Die Zukunft gehört Finanzinstituten, die Prozesse konsequent digital gestalten. Ob Kreditantrag, Kontoeröffnung oder interne Freigabe: Jeder manuelle Schritt kostet Zeit, Geld und Nerven. Digitale Workflows reduzieren Bearbeitungszeiten um bis zu 60 % und halbieren Fehlerquoten. Das Ergebnis: messbarer ROI durch Automatisierung. Sichtbar vom ersten Prozess an.

In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie in Ihrer Bank einen ersten digitalen Workflow als Pilotprozess aufsetzen, messen und anschließend skalieren.

Serie: Von Papier zu Performance

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Grundlagen der Workflow-Automatisierung in Banken

Viele Routineabläufe lassen sich digital abbilden. Digitale Workflows bilden dabei die Basis für effiziente, transparente Bankprozesse. Sie automatisieren Aufgaben, verbinden Abteilungen und sorgen für eine revisionssichere Ablage.

Statt abstrakt über Automatisierung zu sprechen, lohnt sich ein pragmatischer Ansatz: Starten Sie mit klar umrissenen Prozessen, bei denen heute viel Papier, Medienbrüche und Nacharbeit entstehen, etwa bei Kreditanträgen oder Konto- und Depoteröffnungen.

Typische Anwendungsfälle digitaler Workflows in Banken:

  • Kreditanträge: Automatisierte Prüfung von Unterlagen, Genehmigungswege digitalisieren
  • Konto- und Depoteröffnungen: Digitales Erfassen von Kundendaten, Vermeidung manueller Eingabefehler
  • Interne Freigaben: Standardisierte Genehmigungsprozesse, transparente Audit-Trails

Praxis-Tipp: Wählen Sie zum Start genau einen Use Case aus jeder Kategorie (Kredit, Konto, interne Freigaben) und schätzen Sie grob Volumen und Bearbeitungszeit. Diese Zahlen brauchen Sie später für den ROI-Vergleich.

Typisches Anti-Pattern: „PDF ist schon digital.“

Formulare werden online bereitgestellt, aber Prüfung, Nachforderung, Freigaben und Ablage laufen weiter über E-Mail, PDFs und manuelle Übergaben.

Ursache: Es fehlt ein durchgängiger Workflow mit klaren Rollen/IKS-Kontrollpunkten, Validierungen und einem verbindlichen „Single Source of Truth“ für Status, Versionen und Dokumente.

Konsequenz: Rückfragen, Doppeleingaben und Versionskonflikte steigen, Durchlaufzeiten bleiben hoch, STP (Straight-Through Processing) bleibt nahe null und der Audit-/Revisionsaufwand bleibt praktisch unverändert.

Papierloser Prozess: Vorteile und ROI

Die Umstellung auf papierlose Workflows bringt Banken messbare Effizienzgewinne. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Bearbeitungszeiten deutlich reduziert werden.

Praxisbeispiele zeigen, dass manuelle Tätigkeiten um bis zu 60 % sinken.

Der ROI digitaler Workflows zeigt sich sowohl in der Zeitersparnis, als auch in der Kostenreduktion: Weniger manuelle Eingriffe, kürzere Durchlaufzeiten und reduzierte Druck- und Versandkosten führen zu messbaren Einsparungen.

Aber auch im Rahmen von MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement), BAIT (Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT) und IKS (Internes Kontrollsystem) bedeutet jeder automatisierte Schritt weniger Aufwand in der Revision. Ein echter ROI-Treiber.
Vertiefung (Praxis): PDF ≠ digital: wie Banken aus PDFs strukturierte, prüfbare Daten machen

Referenz-Case: Kreditantrag (Retail-Banking)

Im folgenden Referenz-Case sehen Sie, wie sich ein klassischer Konsumentenkredit im Retail-Banking entwickelt, wenn er von Papier auf einen durchgängig digitalen Workflow mit Paperfly umgestellt wird.

Die Zahlen orientieren sich an typischen Werten regionaler Banken und Volksbanken mit Fokus auf harte Kennzahlen: Durchlaufzeit, manueller Aufwand, Fehlerquote und direkte Prozesskosten pro Antrag.

