Business Case digitale Workflows in Banken: ROI, OPEX & CIR richtig berechnen

Wenn Mitarbeiter Berge von Papier wälzen, jede Zeile manuell prüfen und Fehler von Hand korrigieren, die von Anfang an hätten vermieden werden können, dann läuft etwas falsch in Ihrer Bank. Das Ergebnis: hohe Betriebskosten, verschwendete Zeit, sinkende Cost-to-Income-Ratio (CIR) und ein ROI, der im Papierstau verloren geht.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Banken digitale Workflows nicht nur einführen, sondern messbar profitabel machen.

Dieser Artikel richtet sich an Vorstände, CFOs, COOs und Bereichsleiter, die Investitionen in digitale Workflows nicht „aus dem Bauch heraus“, sondern faktenbasiert entscheiden wollen.

Serie: Von Papier zu Performance

• Teil 1/7 - Von Papier zu Performance: Warum Banken End-to-End digitalisieren müssen
  Kosten- und Risikotreiber papierbasierter Abläufe: plus Roadmap für durchgängige Workflows.
• Teil 2/7 - PDF ≠ digital: Wie Banken PDFs endlich smart nutzen
  Warum „PDF speichern“ kein Prozess ist und wie aus PDFs strukturierte, prüfbare Daten werden.
• Teil 3/7 - Beweiswert digitaler Dokumente: rechtssicher digital in Banken
  Beweiswert, Audit-Trail, Signaturen: was für Revisions- und Aufsichtsfestigkeit wirklich zählt.
• Teil 4/7 - Digitale Wettbewerbsfähigkeit: wie Banken im digitalen Wettbewerb mithalten
  Welche Fähigkeiten Banken jetzt brauchen und welche Prozessmetriken den Unterschied messbar machen.
• Teil 5/7 - Workflow-Automatisierung: Schritt-für-Schritt zum papierlosen Prozess
  Wie Workflow-Automatisierung eine belastbare Prozessinfrastruktur schafft: schneller, regelkonform
• Teil 6/7 - Vorher-Nachher: Bank-Posteingang digital - ein Workflow statt Scan-Stapel
  Wie Banken Liegezeiten, Rückfragen und Prüfaufwand messbar senken - mit klaren Vorher-/Nachher-KPIs und Audit-Trail by Design.
• Teil 7/7 - Business Case digitale Workflows in Banken: ROI, OPEX & CIR richtig berechnen
  So bauen Banken einen belastbaren Business Case: KPI-Baseline, Zielwerte, Nutzenhebel und ROI/CIR sauber hergeleitet.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

ROI, CIR und OPEX: Kennzahlen-Set für digitale Workflows

Digitale Workflows in Banken lassen sich dann überzeugend argumentieren, wenn sie messbare Kennzahlen liefern. Vom Kreditprozess über Konto-/Depot-Onboarding bis zum Posteingang: erfahren Sie, welche Kennzahlen entscheidend sind, wie sich CIR (Cost-to-Income-Ratio) und OPEX (Operating Expenses) optimieren lassen und welche Stolperfallen Sie unbedingt vermeiden sollten.

Der ROI (Return on Investment) gibt an, in welchem Verhältnis eingesetztes Kapital zu erzieltem Nutzen steht.

Die Operativen Kosten („OPEX“) im Bank‑Backoffice lassen sich vor allem über Kennzahlen wie FTE (Vollzeitäquivalente), Durchlaufzeit pro Vorgang, Fehlerquote, Dokumentenvolumen und Audit‑/Nachbearbeitungsaufwand reduzieren.

Die CIR (Cost‑to‑Income‑Ratio) ist eine weitere Schlüsselkennzahl: Jeder eingesparte Euro in den operativen Kosten senkt die CIR und verbessert damit die Wettbewerbsfähigkeit.

