhöhung des durchschnittlichen Vertragswerts durch relevante Zusatzangebote
• Bessere Kundenzufriedenheit durch personalisierte Empfehlungen
• Automatische Anzeige von Cross-Selling-Produkten während der Eingabe
• Relevanz statt Masse: Nur Zusatzangebote, die fachlich passen

Passende Beispiele:

• Bei Hausrat-Antragsdaten kann eine Glasversicherung vorgeschlagen werden.
• Bei Wohngebäude- oder Standortangaben kann eine Elementar- oder Naturgefahren-Option eingeblendet werden.
• Bei Berufsangaben können Berufsunfähigkeits-Bausteine eingeblendet werden.

Automatisierte Workflows in Versicherungen: Von der Datenerfassung bis zur Policierung

Automatisierte Workflows verbinden die Datenerfassung im Formular mit den nachgelagerten Prüf- und Entscheidungsprozessen. Sobald ein Antrag vollständig und plausibel ausgefüllt ist, entscheidet ein regelbasiertes Workflow-System, wie es weitergeht: Welche Unterlagen fehlen? Ist eine automatische Freigabe möglich?

Mit automatisierten Workflows verändert sich die Situation grundlegend: Das intelligente Formular erkennt fehlende Daten sofort, leitet den Antrag automatisch an den richtigen Prüfer weiter und aktualisiert gleichzeitig das CRM-System.

Innerhalb weniger Stunden ist der Antrag vollständig geprüft, Fehlerquellen eliminiert und die Policierung kann unmittelbar erfolgen. Vertrieb und Backoffice arbeiten nun auf Basis klarer Validierungs- und Routingregeln zusammen, die den Prozess strukturiert steuern. Ein deutliches Plus an Effizienz und Kundenzufriedenheit.

Damit wird deutlich: Technisch ist viel möglich, doch ohne klare Governance und abgestimmte Formularlogik entfalten digitale Strecken ihr Potenzial nicht.

Trends & Ausblick: KI, Analytics & Automatisierung in Versicherungsformularen

Die Versicherungsbranche befindet sich mitten in einem tiefgreifenden digitalen Wandel. Intelligente Formulare werden heute zunehmend um Funktionen ergänzt, die wiederkehrende Schritte automatisieren: z. B. die Vorprüfung von Angaben, die Erkennung fehlender Informationen oder die Priorisierung bestimmter Fälle. KI kommt dabei vor allem dort zum Einsatz, wo Daten klassifiziert oder formale Prüfungen unterstützt werden können.

Diese Technologien ermöglichen nicht nur eine effizientere Bearbeitung, sondern sorgen auch dafür, dass risikorelevante Informationen frühzeitig erkannt, strukturiert erfasst und für die weitere Prüfung vorbereitet werden.

Versicherer können dadurch Prozesse verkürzen, Fehlerquoten minimieren und die Kundenzufriedenheit steigern. Gleichzeitig eröffnen KI-gestützte Analysen neue Insights für Vertrieb, Underwriting und Kundenservice.

Wie Paperfly typische Formularprobleme sofort löst

Paperfly beseitigt genau die Engpässe, die in manuellen oder halb-digitalen Formularprozessen entstehen: fehlerhafte Eingaben, manuelle Nachforderungen und nicht nachvollziehbare Prüfpfade (Audit Trails). Bei Paperfly laufen alle Schritte strukturiert, validiert und revisionssicher.

Out-of-the-Box-Funktionalitäten:

• Dynamische Quick Forms und intelligente PDF-Formulare: mit Echtzeitvalidierung
• Automatische Prüf- & Plausibilitätsregeln: reduzieren Fehler und Rückfragen
• Digitale Nachforderung fehlender Angaben: vollständig automatisiert
• Nahtlose Backend-Weiterleitung: Übergabe an Underwriting, CRM oder Backoffice
• eIDAS-konforme Signaturen: direkt im Formularprozess eingebettet

-40-60 % Rückfragen dank Validierung + automatisierter Nachforderung.

Häufige Fragen aus Versicherungsprojekten zu intelligenten Formularen

Was ist ein intelligentes Formular in Versicherungen?

Ein intelligentes Formular in Versicherungen besteht aus digitalen Web- oder PDF-Formularen, die über Logik- und Prüfregeln verfügen und zu einer zusammenhängenden digitalen Customer Journey verknüpft werden. Es passt sich den Eingaben der Nutzer an, validiert Daten in Echtzeit und führt durch klar strukturierte Formularschritte. So sinken Fehlerquellen, Medienbrüche werden reduziert und alle Informationen liegen Vertrieb, Backoffice und Compliance konsistent vor.