Ausgangslage (vor der Digitalisierung)

  • Prozess: Konsumentenkredit / Ratenkredit
  • Volumen: ca. 800 Anträge/Monat
  • Durchlaufzeit: Ø 10 Kalendertage
  • Manuelle Arbeitszeit pro Antrag: Ø 45 Minuten
  • Fehlerquote: ca. 15 % (fehlende Unterlagen, Rückfragen, Doppeleingaben)
  • Direkte Prozesskosten pro Antrag: ca. 200 € inkl. Sachkosten (Druck, Versand, Handling); sowie manueller Bearbeitung und Nacharbeit

Nach Einführung eines digitalen Workflows mit Paperfly

  • Digitale Erfassung
    der Antragsdaten
  • Automatische Vollständigkeits-
    und Plausibilitätsprüfung
  • Digitale Signatur
    Einfache elektronische Signatur (EES), Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), Qualifizierte elektronische Signatur (QES); je nach Policy
  • Automatisierte Weiterleitung
    ins Kernbank- und DMS-System

Ergebnis nach 6-9 Monaten Betrieb:

  • Durchlaufzeit: von 10 auf 4 Tage (≈ -60 %)
  • Manuelle Arbeitszeit pro Antrag: von 45 auf 18 Minuten (≈ -60 %)
  • Fehlerquote: von 15 % auf 5 % (-10 Prozentpunkte)
  • Direkte Prozesskosten pro Antrag: von ca. 200 € auf 80-100 € (≈-50 %)
  • Monatliche Gesamtersparnis: ca. 20.000-25.000 €

Messrahmen Referenz-Case Kreditantrag: Zeitraum: 6-9 Monate · Population: alle Konsumentenkredite im definierten Pilotsegment · Methode: Vorher/Nachher-Vergleich mit gleichen Kriterien · Datenquellen: Kernbanksystem, Workflow-/Signaturlogs, DMS/Audit-Trail · Reporting: monatlich (Median, P90, STP-Quote, Kosten/Fall).

Schritt-für-Schritt: Umsetzung mit Paperfly

Mit den folgenden fünf Schritten führen Sie einen ersten digitalen Workflow als Pilot ein: von der Auswahl des Prozesses über die Modellierung bis zum Monitoring. Orientieren Sie sich dabei an den Checklisten und passen Sie diese an Ihre Haus-spezifischen Vorgaben an.

1. Pilotprozess definieren

Der erste Schritt ist die Auswahl eines klar abgrenzbaren Workflows. Er sollte standardisiert, aber gleichzeitig geschäftskritisch sein, wie z. B. Kreditanträge oder interne Freigaben. Ziel ist es, die Prozess-Automatisierung unter realen Bedingungen zu testen.

Die Ausgangslage & zur Vorbereitung:

  • Prozessschritte identifizieren und dokumentieren
  • KPI-Parameter festlegen: Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Compliance-Check inkl. MaRisk-Check für kritische Prozessschritte
  • Verantwortliche Personen und Stakeholder bestimmen
  • Schnittstellen zu Systemen definieren
  • IKS-Kontrollpunkte definieren: Wo greifen Vier-Augen-Prinzip und kontrollierte Freigaben?
Ihr Ergebnis nach Schritt 1: Sie haben einen klar umrissenen Pilotprozess mit definierten KPIs, Schnittstellen und IKS-Kontrollpunkten, der sich für eine realistische, aber beherrschbare Einführung eignet.

2. Workflows digital abbilden

Nachdem der Pilotprozess feststeht, geht es darum, diesen in Paperfly Schritt für Schritt digital umzusetzen. Nutzen Sie dazu die angebotenen, vorgefertigten Bausteine, die sich per Drag-&-Drop zu einem durchgängigen Workflow zusammenstellen lassen: ganz ohne IT-Kenntnisse.

Aufgaben, Freigaben und Genehmigungen werden so strukturiert erfasst und automatisch mit einem lückenlosen Audit-Trail versehen.

