Digitale Abschlusszeiten in der Versicherung: Von Tagen zu Minuten

Von Tagen zu Minuten: So könnte ein ganz normaler Versicherungsabschluss künftig aussehen. Statt Papierberge, Wartezeiten und Hin-und-her zwischen verschiedenen Kanälen erleben Kunden heute einen durchgängig digitalen Abschluss: klar geführt, automatisiert und transparent. Die Police steht innerhalb von Stunden bereit, Fehlerquellen werden minimiert und der Vertrieb gewinnt wertvolle Zeit.

In diesem Artikel zeigen wir praxisnah, wie digitale Customer Journeys, automatisierte Workflows und zentrale Dokumentenworkflows nicht nur die Bearbeitungszeit drastisch verkürzen, sondern auch Compliance sichern, den ROI (Return on Investment) messbar steigern und den Versicherungsvertrieb spürbar beschleunigen.

Mini-Benchmark

Diese Werte gelten übergreifend für digitale Abschlussstrecken und zunehmend auch für digitale Policierungsworkflows.

• Time-to-Policy: 4-7 Tage → 30-180 Min
• Fehlerquote: 12-18 % → 2-4 %
• Conversion: 12-15 % → 20-30 %

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Herausforderungen traditioneller Abschlussprozesse

Traditionelle Versicherungsabschlüsse werden zunehmend durch digitale Antragsstrecken und End-to-End-Customer-Journeys ersetzt. Klassische Prozesse leiden unter langen Durchlaufzeiten, Medienbrüchen und hoher Fehleranfälligkeit. Häufig starten sie zwar digital, enden aber in Papierprozessen, manuellen Prüfungen, mehrstufigen Freigaben und dem Versand physischer Dokumente.

Vergleichstabelle: Klassischer vs. digitaler Prozess

KPI-Realwerte aus Versicherungsprozessen (vor Digitalisierung)

• Fehlerquote im Antragseingang: 12-18 %
• Rückfragenquote Vertrieb/Underwriting: 25-35 %
• Durchschnittliche Time-to-Policy: 3-7 Tage*
• Anteil unvollständiger Unterlagen: 30-45 %
• Medienbruch-Anteil (PDF/E-Mail): 70-90 %

 *variiert stark nach Produktlinie, hier Retail- und Gewerbesparten mit papierbasierten Unterlagen + manuellen Freigaben

KPI-Nachher (digitale Abschlussstrecken)

• Fehlerquote: 2-4 %
• Rückfragenquote: <10 %
• Time-to-Policy: 30-240 Minuten
• Anteil unvollständiger Unterlagen: <5 %
• Medienbruch-Anteil: <5 %

Digital gestartet, analog beendet

Viele Versicherer digitalisieren nur einzelne Schritte der Abschlussstrecke: Das Formular ist online, doch Prüfung, Freigabe oder Unterschrift erfolgen weiterhin per PDF, E-Mail oder Papier.

Konsequenz: Medienbrüche, manuelle Nacharbeit, hohe Rückfragenquote und Abbrüche kurz vor dem Abschluss: trotz digitalem Einstieg.

Wie verkürzen digitale Customer Journeys Abschlusszeiten in der Versicherung?

Digitale Customer Journeys (digitale Abschlussstrecken) verkürzen Abschlusszeiten in der Versicherung von Tagen auf Stunden, weil Antragsdaten strukturiert erfasst, automatisch geprüft und direkt in den Workflow überführt werden. Medienbrüche entfallen, Rückfragen sinken, und Time-to-Policy wird messbar verkürzt.

Die Digital Insurance Maturity Studie von Deloitte (Quelle: Deloitte, 2024*) unterstreicht, dass Versicherer mit höherem Digitalisierungsgrad nicht nur Effizienzgewinne erzielen, sondern auch Fehlerquoten deutlich senken. Ein weiterer ROI-Hebel.