Weitere Kennzahlen	Definition
FTE (Full-Time Equivalent)	Anzahl manuelle Vollzeitäquivalente pro Prozess-Segment
Durchlaufzeit	Zeitspanne von Eingang bis Abschluss eines Vorgangs
Fehlerquote	Anteil fehlerhafter Vorgänge (z. B. fehlende Dokumente, Rückläufer)
Dokumentenvolumen	Anzahl Dokumente, die pro Monat verarbeitet werden
Audit-/Nachbearbeitungs-Aufwand	Zeit oder Kosten für Nachbesserung, manuelle Korrekturen oder Prüfungen

Nur ein geringer Anteil der Banken erreicht derzeit systematisch die Effizienz‑ und digitalen Transformationsziele. Die Konsequenz: Ohne präzise Kennzahlen bleibt der Digitalisierungs‑Business‑Case oft abstrakt, statt geschäftsentscheidend.

So steigern Banken ROI mit digitalen Workflows in Kernprozessen

In der Praxis großer Banken lassen sich drei Prozessbereiche besonders gut zur Messung des ROI digitaler Workflows heranziehen: Kreditbearbeitung, Konto‑/Depot‑Eröffnung sowie Posteingangsmanagement.

Jeder dieser Prozesse ist dokumenten‑ und workflowintensiv, weist lange Durchlaufzeiten sowie hohe Fehler‑ und Nachbearbeitungsquoten auf. Wir sehen das als Optionen, um durch gezielte Digitalisierung und Automatisierung deutliche Effizienzgewinne, Kostenreduktionen und messbare Verbesserungen der CIR zu erzielen.

Vergleichstabelle: ROI‑Potenziale ausgewählter Bankprozesse

Erste Schritte für Ihre Projektleitung

1. Identifizierung: Wählen Sie den Prozess mit dem größten Volumen oder aktuell höchsten Kostenanteil.
2. Baseline erheben: Messen Sie aktuelle Werte für KPI wie FTE, Durchlaufzeit, Fehlerquote, Dokumentenvolumen.
3. Digitalisierungsmaßnahme definieren: Bspw. digitales Formular + eSignatur + Workflow‑Automatisierung.
4. Ergebnis prognostizieren: Schätzen Sie Potenziale - z. B. „Fehlerquote senken von 6 % auf 2 %“.
5. Pilot‑Roll‑out: Starten Sie im gewählten Prozessbereich, messen Sie KPIs und skalieren Sie dann.

Effizienzhemmnisse im Kreditprozess: Kosten, Fehler und Medienbrüche

In vielen Banken stellt der Kreditprozess weiterhin eine der größten Effizienzhürden dar. Zwar existieren für einige Kreditprodukte heute bereits digitale Antragsstrecken (z. B. Konsumentenkredite oder Teile der Baufinanzierung), doch der eigentliche Workflow nach dem Antrag bleibt häufig papier- und prüfungsintensiv.

Mit anderen Worten: Selbst wenn der Antrag digital startet, ist der Prozess dahinter in vielen Häusern noch nicht durchgängig digital genug, um Effizienzsteigerungen wirklich zu heben.

Herausforderungen im Überblick

Banken müssen den Ist‑Zustand quantifizieren, etwa durch Dokumentenvolumen, manuelle Stunden, Fehler‑ und Nachbearbeitungsquote, um validieren zu können, wie viel sich durch digitale Workflows einsparen lässt.

• Papierbasierte Bearbeitung: Formulare werden noch gedruckt, per Post versendet, manuell geprüft; verursachen hohe Medienbruch‑ und Liegezeiten.
• Postlaufzeiten & Verzögerung: Zwischen Versand und Rücklauf vergehen Tage bis Wochen: das verlängert den Kreditentscheidungsprozess und belastet Liquidität.
• Fehlende Datenqualität / Unvollständige Dokumente: Fehlende Unterlagen oder unvollständige Formulare führen zu manuellen Nachforderungen, stoppen Prozessketten und erhöhen Kosten.
• Fehlerquote und Nachbearbeitung: Fehlerhafte oder unvollständige Vorgänge müssen überprüft, korrigiert oder erneut bearbeitet werden: kostenintensiv und ineffizient.