Checkliste für die digitale Abbildung:

  • Prozessbausteine per Drag-&-Drop zusammenstellen
  • Pflichtfelder und Validierungen definieren (z. B. Geburtsdatum, Adressdaten)
  • Automatisierte Prüfungen aktivieren, um unvollständige Unterlagen zu vermeiden
  • Schnittstellen zu bestehenden Bankensystemen prüfen und konfigurieren
Ihr Ergebnis nach Schritt 2: Der Pilotprozess ist in Paperfly vollständig aufgebaut, inklusive Pflichtfeldern, Validierungen, automatischen Prüfungen und angebundener Kernbankensysteme. Der lückenlose Audit-Trail ist je Schritt hinterlegt.
Vertiefung (Strategie): Digitale Wettbewerbsfähigkeit in Banken: Fähigkeiten, KPI-Set und Roadmap

3. Rollen & Berechtigungen festlegen

In digitalen Workflows ist eine klare Rollen- und Berechtigungsstruktur entscheidend. Paperfly ermöglicht es, Rollen eindeutig zu definieren und den entsprechenden Freigaben zuzuordnen.

Rollen, Teams & Berechtigungen festlegen

Rolle Zugriff / Berechtigung
Sachbearbeiter Kredit Daten erfassen, Dokumente hochladen
Teamleiter Kredit Prüfung, Genehmigung, Kommentare hinzufügen
Compliance Officer Vollständige Einsicht, Prüfprotokolle erstellen
Backoffice / Archiv Dokumente einsehen, archivieren
IT-Administrator Systemrechte konfigurieren, Berechtigungen prüfen

Audit-Vermerk: jeweils Zeitstempel + UserID

Ihr Ergebnis nach Schritt 3: Rollen, Teams, Berechtigungen und Freigabestufen sind klar strukturiert, im Workflow hinterlegt und den jeweiligen Aufgaben zugeordnet. Kritische Entscheidungen sind eindeutig verantwortlichen Rollen zugewiesen und über Audit-Vermerke (UserID, Zeitstempel) nachvollziehbar dokumentiert.

4. Schulung und Change-Management

Die Einführung digitaler Workflows gelingt dank Paperfly schnell: Statt monatelanger IT-Projekte lässt sich ein erster digitaler Workflow mit Paperfly in wenigen Stunden aufsetzen.

Manuelle Schritte (vorher) Digitale Workflows (nachher)
Formulare ausdrucken Digitales Formular direkt ausfüllen
Unterschrift per Post einholen Elektronische Signatur in Paperfly
Daten Feld für Feld übertragen Automatische Datenübernahme
Status manuell prüfen Automatisierte Umsetzung

Ihre Mitarbeiter sehen direkt, wie die bisherigen manuellen Abläufe in digitale Workflows überführt werden. Durch diese Transparenz und den unmittelbaren Praxisbezug steigt die Akzeptanz, während der Schulungsaufwand minimal bleibt.

Ihr Ergebnis nach Schritt 4: Die Fachbereiche haben den direkten Vorher-Nachher-Vergleich gesehen und kennen ihre Aufgaben im digitalen Workflow. Widerstände lassen sich früh adressieren, bevor der Live-Gang startet.

5. Monitoring & kontinuierliche Optimierung

Ein kontinuierliches Monitoring ist entscheidend, um den Nutzen digitaler Workflows messbar zu machen: Engpässe erkennen, Prozesse gezielt anpassen und Optimierungspotenziale umsetzen.

Gehen Sie beim Monitoring pragmatisch vor:

  • Legen Sie 3-5 Kernkennzahlen fest (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, STP-Quote (Straight Through Processing), Kosten/Fall).
  • Vergleichen Sie monatlich Median und P90 (konservative Schätzung) mit dem Vorher-Niveau.
  • Stoßen Sie Optimierungen nur dort an, wo Abweichungen oder wiederkehrende Fehler auftreten.

So bleibt die Workflow-Effizienz transparent und Sie können zeitnah reagieren, wenn Abweichungen oder wiederkehrende Fehler auftreten.