Conversion & Journey-Effekte durch digitale Antragsstrecken

• Conversion-Rate: +35-78 %
• Abbruchquote: -40-60 %
• First-Time-Right (vollständige Abschlüsse): +20-35 Prozentpunkte
• Eingabezeit Kunde: -50-70 %
• Anzahl manuell bearbeiteter Vorgänge: -45-65 %

Messrahmen: Zeitraum: 3–6 Monate · Population: digitale Antragsstrecken im Gewerbe- & Retailgeschäft · Methode: A/B-Vergleich (klassische Beratung vs. digitale Hybrid-Journey) · Datenquellen: Validierungslogs, IDD-Nachweise, CRM-Leads → Abschlüsse, E-Mail/Rückfragen-Quoten · Reporting: Konversionsraten, Abbruchraten, Time-to-Policy

Von Tagen zu Minuten: Wie automatisierte Workflows Freigaben beschleunigen

Automatisierte Freigaben führen zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeit um bis zu 60 %. Dabei unterstützt der Einsatz von Workflows automatisiertes Underwriting, wodurch Risikoprüfungen schneller durchgeführt und Betriebskosten gesenkt werden.

Freigabe- & Workflow-Performance

• Wartezeiten in Underwriting-Freigaben: -55-70 %
• Anteil automatisierter Routinefreigaben: 40-65 %
• Bearbeitungszeit je Vorgang: -30-60 %
• Dunkelverarbeitungsquote (produktabhängig, je nach Sparte): 10-40 %

Automatisieren, wo Routine ist. Entscheiden, wo Risiko entsteht.

Implementierung automatisierter Workflow-Freigaben

• Digitale Freigaben einführen: Routineprüfungen automatisieren, manuelle Genehmigungen auf kritische Fälle beschränken.
• Priorisierung & Eskalation: Aufgaben nach Dringlichkeit sortieren; automatisierte Eskalationen bei Verzögerungen.
• Integration SaaS-Lösungen: Workflows umsetzen, zum Beispiel über Paperfly-Module.

Dokumentenworkflows zentral steuern: Vollständigkeit, Qualität & Compliance im Prozess

Wie gelangen Unterlagen vollständig, korrekt, versioniert und prüfbar in den Abschlussprozess? Genau hier entstehen heute die meisten Verzögerungen, Rückfragen und Fehler.

Dokumentenprüfung für entscheidungsreife Unterlagen

• Vollständigkeitsprüfung in Echtzeit statt manueller Kontrolle
• Automatische Nachforderung fehlender Unterlagen
• Validierungs- und Plausibilitätsregeln direkt im Prozess
• Nahtlose Einbettung in Abschlussstrecken

 Dokumenten-Workflow-Kennzahlen

• Fehlende Dokumente (vorher): 25-40 %
• Fehlende Dokumente (mit digitalem Workflow): <3 %
• Rückfragen durch Dokumentenfehler: -60 bis -80 %
• Zeit bis vollständige Unterlagen vorliegen:
  - vorher: 2-4 Tage
  - digital: <15 Minuten

ROI und Business Impact digitaler Abschlussprozesse

Digitale Abschlussprozesse schaffen messbaren wirtschaftlichen Wert: kürzere Durchlaufzeiten reduzieren Personalkosten und Rückfragen, senken Fehlerkosten und erhöhen die Abschlussquote: alles Effekte, die sich direkt in Umsatz und operativer Effizienz niederschlagen. Automatisierung und digitale Antragsstrecken steigern sowohl Produktivität als auch Kundenzufriedenheit.

• Relevanter Kernpunkt: Workflow-Automatisierung reduziert nicht nur Bearbeitungszeiten, sondern senkt auch Fehlerkosten und OPEX (Operational Expenditure) pro Abschlussfall.
• Praxisrelevante Beobachtung: Audit-Trail-Transparenz erleichtert interne und externe Prüfungen und verkürzt Revisionszyklen.

