Von Papier zu Performance: Papierprozesse kosten Banken Zeit, Geld und Kunden

Stellen Sie sich vor: Ein Kunde füllt einen Kreditantrag aus oder hat die Depot- oder Kontoeröffnung als Ziel. Das Formular wird ausgedruckt, per Post verschickt, wieder eingescannt, manuell geprüft und irgendwo geht etwas verloren. Wochen vergehen, Fehler häufen sich. Jede Minute kostet, jede Nachfrage bindet Ressourcen.

Die Bearbeitungszeit schrumpft drastisch, Fehler werden minimiert und Audits laufen revisionssicher. Das Ergebnis: geringere Prozesskosten, höhere Compliance, schnellere Time-to-Revenue. Aus Sicht von MaRisk/BAIT und des Internen Kontrollsystems (IKS) sinken Nachschau-Aufwände und Risikokosten.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Das Problem papierbasierter Prozesse

Unser Alltag ist längst digital. Papierbasierte Verfahren erscheinen da wie ein Relikt vergangener Zeiten. Formulare, die zwischen Drucker, Briefkasten und Poststelle hängen.

Und manuelle Prozesse sind nie perfekt. Lückenhafte Dokumente, Lesefehler, die für falsche Einträge sorgen, fehlende Unterschriften oder veraltete Formularversionen. Sie kennen die Fehlerquote.

Kosten, Fehler und Compliance-Risiken:

• Jeder Schritt im Papierprozess erzeugt Kosten: Papier, Druck, Porto, Personalzeit und Dienstleister.
• Es entstehen Datenbrüche, wenn Informationen von Papier in digitale Systeme übertragen werden.
• Papierbasierte Prozesse sind nicht mehr zukunftsfähig im Kontext moderner Regulierungen (z. B. eIDAS, DSGVO). Audits oder Compliance-Prüfungen sind deutlich aufwändiger.
• PDFs sind oft nur „digitalisiertes Papier“, kein digitaler Prozess.

Im regulatorischen Kontext: Papierbasierte Medienbrüche erschweren den Nachweis der Wirksamkeit von Kontrollen (IKS), erhöhen die Bußgeldexponierung bei DSGVO-Verstößen und BaFin-Prüfungen verlangen lückenlose Audit-Trails - mit Papier kaum belastbar.

Kostenfalle Papierprozess

Postwege und manuelle Eingaben summieren sich über tausende Prozesse zu massiven Kostenblöcken. Zunächst erscheint es marginal:

Messrahmen: Zeitraum: 6-12 Monate · Population: Konto-/Depot-Eröffnungen, Kredit- und KYC-Vorgänge · Methode: Zeit- und Kostenschätzung je Prozessschritt, hochgerechnet auf Volumen · Datenquellen: Prozessaufnahmen, interne Leistungsverzeichnisse, Audit-Nachschauen · Hinweis: Durchschnittswerte; Abweichungen je Institut und Automatisierungsgrad möglich.

Überschaubar? Bei täglich hunderten Bearbeitungen multiplizieren sich diese Minuten zu mehreren Personentagen pro Woche, die Kosten zu mehreren Tausend Euro pro Monat, allein für Standardprozesse. Auf Portfolioebene entstehen strukturelle OPEX-Blöcke und Skalierungsgrenzen. Ergebnis: eine nachhaltig belastete Cost-Income-Ratio (CIR), selbst bei stabilem Volumen.

Papierprozesse erhöhen OPEX (Operational Expenditures) und Fehlerquoten und verschlechtern die Cost-Income-Ratio messbar.

Typisches Anti-Pattern im Papierprozess

Problem: Jede Abteilung nutzt eigene Papier- oder PDF-Formulare.
Ursache: fehlende zentrale Workflow-Governance und Standardisierung.
Konsequenz: Medienbrüche, veraltete Versionen, steigende Fehlerquote und höherer Audit-Aufwand, bei gleichbleibend hohen OPEX.

ROI durch digitale Prozesse

Jede Stunde, die Banken auf manuelle Eingaben verwenden, ist verlorener ROI. In vollständig digitalen Workflows sinken die Prozesszeiten um bis zu 70 %, die Fehlerquote um 40 % bis 60 %.

Direkter Impact digitaler Prozesse

Statt Papierberge setzen Sie auf Echtzeit-Workflows. Sie verwandeln Aufwand in Effizienz und messbaren ROI:

• 60 % schneller: jeder Antrag wird
  in Minuten statt Tagen erledigt
• 40-60 % weniger Fehler: Rückfragen und
  Nachbearbeitung sinken deutlich
• 30 % kürzere Time-to-Revenue: neue Konten
  und Depots generieren schneller Ertrag
• 85 % geringere analoge Betriebskosten: Druck,
  Porto, Scandienste und Lagerung entfallen*

*Die Kennzahlen basieren auf Vorher-/Nachher-Analysen aus Bankprojekten (6-12 Monate Beobachtung).