Ihr Ergebnis nach Schritt 5: Sie verfügen über ein pragmatisches Monitoring-Setup mit klar definierten Kennzahlen und Routinen. Optimierungen lassen sich gezielt umsetzen und die Performance Ihrer digitalen Workflows bleibt dauerhaft messbar und skalierbar.

Compliance und Risikomanagement

Digitale Workflows müssen effizient sein, aber auch regulatorischen Anforderungen gerecht werden. Paperfly erstellt für jeden Prozessschritt Audit-Protokolle, die Nachvollziehbarkeit und Transparenz gewährleisten.

Hinweis: Banken können die Einhaltung von MaRisk, BaFin-Vorgaben (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) und DSGVO-Anforderungen jederzeit dokumentieren.

Pflichten in der Praxis: Nachweise digitaler Prozesse

Pflicht Praxis / Paperfly-Umsetzung Nachweis / Audit
MaRisk-konforme Prozessfreigaben Rollen- und Berechtigungskonzepte in Paperfly Automatische Audit-Trails je Freigabe
DSGVO-konforme Datenverarbeitung Verschlüsselte Speicherung und Zugriffskontrolle Protokollierte Zugriffe und Änderungen
Dokumentationspflicht Digitale Ablage mit Versionierung Vollständige Historie und Änderungslog
Audit-Fähigkeit Dashboards und strukturierte Reports Exportfähige Audit- und Prüfberichte

Compliance-Check vor Go-live mit drei Fragen:

  1. Sind alle MaRisk-relevanten Freigaben im Workflow als Rollen/Berechtigungen abgebildet (inkl. Vier-Augen-Prinzip)?
  2. Sind die im System automatisch protokollierten Audit-Daten (wer/was/wann/womit) mit Compliance und Revision abgestimmt?
  3. Sind Aufbewahrungsort und -fristen (Kernbank/DMS/Archiv) für die erzeugten Dokumente geklärt?
Vertiefung (Compliance): Beweiswert digitaler Dokumente in Banken: Signatur, Audit-Trail, Revisionssicherheit

Integration von SaaS-Tools und KI

Die Integration von SaaS-Lösungen wie Paperfly in Bankprozesse ermöglicht nicht nur die digitale Abbildung von Workflows, sondern auch die KI-gestützte Optimierung. Formulare werden automatisch auf Vollständigkeit geprüft, Eingaben validiert und potenzielle Fehler erkannt, bevor sie den nächsten Prozessschritt erreichen.

KI-gestützte Optimierung vs. manuelle Bearbeitung

Prozessschritt Manuell Mit SaaS & KI (Paperfly) Vorteil
Formularprüfung Mitarbeiter kontrolliert Automatische Validierung Fehlerreduktion, Zeitersparnis
Datenabgleich Kopieren / Prüfen von Hand Automatischer Abgleich & Feldvalidierung Effizienzsteigerung
Genehmigungsworkflow E-Mail / PDF-Rundlauf Digitale Freigabe inkl. Audit-Trail Transparenz & Compliance

Wo „papierlos“ in der Praxis scheitert und wie der Workflow es schließt

In vielen Banken ist der Prozess zwar „digital gestartet“ (PDF / Online-Formular), aber operativ nicht digital abgeschlossen: fehlende Validierungen erzeugen Nachfragen, Dokumente liegen in unterschiedlichen Versionen vor, Freigaben werden per E-Mail eingeholt und die Ablage im DMS erfolgt verspätet oder uneinheitlich.

Das treibt Durchlaufzeit, Fehlerquote und Audit-Aufwand, obwohl die Daten grundsätzlich vorhanden sind.

  • Validierung im Eingang: Pflichtfelder, Plausibilitäten und Vollständigkeit werden direkt beim Erfassen geprüft, statt Fehler erst im Backoffice zu finden.
  • Nachforderung automatisieren: Fehlende Unterlagen werden regelbasiert angefordert (inkl. Fristen / Status), ohne manuelles „Hinterhertelefonieren“.
  • Audit-Trail standardisieren: Jeder Schritt (Upload, Prüfung, Freigabe, Signatur) wird versioniert und nachvollziehbar protokolliert, als Prüfspur statt E-Mail-Historie.
  • Signaturlevel passend wählen: EES / FES / QES werden pro Vorgang definiert und im Workflow konsistent umgesetzt, nicht fallweise improvisiert.