KPI-Tabelle: Welche Kenngrößen messen Sie

Messrahmen: Zeitraum: 6–12 Monate · Population: KMU- & Retail-Abschlussstrecken (TAA, Tarifierung, Angebot, Antrag) · Methode: Vorher/Nachher-Benchmark je Produkt & Kanal (AO (Ausschließlichkeitsorganisation), Makler, Partner, Self-Service) · Datenquellen: Workflow-Logs, eSign-Logs, CRM-Abschlussquote, DMS/Audit-Trail, Underwriting-Freigabeschritte · Ausschlüsse: manuelle Sonderfälle, abweichende Risikopolicierung · Reporting: monatlich (Median, P90, Prozentveränderungen)

Finanzielle Hebel (OPEX, Conversion, Fehlerkosten)

• OPEX (Operational Expenditure) pro Abschlussfall: -25-45 %
• Fehlerkosten (manuelle Korrekturen): -50-70 %
• Zeitersparnis pro Vorgang: 8-18 Minuten
• Zeitersparnis im Backoffice pro Monat: 50-120 Stunden insgesamt
• Payback-Zeitraum digitaler Abschlussstrecken: 6-12 Wochen
• Additional Revenue durch Conversion-Steigerung: +3-10 % je Tariflinie

Revisionssichere Audit-Trails senken die Nachbearbeitung in Prüfungen um 40-60 %.

Umsetzung & Integration in bestehende Systeme

Die technische Integration digitaler Abschlussprozesse muss pragmatisch, risikoarm und messbar erfolgen: Entscheidend sind ein klar definierter Pilotumfang, saubere System-Schnittstellen und ein kurzer ROI-Schnelltest, der frühe Erfolge zeigt.

Schrittweise Integrations-Checkliste (5 Wochen Pilot)

1. Scope & Ziele (KW0–KW1)

• Pilot definieren: Produkt, Region oder Vertriebskanal
• Ziel-KPIs: Durchlaufzeit, Conversion, Fehlerquote, Integrationsaufwand
• Owner: Produktmanagement / Vertrieb

 2. System-Check & Schnittstellen (KW1–KW2)

• Analyse von CRM (Customer Relationship Management), Policen-System, DMS (Dokumentenmanagementsystem), SSO (Single Sign-On), APIs (Programmierschnittstellen)
• Schnittstellen-Matrix: Endpunkte, Datenformate, Auth
• Owner: IT / Architektur

 3. MVP-Integration (KW2)

• Digitale Kernstrecke: Antrag → Validierung → Freigabe → Signatur → Policierung
• Paperfly einbinden: Workflow, DMS, eSignatur (elektronische Signatur)
• Owner: Produkt / Paperfly

 4. Security & Compliance (KW2–KW3)

• DSGVO, GoBD, IDD/BaFin, Audit-Trail
• Frühe Abstimmung minimiert Nacharbeit
• Owner: Legal / Compliance

 5. Technischer Pilot (KW3–KW5)

• Verbindungen Paperfly ↔ CRM/DMS/Police-System
• Regeln & Eskalationen konfigurieren (z. B. Dunkelverarbeitung)
• Owner: IT + Paperfly

Zuständigkeiten und Regeln

• Produktmanagement: definiert den Pilotumfang und die Ziel-KPIs.
• IT-Architektur: verantwortet Schnittstellen und Sicherheitsanforderungen.
• Compliance-Leitung: bewertet IDD-, DSGVO- und BaFin-Konformität.
• Vertrieb: liefert Feedback zu Conversion und Akzeptanz im Feld.
• Pflichtfelder + Validierungsregeln → weniger Rückfragen.
• eSignatur für Standardprodukte → sofortige Policierung.

Use Cases: Wie steigern digitale Abschlussprozesse Effizienz und Conversion im Versicherungsvertrieb?