Zwischenfazit: 70 % schnellere Durchlaufzeiten, 40-60 % weniger Fehler, 30 % kürzere Time-to-Revenue.

Kernprozesse, die jetzt von Papier zu digital wechseln sollten

Kreditprüfungen, Vertragsmanagement und KYC sind in vielen Finanzinstituten noch papierbasiert und verursachen erhebliche Ineffizienzen. Zahlreiche Workflows sollten jetzt von Papier zu digital wechseln:

Unmittelbarer Digitalisierungs-Impact

Konto- und Depot-Eröffnungen

• Reduziert Postwege, manuelle Formulare und Wartezeiten
• Sorgt für schnellere Time-to-Activate/Value

 Kredit- und Darlehensanträge

• Automatisierte Erfassung und Validierung von Kunden- und Dokumentendaten (Data & Document Capturing & Collection)
• Intelligente Nachforderung fehlender Daten/Dokumente (z. B. per Workflow oder Kundenportal)
• Integrierte Bonitätsprüfung und Freigabeprozesse
• Senkt Fehlerquote und beschleunigt Entscheidungsprozesse

Regulatorische Meldungen & Compliance-Reports

• Digitalisierte Reports für Aufsichtsbehörden (BaFin, eIDAS, DSGVO)
• Reduziert manuelle Erstellung und Auditaufwand

 Interne Freigaben und Teamprozesse

• Automatisierte Workflow-Ketten zwischen Abteilungen
• Eliminierung von Medienbrüchen und manueller Weiterleitung

Die größten Hebel liegen bei Depot- und Konto-Eröffnungen, Kreditprüfungen und KYC.

Hier entstehen die schnellsten Effekte auf STP-Quote und Cost-Income-Ratio. Unter STP (Straight-Through-Processing) verstehen wir vollautomatische Durchläufe ohne manuelle Eingriffe. Ein Kernhebel für CIR und Time-to-Revenue.

Compliance & Risikominimierung

Digitale Workflows sichern aufsichtsrechtliche Konformität: Kontrollpunkte werden automatisiert überprüft (Identität/KYC, Vollständigkeit, Berechtigungen) und als Audit-Trail abgelegt. Das reduziert Nachschau-Zeiten um bis zu 60 % und minimiert Bußgeldrisiken.

Compliance-Checkliste „Papier vs. Digital“

Workflow-Automatisierung in der Praxis

Die digitale Transformation im Bankwesen beginnt mit der Automatisierung zentraler Prozesse. Ein beliebtes Beispiel ist die digitale Kreditvergabe. Ziel ist eine Automatisierung in Echtzeit: vom Antrag über die Bonitätsprüfung bis zur Vertragsunterzeichnung.

Beispielhafter Ablauf eines digitalen Kreditantrags

1. Antragstellung: Kunde füllt bequem ein Online-Formular aus.
2. Digitale Identitätsprüfung: sichert KYC-Konformität.
3. Bonitätsprüfung: Echtzeit-Scoring prüft Kreditwürdigkeit auf Basis aktueller Daten.
4. Dokumentenprüfung: Automatisierte Validierung aller eingereichten Unterlagen reduziert Fehler.
5. Vertragsunterzeichnung: Digitale Unterschrift beschleunigt den Prozess.
6. Genehmigung & Auszahlung: Automatisierte Entscheidung oder Weiterleitung an Sachbearbeiter sorgt für schnelle Freigabe.

Dunkelverarbeitung (STP) = Ende-zu-Ende-Automatisierung ohne manuelle Eingriffe. Nutzen: höhere STP-Quote, kürzere Time-to-Revenue, geringere OPEX.

Digitale Signaturen beschleunigen Genehmigungen

Die Einführung digitaler Signaturen verwandelt traditionelle, papierbasierte Abläufe in durchgängige, digitale Workflows. Sie macht die vollständige Digitalisierung der Kundenbeziehung erst möglich.

Medienbrüche werden vermieden und auch die Kundenzufriedenheit steigt. Ein unmittelbarer Mehrwert für alle Seiten.