Case Study: Digitale Transformation einer Genossenschaftsbank

Digitale Workflows zeigen ihre Wirkung besonders bei standardisierten, hochvolumigen Prozessen. In der Kreditabteilung einer regionalen Genossenschaftsbank mit starkem Retail-Schwerpunkt, wurde der standardisierte Prozess für Kreditanträge automatisiert:

Prüf- und Genehmigungsschritte wurden digital abgebildet, Dokumente revisionssicher hinterlegt, Rollen und Teams klar definiert.

Ergebnisse:

  • Bearbeitungszeit: von 10 auf 6 Tage reduziert → 35-40 % Zeitersparnis
  • Fehlerquote: Rückfragen durch fehlende Unterlagen von 5 % auf 1 % gesenkt
  • STP-Quote: von 0 % auf 30-35 % vollautomatische Durchläufe ohne manuelle Eingriffe
  • Compliance & IKS: Jeder Schritt mit Audit-Trail dokumentiert; Vier-Augen-Prinzip und Limitentscheidungen vollständig digital protokolliert
  • Kundenerlebnis: Weniger Medienbrüche, schnellerer Service

Nach der vollständigen Digitalisierung aller Kernprozesse erzielte die Bank beeindruckende Effekte:

  • 45-55 % schnellere Bearbeitungszeiten: Anträge werden deutlich schneller abgeschlossen
  • 40-50 % weniger Fehler: Rückfragen und Nacharbeit im Backoffice stark reduziert
  • ca. 60 % reduzierter Audit-Aufwand: Prüfungen der Verbund- und Aufsichtsstellen werden effizienter und planbarer
  • OPEX/Fall: -25-30 % in den digitalisierten Prozessen → spürbarer Beitrag zur Cost-Income-Ratio
  • NPS (Net Promoter Score) im Retail-Segment: zweistelliger Anstieg durch transparente Status-Informationen und kürzere Wartezeiten

Messrahmen: Durchlaufzeiten, Fehlerquote, STP-Quote, Audit-Aufwand, OPEX/Fall und CIR-Effekte wurden über 9 Monate gemessen (Vorher/Nachher-Vergleich). Die Ergebnisse sind übertragbar auf Konto- und Depot-Eröffnungen sowie weitere Kreditprozesse bei ähnlicher Prozessreife.

Zusammenfassung & nächste Schritte

Pilotprojekte zeigen, dass sich Investitionen in Workflow-Automatisierung schon nach wenigen Monaten auszahlen: durch geringere Prozesskosten, schnellere Entscheidungen und transparentere Abläufe.

Nächste Schritte mit Paperfly: Pilotprozess wählen, Workflows zusammenstellen und Ergebnisse skalieren.

Tipp: Beginnen Sie mit einem kleinen, messbaren Prozess. So zeigen Sie intern schnelle Ergebnisse und schaffen Akzeptanz für die digitale Transformation.

Zum Abschluss: Ihr 3-Schritte-Plan für den Start mit Paperfly

  1. Pilotprozess auswählen: z. B. Konsumentenkredit oder interne Kostenfreigabe inklusive Volumen und aktueller Bearbeitungszeit.
  2. Workflow modellieren & testen: Prozess in Paperfly abbilden, Rollen & IKS-Kontrollpunkte setzen, Testläufe mit ausgewählten Sachbearbeitern durchführen.
  3. Messen & skalieren: KPIs monatlich auswerten (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten/Fall, Audit-Aufwand) und bei Erfolg auf weitere Prozesse (Konto-/Depot-Eröffnung, Kartenprozesse) ausweiten.