Digitale Workflows im Kreditgeschäft: Mehr Effizienz, weniger Kosten

Der digitale Wandel im Kreditprozess geht über bloßes „Papier → PDF“ hinaus: Banken, die auf echte Workflow‑Automatisierung und SaaS‑Integration setzen, verschieben signifikant die Hebel für Effizienz und Kosten. Die Automatisierung im Kreditgeschäft in Deutschland wird zunehmend zum Wettbewerbsfaktor.

Mini‑ROI-Übersicht: Digitalisierungsprojekt Kreditprozess

1. Ausgangslage (Ist-Zustand)

• Manuelle Bearbeiter: 12 FTE
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Antrag: 48 Minuten
• Fehlerquote: 6 %
• Monatliches Dokumentenvolumen: 5.000 Anträge

2. Ziel (Soll-Zustand nach Digitalisierung)

• Bearbeiter: 8 FTE
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Antrag: 20 Minuten
• Fehlerquote: 2 %

3. Auswirkungen & Nutzen

Messrahmen: Zeitraum: 6-12 Monate · Population: alle Konsumentenkredite im definierten Pilotsegment · Methode: Vorher/Nachher (Matching mit identischen Kriterien) · Datenquellen: Kernbank-System, Workflow-Logs, DMS, Audit-Trail, Kostenstellen · Reporting: monatlich (Median, P90, Kosten/Fall, STP-Quote). *FTE steht für Full Time Equivalent und ist eine Kennzahl zur standardisierten Messung von Arbeitszeit. Ein FTE entspricht dem Arbeitsumfang einer Vollzeitkraft; ein FTE von 0,5 entspricht einer Teilzeitkraft mit der Hälfte der Vollzeitarbeitsstunden.

Praxisfall Effizientes Konto-Onboarding: Zeit sparen, CIR verbessern, Kosten senken

Im digitalen Zeitalter wird die Konto‑ und Depot­eröffnung zu einem entscheidenden Moment der Banken­beziehung und gleichzeitig zu einer deutlichen Kosten‑ und Effizienzlücke.

Die Ausgangslage ist geprägt von mehreren kombinierenden Faktoren:

Papierformulare & PostIdent: Der Kunde erhält Formulare, sendet sie postalisch zurück, ggf. folgt eine Filial‑ oder PostID‑Verifikation: das verzögert die Aktivierung erheblich.

Unvollständige Rückläufe & Datenlücken: Fehlende Angaben führen zu Rückfragen, Nachbearbeitungen oder gar Abbrüchen: hoher manueller Aufwand, höhere Kosten.

Fehleranfälligkeit & CIR‑Verzögerung: Die Fehlerquote bei manuell bearbeitetem Onboarding‑Prozessen ist höher, was die Cost‑to‑Income‑Ratio (CIR) belastet und die Rentabilität schwächt.

Vergleich: Konto-/Depot-Onboarding: Ist vs. Soll

Messrahmen: Zeitraum: 6–12 Monate · Population: Konto- und Depot-Neueröffnungen (Filiale + Online) · Methode: Vorher/Nachher-Vergleich der Strecken · Datenquellen: Onboarding-Workflow, CRM, NPS-Erhebungen, Kostenstellen-Reporting · Reporting: monatlich (Median, P90, Abbruchquote, Time-to-Activate, Kosten/Fall).

Digitaler Workflow & Effizienz: Mehrwert durch Automatisierung und SaaS

Die digitale Transformation des Konto- und Depot-Onboardings bietet Banken die Chance, Prozesse massiv zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Fehlerquote zu reduzieren. Klassische papierbasierte Formulare, Postlaufzeiten und manuelle Nachbearbeitung stellen die größten Effizienzbremsen dar. Digitale Workflows adressieren diese Punkte direkt.