Case Study: Digitale Transformation einer Volksbank

Nach vollständiger Digitalisierung aller Kernprozesse erzielte die Bank beeindruckende Effekte:

• 55 % schnellere Bearbeitungszeiten: Anträge in der Hälfte der bisherigen Zeit
• 50 % weniger Fehler: Rückfragen und Nacharbeit stark reduziert
• 60 % reduzierter Audit-Aufwand: Compliance effizienter und planbarer
• Höhere Kundenzufriedenheit: schnellerer Service, weniger Medienbrüche

Messrahmen: Ergebnisse gemessen über Durchlaufzeiten, Fehlerquote, Audit-Aufwand und CIR-Effekte (Vorher/Nachher, 9 Monate). Übertragbar auf Konto-/Depot-Eröffnungen und Kreditvergabe bei ähnlicher Prozessreife.

Micro-Use-Case: Digitale Kontoeröffnung (Retail)

Ausgangslage: 22 % Abbruchquote, 0 % STP, Durchlauf 2-3 Tage.
Ansatz: Web-Form inklusive Pflichtfeld-Validierung, eID-Ident, FES/QES, automatischer Abgleich Sanktionslisten/PEP.
Kontrollpunkte (IKS): Identität, Vollständigkeit, Berechtigungen, Protokollierung.
KPIs: STP-Quote, Time-to-Revenue, Fehlerquote, Abbruchquote, OPEX/Antrag.
Ergebnis (6-12 Mon.): STP 35-45 %, Time-to-Revenue −30 %, Fehlerquote − 40-60 % OPEX -20-30 %.
Audit-Readiness: Lückenloser Audit-Trail (Signatur, Zeitstempel, Prüfergebnis).

Micro-Use-Case: KMU-Kredit ≤ 250 T€

Ausgangslage: Medienbrüche, manuelle Bonitätsprüfung, Nachforderungen.
Ansatz: OCR+Validierung der Unterlagen, Echtzeit-Scoring, Regelwerk (BRMS), QES-Signatur.
Kontrollpunkte (IKS): Vier-Augen bei Scoring-Schwelle, Dokumentenvollständigkeit, Berechtigungen.
KPIs: Durchlaufzeit, Quote „Nachforderung nötig“, LaR-Treffer, OPEX/Fall.
Ergebnis: Durchlauf -50-70 %, Nachforderungen -40-60 %, OPEX -25-35 %.
Audit-Readiness: Export „Decision Package“ (Scoring, Regeln, Signatur, Log).

Messrahmen: Zeitraum: 6-12 Mon. · Population: [Prozess/Segment] · Methode: Vorher/Nachher (Matching) · Datenquellen: Workflow-Logs, DMS, Audit-Trail · Ausschlüsse: [z. B. manuelle Sonderfälle] · Reporting: monatlich (Median + IQR)

Herausforderungen & Lösungsansätze

Die digitale Transformation in Banken stößt auf drei zentrale Hürden:

1. Organisatorische Widerstände innerhalb der Belegschaft
2. Technische Alt-Systeme, die schwer integrierbar sind
3. Regulatorische Vorgaben wie DSGVO, BaFin-Richtlinien oder Basel III.

Lösungsansätze liegen in einer Kombination aus Technologie und Change-Management. Cloud-basierte SaaS-Plattformen vereinfachen Prozesse und bieten klare Workflows, automatisieren Compliance-Checks und reduzieren Fehler, während standardisierte Schnittstellen die Integration vorhandener Systeme ermöglichen.

Wichtig: Für den Start ist kein IT-Projekt erforderlich. Eine gute SaaS kann vom Fachbereich direkt eingesetzt werden. Die IT bleibt informiert, muss aber keine Kapazitäten bereitstellen.

Standardfunktionen sind vorkonfiguriert; optionale Schnittstellen (z. B. REST/SFTP) können später ohne Eingriff ins Kernbankensystem aktiviert werden.

Fazit & Next Steps: Von Papier zu Performance

Die digitale Transformation macht nur dann Sinn, wenn Effekte messbar sind. Anhand konkreter KPIs lassen sich diese leicht dokumentieren.

Von Papier zu Performance ist ein ergebniswirksamer Hebel: weniger OPEX, bessere CIR, schnellere Monetarisierung. Die Effekte papierloser Prozesse erkennen Sie so in Echtzeit: Von der durchschnittlichen Bearbeitungszeit, über Rückfragenquoten bis hin zu Audit-Aufwand.

Ihre Bank bleibt zukunftssicher und wettbewerbsfähig.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie viel Zeit spart eine papierlose Prozessumstellung?