Wann Workflow-Automatisierung mit Paperfly gut passt und wann nicht

Geeignet für: Standardisierte, wiederkehrende Retail-Prozesse mit klaren Regeln und Dokumentenlisten, z. B. Konto-/Depoteröffnung, Konsumentenkredit, KYC- / Dokumentennachforderung, interne Freigaben und Unterschriftenläufe.

Nicht geeignet: Hochindividuelle Spezialfälle mit wechselnden Prüfpfaden, Einzelfall-Gremienkaskaden oder stark fallabhängigen Ausnahmen: hier braucht es vorab eine sauber definierte Entscheidungslogik, Rollenmodell und Eskalationsregeln.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist ein digitaler Workflow in Banken?

Ein digitaler Workflow ist die elektronische Abbildung eines Geschäftsprozesses, etwa einer Kontoeröffnung oder Kreditprüfung, bei dem Aufgaben, Freigaben und Dokumente vollständig digital bearbeitet werden.

Das sorgt für Transparenz, geringere Fehlerquoten und Compliance-Sicherheit nach MaRisk, BaFin und DSGVO. Digitale Workflows ersetzen manuelle Zwischenschritte, senken Bearbeitungszeiten und ermöglichen einheitliche Audit-Protokolle über alle Prozessstufen hinweg.

Wie messe ich den ROI einer Workflow-Automatisierung?

Der ROI wird über Kennzahlen wie Bearbeitungszeit, Fehlerquote und Prozesskosten gemessen, die durch Automatisierung signifikant sinken. Typische Ergebnisse aus der Praxis: bis zu 60 % schnellere Abläufe und 50 % weniger Fehler in Kreditprozessen.

Welche Compliance-Anforderungen gelten für digitale Workflows?

Digitale Workflows in Banken müssen MaRisk-, BaFin- und DSGVO-Vorgaben erfüllen, um Prüf- und Nachweispflichten rechtssicher zu gestalten.

Paperfly unterstützt das durch Audit-Trails, Berechtigungsmanagement und revisionssichere Archivierung. Jeder Schritt wird automatisch dokumentiert: ideal für interne Audits und externe Prüfungen.

Wie lässt sich Paperfly in bestehende Bankprozesse integrieren?

Paperfly integriert sich nahtlos über APIs und Standardschnittstellen in Kernbank-, DMS- oder CRM-Systeme. So bleiben bestehende IT-Landschaften erhalten, während Prozesse digitalisiert und beschleunigt werden. Die Integration erfordert weder Systembrüche noch aufwändige Migrationen.

Wie starte ich einen Pilotprozess mit Paperfly?

Wählen Sie einen klar umrissenen Prozess wie Kreditfreigabe oder interne Kostenprüfung und definieren Sie Kennzahlen. Paperfly macht aus diesem Prozess in wenigen Stunden einen digitalen Workflow. Innerhalb von vier bis sechs Wochen lassen sich messbare Verbesserungen in Zeit, Qualität und Compliance erzielen.

Wie viele interne FTE (Full-Time Equivalent) brauche ich für ein Pilotprojekt mit Paperfly?
Der Aufwand bleibt überschaubar und verteilt sich auf mehrere Rollen. In Projekten mit Volksbanken und Sparkassen sehen wir typischerweise:

  • Fachbereich (Prozessverantwortung): 1 Person mit ca. 10-25 % Kapazität für Konzeption, Tests und Abstimmung
  • 2–3 Power-User / Sachbearbeiter: je ca. 5-15 % Kapazität für Tests, Feedback und Schulung im Team
  • Organisation / IT / Compliance: zusammen ca. 5 % Kapazität: vor allem für Freigaben, Risiko- und MaRisk-/DSGVO-Prüfungen

In Summe bindet ein Pilotprojekt über mehrere Monate hinweg typischerweise rund 0,3–0,7 FTE, verteilt auf verschiedene Personen. Der Vorteil: Die Fachbereiche können viel selbst gestalten, während IT und Governance eingebunden bleiben, ohne ein eigenes Großprojekt aufzusetzen.

Welche Rolle spielen IT und Rechenzentrum?