Wie reduziert ein intelligentes Formular die Fehlerquote?

Intelligente Formulare prüfen Eingaben automatisch auf Vollständigkeit, Plausibilität und Format. Pflichtfelder, Logikregeln und Validierungen verhindern fehlerhafte oder unvollständige Angaben, während ID-Verifizierung und automatisierte Dokumentenprüfung zusätzliche Sicherheit bieten, wodurch Fehlerquote und Rückfragen deutlich sinken.

Kann Paperfly in bestehende Versicherungsportale integriert werden?

Paperfly lässt sich nahtlos in bestehende Versicherungsportale und CRM-Systeme integrieren. Die Plattform unterstützt digitale Customer Journeys, ID-Verifizierung, intelligente Formulare, elektronische Signaturen und Workflow-Automatisierungen, sodass bestehende Systeme erweitert werden, ohne die Benutzerfreundlichkeit oder Compliance zu beeinträchtigen.

Wie unterstützen intelligente Formulare Cross-Selling?

Intelligente Formulare ermöglichen dynamische Produktempfehlungen basierend auf den eingegebenen Daten. Sie schlagen passende Zusatzversicherungen vor, erhöhen die Abschlusswahrscheinlichkeit und verbessern die Kundenzufriedenheit, indem sie personalisierte Optionen direkt im Antragsprozess sichtbar machen.

Wie lange dauert die Implementierung typischer Formulare?

Die Implementierung intelligenter Formulare hängt von Umfang, Komplexität und Systemintegration ab. In der Regel können einfache Formulare innerhalb weniger Tage bereitgestellt werden, während komplexe, vollständig automatisierte Workflows mehrere Wochen in Anspruch nehmen, einschließlich Tests, Validierungen und Compliance-Freigaben.

Was unterscheidet intelligente Formulare von klassischen PDFs?
Intelligente Formulare prüfen Eingaben in Echtzeit, steuern Pflichtfelder dynamisch und leiten Daten automatisch an nachgelagerte Workflows weiter. Klassische PDFs erfassen Informationen statisch, verursachen Medienbrüche und erhöhen Fehlerquoten. Intelligente Formulare reduzieren Rückfragen, beschleunigen Prozesse und verbessern Conversion sowie Datenqualität erheblich.

Wie verbessern intelligente Formulare die Abschlussquote in Versicherungen?

Intelligente Formulare steigern die Abschlussquote, indem sie Eingaben in Echtzeit prüfen, fehlende Angaben verhindern und den Prozess ohne Medienbrüche führen. Dynamische Pflichtfelder, automatisierte Validierungen und direkte Weiterleitung verkürzen Bearbeitungszeiten und reduzieren Abbrüche.

Warum intelligente Formulare 2026 für Versicherer entscheidend werden

Intelligente Formulare werden 2026 unverzichtbar, weil steigende Regulatorik, digitale Vertriebskanäle und Kundenanforderungen nach schnellen, fehlerfreien Antrags-prozessen kollidieren. Sie senken Abbruchquoten, erhöhen Datenqualität und ermöglichen automatisierte, revisionssichere Workflows: ein Kernbaustein jeder modernen Vertriebs- und Servicearchitektur.

Mini-Glossar: Intelligente Formulare in Versicherungen

Automatisierter Workflow

Definierte Folge digitaler Schritte, die Anträge ohne manuelle Eingriffe validieren, weiterleiten, prüfen und dokumentieren: vollständig nachvollziehbar und revisionssicher.

Intelligente Formulare

Digitale, validierungsfähige Anträge, die Pflichtfelder, Logikregeln und Weiterleitungen automatisch steuern und damit Fehlerquoten, Medienbrüche und manuelle Prüfungen reduzieren.

Plausibilitätsprüfung

Automatische Prüfung von Eingaben auf Logik, Vollständigkeit und Format, um Fehler und Rückfragen zu reduzieren.

Hybrid-Journey

Digitale Customer Journey, die automatisierte Formularschritte mit menschlicher Beratung kombiniert.

Validierungslog

Technisches Protokoll, das dokumentiert, welche Eingaben geprüft, korrigiert oder abgelehnt wurden: wichtig für Revision und Analytics.

Medienbruch

Unterbrechung eines digitalen Prozesses durch papierbasierte oder manuelle Schritte, die Effizienz und Datenqualität beeinträchtigen.

BaFin: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

Deutsche Aufsichtsbehörde für Banken & Versicherungen.

VAIT: Versicherungsaufsichtliche Anforderungen an die IT

Regelt Anforderungen an Informationssicherheit und IT-Governance bei Versicherern.