Digitale Abschlussprozesse reduzieren Medienbrüche, automatisieren Freigaben, validieren Kundendaten frühzeitig und zentralisieren Dokumente. Studien vom GDV (Quelle: GDV, 2024*) und Praxisbeispiele wie die digitale Agentenberatung der Zurich Versicherung (Quelle: Zurich Consultation 2025*) zeigen:

Mini-Use-Case 1: Digitale Abschlussstrecke

Durchlaufzeit: Vorher: 3-5 Tage / Nachher: 30-90 Minuten

Conversion-Rate: Vorher: ca. 12-15 % / Nachher: +30-50 % (digitaler Funnel, weniger Abbrüche)

Fehlerquote: Vorher: 18-22 % / Nachher: <5 % (Pflichtfelder, Validierungsregeln)

Vorher/Nachher Benchmarks

• Durchlaufzeit: 3-5 Tage → 30-90 Minuten
• Fehlende Pflichtangaben: 25-40 % → <5 %
• Unterschriftenlaufzeit: 1-3 Tage → <1 Stunde
• Rückfragenquote: 30-45 % → <10 %
• Policierungszeit: 2-4 Tage → unter 24 Stunden

Messrahmen: Zeitraum: 4-9 Monate · Population: digitale Abschlussstrecken für KMU-/SOHO-Policen (Haftpflicht, Inventar, Cyber) · Methode: Vorher/Nachher-Benchmarking · Datenquellen: Forms-Logs, DMS, eSign, CRM, Bearbeiter-Zeittracking · Ausschlüsse: Sonderrisiken + manuelle Underwriting-Fälle · Reporting: monatlich (Median + P90, Fehlerquote, STP-Rate (Straight-Through Processing, vollautomatisch durchlaufende Abschlüsse), OPEX/Fall)

Mini-Use-Case 2: Mobile Beratungslösung

Mobilität & Datenqualität: Vorher: Papierformulare, doppelte Eingaben / Nachher: Digitale Erfassung → direkte Systemübernahme

Beratungszeit pro Kunde: Vorher: 60-90 Min. / Nachher: 35-50 Min.

Rückfragenvolumen: Vorher: hoch (fehlende Unterlagen) / Nachher: -40-60 % (digitale Dokumente + Checklisten)

Mini-Use-Case 3: Automatisierte Genehmigungs- & Unterlagenprüfung

Wartezeiten zwischen Fachbereichen: Vorher: 24-72 h / Nachher: Echtzeit-Freigaben / Regelwerk

Fehlerkosten: Vorher: hoch (Medienbrüche, manuelle Scans) / Nachher: -50-70 % dank Dokumenten-Repository + Audit-Trail

Customer Experience: Vorher: intransparent / Nachher: klarer Status, automatisierte Benachrichtigungen

Paperfly: Ihre Plattform für digitale Abschlussprozesse

Paperfly ist eine SaaS-Plattform (Software-as-a-Service), den Versicherern ermöglicht, digitale Abschlussprozesse effizient, sicher und compliance-konform abzubilden. Die Plattform zentralisiert Antragsdaten, automatisiert Freigaben und integriert elektronische Signaturen.

Kernfeatures im Überblick

Fazit: Von Tagen zu Minuten: Effizienz, Conversion und ROI

Digitale Abschlussprozesse sind gelebte Praxis für Versicherer, die Effizienz, Kundenzufriedenheit und Umsatz steigern wollen. Von der automatisierten Antragsstrecke über Workflow-Freigaben bis zum zentralen Dokumentenmanagement lassen sich Durchlaufzeiten auf Stunden reduzieren, Fehlerquoten deutlich senken und Conversion-Raten um bis zu 78 % steigern.

Kernaussage: Wer digitale Abschlussprozesse konsequent implementiert, verwandelt langwierige Papierprozesse in Highspeed-Workflows: zum Vorteil von Kunden, Vertrieb und Unternehmensperformance.

Häufige Fragen zu digitalen Abschlussprozessen (FAQ)

Wie lange dauert ein digitaler Versicherungsabschluss?
Ein digitaler Versicherungsabschluss dauert in der Regel 24-48 Stunden. Digitale Prozesse lösen klassische Papierstrecken ab, die Medienbrüche vermeiden und Rückfragen minimieren. Vorher konnten Bearbeitungen mehrere Tage dauern, digital lassen sich Anträge deutlich schneller prüfen und freigeben.