Paperfly ist so ausgelegt, dass Fachbereiche einen Pilot-Workflow selbst konfigurieren können. IT und Rechenzentrum bleiben dabei aber ausdrücklich im Boot:

  • IT / Informationssicherheit: Bewertung der Lösung, Prüfung von Schnittstellen, Berechtigungen und Sicherheitskonzept
  • Rechenzentrum / Dienstleister: Abstimmung zu Auslagerungsfragen, ggf. Freigabe der Anbindung über Standard-Schnittstellen (z. B. APIs, SFTP)
  • Organisation / Prozesse: Sicherstellen, dass der digitale Workflow zu den bestehenden Richtlinien, MaRisk-/BAIT-Vorgaben und IKS-Kontrollpunkten passt

Workflows können Sie vollständig ohne Änderungen an bestehenden Systemen umsetzen und auch spätere Ausbaustufen lassen sich gleichermaßen flexibel integrieren: keine monatelangen IT-Projekte, keine eigenen Entwicklungsstrecken. Der Schwerpunkt liegt bewusst im Fachbereich.

Der erste Pilot kann in wenigen Stunden technisch stehen, die Einführung ins Haus erfolgt aber wie gewohnt über Ihre etablierten IT-, Informationssicherheits- und Gremienprozesse. Der zusätzliche Aufwand für Ihre IT bleibt damit sehr gering und konzentriert sich auf Bewertung und Freigabe, nicht auf Entwicklung.

Mit welchem Budgetrahmen sollte eine Bank für Workflow-Automatisierung rechnen: eher vier- oder eher fünfstelliger Bereich?

Der Budgetbedarf hängt stark von Größe, Prozessvolumen und Umfang des Rollouts ab. Zur Orientierung:

  • Für einen klar umrissenen Pilot (1-2 Prozesse, begrenzter Nutzerkreis, kleines, überschaubares Volumen) liegt der jährliche SaaS-Budgetrahmen in der Praxis typischerweise im vierstelligen Bereich.
  • Fünfstellige Beträge werden meist erst dann relevant, wenn a) mehrere Prozesse parallel digitalisiert werden, b) viele Fachbereiche und Standorte angebunden sind oder c) Lösungen hausübergreifend (z. B. in Verbund- oder Gruppenstrukturen) ausgerollt werden.

Wichtig ist der Blick auf die Relation: Schon bei einem Prozessvolumen von einigen hundert Fällen pro Monat können Einsparungen in Zeit, Fehlerquote und OPEX (Operational Expenditures, Betriebskosten) dazu führen, dass sich die Investition innerhalb von wenigen Monaten amortisiert: je nach Ausgangslage Ihrer Bank und gewähltem Pilotprozess.

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Mini-Glossar zur Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung: End-to-End-Steuerung eines Vorgangs (Erfassung → Prüfung → Freigabe/Signatur → Ablage) mit Regeln, Statuslogik und automatischem Routing statt manueller Übergaben.

Audit-Trail: Revisionssichere Protokollspur, die dokumentiert, wer wann was getan hat (z. B. Upload, Prüfung, Freigabe, Signatur); inklusive Versionen und Zeitstempeln.

STP (Straight Through Processing): Anteil der Fälle, die ohne manuelle Eingriffe vollständig automatisiert durchlaufen; zentrale Kennzahl für Automatisierungsgrad und Skalierbarkeit.

IKS (Internes Kontrollsystem): Gesamtheit definierter Kontrollen (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Berechtigungen, Pflichtfelder, Freigaben), die Fehler, Betrug und Regelverstöße systematisch verhindern bzw. nachweisbar machen.

MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement): Aufsichtliche Vorgaben für Banken in Deutschland, die u. a. Governance, Prozesse, Kontrollen und Nachvollziehbarkeit im Risikomanagement regeln.

OPEX / CIR: OPEX sind operative Prozesskosten im laufenden Betrieb (Bearbeitung, Nacharbeit, Rückfragen). CIR (Cost-Income-Ratio) ist das Verhältnis von Kosten zu Erträgen; Prozessautomatisierung wirkt typischerweise über sinkende OPEX auf die CIR.