Durch digitale Workflows lassen sich Bearbeitungszeiten in Banken um bis zu 60-70 % reduzieren. Prozesse, die früher mehrere Tage beanspruchten, können innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden. Medienbrüche, manuelle Prüfungen und Nacharbeiten entfallen weitgehend, wodurch Durchlaufzeiten, Rückfragen und interne Abstimmungsschleifen deutlich sinken.

Welche Kosten lassen sich einsparen?

Kosten von Papier, Druck, Porto, manuellen Eingaben und externen Dienstleistern lassen sich sofort einsparen. Durch Digitalisierung können Banken diese Ausgaben (fast) vollständig eliminieren und zusätzlich Fehlerkosten sowie Aufwände für die Nachbearbeitung deutlich reduzieren.

Sind digitale Signaturen rechtlich anerkannt?

Ja. Elektronische Signaturen sind gemäß eIDAS-Verordnung rechtlich anerkannt. Je nach Anwendungsfall kommen einfache (EES), fortgeschrittene (FES) oder qualifizierte elektronische Signaturen (QES) zum Einsatz. Sie erfüllen regulatorische Anforderungen, sind revisionssicher dokumentiert und werden von Aufsicht und Revision akzeptiert.

Wie integriere ich Audit Trails in bestehende Workflows?

Audit Trails lassen sich über digitale Plattformen direkt in Workflows einbinden. Jeder relevante Schritt wird automatisch protokolliert, Prüfpfade revisionssicher gespeichert, und Compliance-Prüfungen können effizienter durchgeführt werden, ohne Prozesse zu unterbrechen.

Welche SaaS-Lösungen eignen sich für Banken?

Cloud-basierte SaaS-Plattformen wie z. B. Paperfly, die Workflow-Automatisierung, Schnittstellen zu Kernbank- und Archiv/DMS-Systemen, KI-gestützte Dokumentenworkflows sowie Data & Document Collection (inkl. Nachforderungen) abdecken und eine Single Source of Truth für die Customer Journeys schaffen, eignen sich besonders.

Was bedeutet STP im Bankprozess konkret?

STP (Straight-Through-Processing) bezeichnet die vollautomatisierte Ende-zu-Ende-Abwicklung eines Bankprozesses ohne manuelle Eingriffe. Ziel ist eine höhere STP-Quote, kürzere Time-to-Revenue und geringere OPEX (Operational Expenditures). STP gilt als zentraler Effizienzhebel für skalierbare, digitale Bankprozesse.

Warum kosten papierbasierte Prozesse Banken so viel Geld

Papierbasierte Prozesse verursachen hohe Kosten, weil sie manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche und Nacharbeiten erzwingen. Druck, Porto, Scan-Dienstleister und manuelle Datenerfassung erhöhen OPEX (Operational Expenditures) dauerhaft. Zusätzlich verlängern sich Durchlaufzeiten, Fehlerquoten steigen und regulatorische Prüfungen werden aufwändiger: mit direktem Effekt auf CIR und Time-to-Revenue.

Welche Signatur ist für welche Situation geeignet?

EES ist für viele Verträge ausreichen. QES, wo Schriftformerfordernis gegeben ist. FES liegt da in der Mitte. Sie kann im Vergleich zu EES noch etwas eindeutiger dem Unterzeichner zugeordnet werden, etwa über eine SMS-Identifizierung.  

Hinweis: Fragen Sie bitte Ihre Rechtsabteilung, welche Signaturstufe für welchen Vorgang geeignet ist. (eIDAS-Anforderungen, interne Policy).

Mini-Glossar: Zentrale Begriffe

Digitale Workflows = durchgängige, automatisierte Prozessketten zur Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von Dokumenten ohne Medienbrüche.

STP (Straight-Through-Processing) = vollständige Ende-zu-Ende-Automatisierung eines Prozesses ohne manuelle Eingriffe.

Audit-Trail = revisionssichere, lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte.

Elektronische Signaturen (EES / FES / QES) = rechtlich anerkannte digitale Unterschriften gemäß eIDAS, abgestuft nach Sicherheitsniveau und Beweiswert.

Compliance-Leitung = bewertet Audit-Trail, Signaturstufe und Nachvollziehbarkeit.

Fachbereich = startet Prozesse, fordert Unterlagen an, verantwortet Time-to-Revenue.

Revision = prüft Wirksamkeit von Kontrollen und Nachweisführung im IKS.

MaRisk = Mindestanforderungen an das Risikomanagement von Banken.

BAIT = Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT.

eIDAS = EU-Verordnung zur Regelung elektronischer Identifizierung und Signaturen.

CIR (Cost-Income-Ratio) = Verhältnis von operativen Kosten zu Erträgen einer Bank.