Sind elektronische Signaturen rechtlich sicher?
Elektronische Signaturen sind nach eIDAS in drei Stufen definiert (EES, FES, QES) und können - je nach Prozess, Risiko und gesetzlicher Vorgabe - sicher eingesetzt werden. Jede Stufe hat ihren Zweck: EES für einfache, risikoarme Vorgänge, FES für erhöhte Sicherheit, QES für Fälle mit Schriftformerfordernis oder erhöhtem Risikoniveau. Wichtig ist, dass Versicherer die geeignete Stufe anhand ihres eigenen Risikomanagements auswählen.

 Wie lassen sich digitale Workflows schnell implementieren?
Digitale Workflows lassen sich Schritt für Schritt integrieren: bestehende Antragsstrecken analysieren, Kernprozesse digitalisieren (Validierung, Freigabe, Signatur, Dokumentenmanagement) und SaaS-Tools wie Paperfly einsetzen. Frühzeitige Pilotprojekte reduzieren Risiken und liefern messbare Effizienzgewinne.

Wie kann ich Effizienz & ROI messen?
Effizienz und ROI digitaler Abschlussprozesse lassen sich über KPIs messen: Durchlaufzeiten, Conversion-Rates, Fehlerquote und Kosteneinsparungen. Benchmarking mit Vorher-Nachher-Vergleichen zeigt, wie sich Prozesszeiten, Fehlerkosten und zusätzliche Umsätze quantifizieren lassen.

Welche Abschlussprozesse eignen sich am besten als erster Pilot?
Ein sinnvoller Pilot für digitale Abschlussprozesse kombiniert hohes Volumen mit mittlerer Komplexität und wenig Sonderrisiken. Typisch sind z. B. Hausrat-, Haftpflicht- oder einfache KMU-/SOHO-Policen. Dort lassen sich Time-to-Policy, Fehlerquote und Conversion schnell messen. Erste Erfolge aus dem Pilot werden anschließend auf komplexere Sparten und Kanäle skaliert.

Wie stelle ich sicher, dass digitale Abschlussprozesse BaFin- und IDD-konform sind?
BaFin- und IDD-Compliance wird durch standardisierte Beratungs- und Abschlussstrecken erreicht: Pflichtfelder, IDD-Protokolle, Einwilligungen und Produktinformationen sind fest im Workflow verankert. Ein Audit-Trail protokolliert jede Änderung nachvollziehbar. Digitale Signaturen, rollenbasierte Rechte und DSGVO-konforme Datenhaltung sorgen dafür, dass Abschlüsse rechtssicher, revisionsfest und für interne wie externe Prüfungen transparent sind.

Mini-Glossar: Zentrale Begriffe zu digitalen Abschlussprozessen

Digitale Abschlusszeiten = Zeitspanne vom Antragseingang bis zur Policierung in vollständig digitalen Versicherungsprozessen.

Time-to-Policy = Messgröße für die Dauer zwischen vollständigem Antrag und finaler Policenerstellung inklusive Prüfung, Signatur und Ablage.

First-Time-Right = Quote der Anträge, die vollständig, korrekt und ohne Nachbearbeitung eingereicht werden.

Medienbruch = Unterbrechung eines digitalen Prozesses durch manuelle Schritte, Papierformulare oder E-Mail-basierte Übergaben.

Dunkelverarbeitung = Vollautomatische Bearbeitung von Standardfällen ohne manuellen Eingriff auf Basis definierter Regeln.

Audit-Trail = Lückenlose, revisionssichere Dokumentation aller Prozessschritte, Versionen und Entscheidungen.

Compliance-Leitung = prüft IDD- & BaFin-Konformität.

Vertrieb = bewertet Conversion & Abschlusszeit.

Quellen:

https://www.gdv.de/gdv/medien/medieninformationen/versicherung-vertrieb-abschluesse-digital-181036

https://www.deloitte.com/de/de/industries/financial-services/research/digital-insurance-maturity-studie.html

https://www.gdv.de/gdv/themen/digitalisierung/versicherungsvertrieb-kann-von-digitalen-innovationen-profitieren--132014

https://www.deloittedigital.com/ch/de/work/mobile-consultation.html