Kernmaßnahmen digitaler Workflows:

• Digitale Formulare: Kunden füllen Onboarding-Formulare online aus, validiert durch automatische Plausibilitätsprüfungen.
• Automatisierte Daten-Collection: Fehlende Daten werden in Echtzeit erkannt, Nachforderungen entfallen größtenteils.
• Validierung & Compliance: Eingaben werden direkt auf Vollständigkeit und gesetzliche Anforderungen geprüft (z. B. eIDAS-konforme Signaturen).
• SaaS-Integration (z. B. Paperfly): Nahtlose Verknüpfung von Frontend-Erfassung, Backend-Verarbeitung und Reporting.

Die Optimierung wirkt sich messbar auf CIR (Cost-to-Income-Ratio) und OPEX aus. Ein praxisnahes Mini-Template für Banken kann wie folgt aussehen:

Messrahmen: Zeitraum: 6–12 Monate · Population: Konto- und Depot-Onboarding (online + Filiale) · Methode: Vorher/Nachher-Vergleich der identischen Strecken · Datenquellen: Onboarding-Workflow, CRM, DMS, Kostenstellen · Reporting: monatlich (Median, P90, Abbruchquote, Time-to-Activate, Kosten/Fall).

Vertiefung (Praxis): PDF ≠ digital: wie Banken aus PDFs strukturierte, prüfbare Daten machen

ROI für digitale Workflows Schritt für Schritt berechnen: Leitfaden für Banken

Um die Investition in digitale Workflows zu rechtfertigen, benötigen Banken eine strukturierte ROI-Berechnung:

ROI-Berechnung im Digitalisierungsprojekt

1. Ist-Zustand erfassen

• Manuelle Bearbeitungszeit pro Antrag / Dokument
• Anzahl FTE pro Prozess pro Monat
• Fehlerquote, Nachbearbeitung, Audit-Aufwand
• Dokumentenvolumen (monatlich / jährlich)

2. Soll-Zustand definieren

• Zielwerte durch Workflow-Automatisierung, digitale Formulare und SaaS-Lösungen (z. B. Paperfly)
• Erwartete Reduktion von FTE, Durchlaufzeit, Fehlerquote

3. KPIs berechnen

Ob Zeitersparnis, Kosteneffekt, Fehlerkosten-Ersparnis oder Amortisationsdauer: zahlreiche Formeln, um Pflicht-KPIs zu berechnen.

4. CIR-Auswirkung ableiten

Berechnen Sie, wie die Kosteneinsparungen die Cost-to-Income-Ratio über ein Jahr verbessern

Multi-Process-Ansatz: ROI über alle Bankprozesse hinweg

Die Analyse einzelner Prozesse liefert erste Einsparpotenziale, doch die wirklichen Effizienzgewinne zeigen sich erst bei der ganzheitlichen Betrachtung mehrerer Kernprozesse wie Kreditbearbeitung, Konto-/Depot-Eröffnung und Posteingang.

Banken, die Workflow-Automatisierung und digitale Formulare konsistent über mehrere Prozesse einsetzen, erzielen signifikante Zeitersparnisse und Kosteneffekte, die sich im CIR (Cost-Income-Ratio) und der OPEX (Operational Expenditure) direkt widerspiegeln.

Vorteile des Multi-Process-Ansatzes:

• Erkennung von Synergien
  zwischen Prozessen
• Nachvollziehbare Impact-Darstellung
  für digitale Transformation
• Möglichkeit, Prioritäten
  bei Investitionen datenbasiert zu setzen

Beispielhafte KPI-Zusammenfassung pro Prozess

Fachprozesse (direkt zurechenbarer ROI)

Messrahmen: Zeitraum: 6-12 Monate · Population: kombinierte Kernprozesse (Kredit, Onboarding, Posteingang, ausgewählte Serviceprozesse) · Methode: aggregiertes Vorher/Nachher-Benchmark je Prozess + Gesamtwirkung auf OPEX & CIR · Datenquellen: Kernbank-System, Workflow-/Signaturlogs, DMS/Archiv, Controlling.

Prozessübergreifender Shared Service (konservativ)

Der Effekt des zentralen Dokumenten- & Workflow-Layers wird bewusst konservativ ausgewiesen. Teile der Effizienzgewinne wirken bereits innerhalb der Fachprozesse; um Doppelzählungen zu vermeiden, wird nur der klar trennscharfe Shared-Service-Anteil im Gesamt-ROI berücksichtigt.

Gesamtwirkung

Kennzahl	Wert
Gesamte Full-Time Equivalent (FTE) -Reduktion	12 FTE
Gesamte Zeitersparnis	800 Std. / Monat
Gesamter Kosteneffekt	40.400 € / Monat
Hochrechnung (12 Monate)	≈ 485.000 € OPEX-Effekt p. a.

Vertiefung (Strategie): Digitale Wettbewerbsfähigkeit in Banken: Fähigkeiten, KPI-Set und Roadmap

Typische Stolperfallen & Tipps zur Umsetzung

Warum der Projekterfolg oft scheitert und wie Sie das verhindern

Die Umsetzung digitaler Workflows in Banken scheitert oft an nicht adressierten Basisproblemen. Insbesondere mangelhafte Datenqualität, fehlende Prozess­identifikation und unklare KPI‑Messungen führen zu falschen Annahmen im Business Case‑Aufbau.

So weist etwa die Deutsche Bundesbank darauf hin, dass Banken bei Meldewesen-Prozessen regelmäßig mit Kriterien wie Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität kämpfen. Gleichzeitig machen die Anforderungen der BCBS 239 und MaRisk deutlich: „Eine Bank hat sich darum zu bemühen, … die Genauigkeit der Daten zu ermitteln und zu überwachen“.

Die typischen Stolperfallen im Überblick:

• Unzureichende Datenqualität: Fehlende Validierung, unvollständige Datenpunkte, inkonsistente Datensätze.
• Unklare Prozessidentifikation: Prozesse werden nicht sauber abgegrenzt, Medienbrüche bleiben unentdeckt, Verantwortlichkeiten fehlen.
• Mangelnde KPI‑Messung: Ohne definierte Kennzahlen (z. B. Bearbeitungszeit, FTE, Fehlerquote) ist kein belastbarer ROI möglich.
• Technologiefokus statt Workflow‑Fokus: Neue Tools werden eingeführt, ohne vorherige Prozess-Analyse oder Daten­bereinigung: Effekte bleiben aus.

Vertiefung (Compliance): Beweiswert digitaler Dokumente in Banken: Signatur, Audit-Trail, Revisionssicherheit

ROI-Ausbau: Von Pilotprojekten zu ganzheitlicher Effizienz

Nachdem einzelne digitale Workflows in Kreditbearbeitung, Konto-/Depot-Eröffnung oder Posteingang erfolgreich implementiert und ROI sowie CIR-Verbesserungen messbar gemacht wurden, stellt sich die Frage nach Skalierung auf andere Bankprozesse.

Schlüsselaspekte für die Skalierung

Priorisierung nach Prozessrelevanz

• Kreditbearbeitung → hohe FTE-Reduktion
• Konto-/Depot-Eröffnung → kürzere Durchlaufzeiten, geringere Abbruchquoten
• Posteingang → Automatisierung von Dokumentenflüssen

Standardisierte KPI-Messung

• Einheitliche KPIs (FTE, OPEX, CIR, Fehlerquote) ermöglichen Vergleich und Benchmarking über Prozesse hinweg.

Szenario-Planung für Investitionen

• Simulieren Sie verschiedene Rollout-Szenarien (Pilot → Abteilung → Bankweit)
• Prognostizieren Sie kumulative Einsparungen und CIR-Verbesserungen

Langfristiger Business Impact

• Nachhaltige Reduktion operativer Kosten
• Beschleunigte Entscheidungsprozesse
• Wettbewerbsvorteile durch höhere digitale Reife

Fazit zu ROI, OPEX & CIR richtig berechnen

Digitale Workflows in Banken sind ein messbarer Hebel für Effizienz, Kostensenkung und CIR-Optimierung. Automatisierung, digitale Formulare und SaaS-Integration reduzieren FTE-Aufwand, verkürzen Durchlaufzeiten und minimieren Fehlerkosten deutlich.

Ein strukturierter ROI-Ansatz, vom Ist-Zustand über Soll-Prognosen bis zur Amortisationsberechnung, liefert die nötige Basis für Investitionsentscheidungen.

Next Steps für Banken:

1. Prozesse priorisieren: Wählen Sie volumenstarke, fehleranfällige Prozesse wie Kreditbearbeitung, Konto-/Depot-Eröffnung oder Posteingang.
2. KPI-Baseline erstellen: Erfassen Sie FTE, Durchlaufzeit, Fehlerquote und OPEX als Ausgangspunkt für den ROI.
3. Digitale Maßnahmen definieren: Setzen Sie auf Workflow-Automatisierung, digitale Formulare, eSignaturen und SaaS-Integration.
4. Pilotprojekt starten: Testen Sie Maßnahmen in einem Prozessbereich, messen Sie Effekte und validieren Sie ROI & CIR.

Mit diesem Vorgehen verwandeln Sie den Digitalisierungs-Business-Case in eine nachvollziehbare, datenbasierte Entscheidungsvorlage.

Häufige Fragen (FAQ) zu Effizienz digitaler Workflows

Wie berechnet man den ROI für digitale Workflows in Banken?

Der ROI für digitale Workflows in Banken wird ermittelt, indem FTE-Ersparnis, OPEX-Reduktion und CIR-Veränderungen gemessen und in Relation zu den Investitionskosten gesetzt werden. Schrittweise werden Ist- und Soll-Zustand definiert, Zeitersparnis berechnet, Kosten eingespart und die Amortisationsdauer ermittelt. (Interaktiven ROI-Rechner einsetzen)

Welche Prozesse eignen sich am besten für die ROI-Betrachtung?

Für die ROI-Betrachtung eignen sich standardisierte, volumenstarke Prozesse wie Kreditbearbeitung, Konto- und Depot-Eröffnung oder Posteingangsverarbeitung, da hier Zeitersparnis, Fehlerreduktion und Kostenreduktion am messbarsten sind. Mehrere Prozesse können kombiniert werden, um einen umfassenden Business Case zu erstellen.

Wie kann ich Compliance-Anforderungen gleichzeitig erfüllen?

Compliance-Anforderungen lassen sich einhalten, indem digitale Workflows Audit-Protokolle führen, Dokumente revisionssicher archiviert werden und Funktionen wie digitale Signaturen oder Nachvollziehbarkeit von Prozessschritten genutzt werden, wie sie z. B. Paperfly bietet.

Welche Kennzahlen sind für Entscheider besonders relevant?

Entscheider interessieren vor allem FTE-Ersparnis, Durchlaufzeiten, Cost-to-Income-Ratio (CIR), OPEX-Reduktion und Fehlerquoten, da diese Kennzahlen direkt den Business Impact von digitalen Workflows und Automatisierungsmaßnahmen widerspiegeln.

Wie kombiniere ich mehrere Prozesse in einem ROI-Business Case?

Mehrere Prozesse werden kombiniert, indem die KPI-Werte summiert, Vorher-Nachher-Analysen erstellt und die Ergebnisse in einem übersichtlichen Dashboard dargestellt werden. So lässt sich der ganzheitliche Nutzen digitaler Workflows auf Abteilungs- oder Bankebene anschaulich kommunizieren.

Kann ich den ROI interaktiv berechnen?

Ja, der ROI kann interaktiv berechnet werden, indem Projektleiter KPI-Werte direkt in ROI-Rechner oder herunterladbare Mini-Templates eingeben, die Zeitersparnis, Kostenreduktion, Fehlerkosten-Delta und CIR-Veränderungen automatisch auswerten.

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